Project Management Officer Ondersteuningsteam Toeslagen

Voor VNG Realisatie BV zijn wij op zoek naar een Project Management Officer Ondersteuningsteam Toeslagen.

Omschrijving opdracht:
Wij zoeken een Project Management Officer ter ondersteuning van het Ondersteuningsteam Toeslagen. Je organiseert en faciliteert trainingen, webinars, intervisie en andere bijeenkomsten. Je beheert en faciliteert de jaarplanning mbt afspraken en overleggen met derde partijen. Hiervoor werk je nauw samen met de teamcoördinatoren. Je houdt de personeelsmutaties bij van het team. Op het gebied van ICT ben je eerste aanspreekpunt. Dit doe je in afstemming en in nauw contact met de Backoffice van het OZJ. Daarnaast verzamel je agendapunten, notuleer je het maandelijks teamoverleg Casuistiek en werkt de afspraken pro-actief uit waar mogelijk en ondersteunt in de uitvoering. Vanwege je analytische vaardigheden ben je in staat knelpunten te signaleren en de teamcoordinatoren te ondersteunen in het oppakken van deze knelpunten. Daarnaast ondersteun je de teamcoördinatoren met praktische zaken zoals het maken van presentaties en het bijhouden van archief van werkdocumenten binnen MS Teams omgeving. Je draait je hand niet om voor het inrichten van de benodigde werkprocessen om bovenstaande zaken goed en structueel uit te voeren.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Leer/aanwezigheidsplanner opstellen:
• Overzicht maken van de trainingen, webinars, intervisie en andere bijeenkomsten voor een jaar
• Inschrijven mogelijk maken en uitnodigen van procesbegeleiders
• Uitnodigen en inzetten/contactpersoon zijn voor sprekers/trainers
• Bijhouden wie er wel en niet zijn
Voorbereiden van afspraken met externe contacten:
• Inrichten van een jaarplanning t.a.v. structurele afspraken en overleggen en overzicht hierover houden.
• Agenda opstellen en inhoudelijk voorbereiden
• Presentaties maken
• Met ondersteuning data, locaties en faciliteiten regelen
ICT/HR zaken; zoals
• Aansluiting met HR zoeken bij mutaties en gevolgen verwerken (mail accounts,
toegang etc)
• Overzicht over de Smartlockr accounts en toebedelen aan procesbegeleiders
• Contact met ICT VNG indien nodig. Overall
• Inregelen van werkprocessen waar kan en nodig, om bovenstaande zaken goed en structureel uit te voeren
• Ondersteunen van de team coördinatoren casuïstiek bij het managen van het team
• Presentaties, voorbereidingen etc
• Documentatie en bijhouden van archief van werkdocumenten binnen msteams omgeving
• Opvragen offertes locaties, trainingen e.d.
• Opzoeken, uitwerken en afhandelen van praktische zaken.
• Noteren van afspraken van maandelijks teamoverleg Casuïstiek en pro-actief uitwerken waar mogelijk

Resultaat van de opdracht:
Doordat jij hebt gezorgd voor de borging van de randvoorwaarden hebben de teamcoördinatoren zich kunnen focussen op hun kerntaken. Je hebt het Ondersteuningsteam ontzorgd door alle praktische zaken rondom het team te organiseren en faciliteren. Je hebt de backoffice van het team en alle processen ingericht.

Omschrijving opdrachtgever:
De VNG representeert de 342 Nederlandse gemeenten. Dat doet de VNG ook binnen het actieprogramma Zorg voor de Jeugd, met als doel de jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering merkbaar en meetbaar steeds beter te maken voor kinderen, jongeren en gezinnen, zodat ze op tijd passende hulp ontvangen. Het programma is een gezamenlijk initiatief van de gezamenlijke branches Zorg voor de Jeugd, de cliëntorganisaties, de gezamenlijke beroepsgroepen, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de ministeries van VWS, J&V en OCW.

1. Beschikt over een afgeronde HBO opleiding
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Project Management Officer of soortgelijk
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteunen van projecten in de publieke sector
4. Aantoonbare werk ervaring in het opstellen van jaarplannen, beheren van agenda's, maken van presentaties en het organiseren van events.
5. We gaan uit van gebruik van eigen laptop en telefoon

1. Aantoonbare werkervaring in de rol van Project Management Officer
2. Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van projecten in de publieke sector
3. Aantoonbare werk ervaring in het opstellen van jaarplannen, beheren van agenda's, maken van presentaties en het organiseren van events.

- Omgevingssensitief
- Creatief/Oplossingsgericht
- Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
- Zorgvuldig
- Gestructureerd
- Flexibel
- Pragmatisch
- Zelfstandig

Locatie: Den Haag en landelijk
Startdatum: 1 maart 2023, of zo snel mogelijk
Duur: 30 juni 2023
Optie op verlenging: ja
Inzet: 20 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 22-02-2023
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: 1 maart 2023, tussen 09:00 en 12:00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.