Programmasecretaris PGB 2.0

Voor VNG Realisatie BV zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris PGB 2.0.

Omschrijving opdracht:
De programmasecretaris maakt onderdeel uit van een team dat o.a. bestaat uit de programmamanager, een strategische bestuurlijk adviseur, accountmanagers en implementatieadviseurs, functioneel specialist, technisch specialist en een communicatieadviseur. Het tactisch-operationele deel van het programma wordt aangestuurd door een projectleider. De programmasecretaris is een verbindende schakel binnen het team en de rechterhand van de programmamanager voor het programma PGB2.0. Hij/zij ondersteunt de programmamanager en het team - bij het vormgeven, inhoudelijk definiëren en uitvoeren van het programma. De programmasecretaris stelt mede de periodieke voortgangsrapportages, beslisdocumenten en (financiële) rapportages voor directie en de projectteams op. Je bewaakt de voortgang van het programma en signaleert hiervoor zowel knelpunten als kansen.
Van de programmasecretaris wordt de nodige flexibiliteit en een grote mate van zelfstandigheid verwacht. Daar tegenover staat dat je ook verantwoordelijkheid neemt, dat je initiatief toont in het zoeken van verbinding en transparant bent over je aanpak en
resultaten.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De programmasecretaris is verantwoordelijk voor:
- Verzamelen van gegevens en het opstellen van inhoudelijke maand- of voortgangsrapportages over het gehele programma
- Ondersteunen van de programmamanager en teamleden binnen het programma, waar nodig, op het gebied van planvorming, resourcing, activiteitenbegroting, risicomanagement en inhoudelijke notities over de verschillende programma-onderdelen;
- Vertalen van de plannen naar beslag op middelen en gevolgen voor de programma begroting en zorgdragen dat Control een adequate prognose kan verstrekken, inclusief bewaken financiële voortgang;
- Ondersteunen bij het uitwerken van planning en bemensing;
- Ondersteunen bij het voorbereiden en afstemmen van notities voor inbreng van stukken in programmaraad PGB2.0;
- Voorbereiden van agenda, organiseren en verslaglegging van online- en offline bijeenkomsten;
- Zorgdragen voor de administratieve afhandeling van opdrachtverstrekking tussen VNG en VNG Realisatie;
- Opstellen van profielen voor inhuur van tijdelijke krachten op specifieke opdrachten;
- Plannen, organiseren en voorbereiden van afspraken en werkgroepen bij gemeenten; - Beheer van de PGB2.0 mailbox. Bijhouden binnenkomende e-mails, zelfstandig of in afstemming beantwoorden van de e-mails. Signaleren van eventuele obstakels, risico’s of kansen;
- Ondersteunen van de communicatieadviseur met redactionele zaken en het bijhouden van actualiteiten rond PGB2.0;
- Verantwoordelijk voor het bewaken van het archief- en dossierbeheer voor PGB2.0 in Microsoft Teams.

Resultaat van de opdracht:
1. Het voeren van het programmasecretariaat programma PGB2.0 zodanig dat het programmamanagement in staat is het programma te beheersen (tijd, geld, kwaliteit).
2. Zorgdragen voor een up to date en actueel archief en dossierstukken.
3. Verzamelen van gegevens en het opstellen van inhoudelijke maand- of voortgangsrapportages over het gehele programma.
4. Vertalen van de plannen naar beslag op middelen en gevolgen voor de programma begroting en zorgdragen dat Control een adequate prognose kan verstrekken, inclusief bewaken financiële voortgang.
5. Uitwerking en uitvoering planning en bemensing in capaciteit plan.

Omschrijving opdrachtgever:
Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 352 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden.
We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

1. Je bent op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
2. Je bent beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
3. Afgeronde relevante HBO opleiding bij voorkeur een bestuurskundige, bedrijfskundige of informatiekundige richting.
4. Minimaal 3 jaar opgedaan in de laatste 5 jaar werkervaring in de rol van project- of programmasecretaris of projectleider in een overheid of semi-overheid programma.
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van project- of programmasecretaris of projectleider binnen het sociaal domein.
6. Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van project- of programmasecretaris of projectleider in complexe projecten of programma’s met meerdere ketenpartijen: Gemeenten, VNG, SVB, VWS, ZN of soortgelijke partijen.
7. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop

1. Kandididaat heeft aantoonbare werkervaring als project- of programmasecretaris of projectleider binnen de overheid op landelijk niveau (zoals Ministeries, VNG, ZBO’s) of bij gemeenten.
2. Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in de rol project- of programmasecretaris of projectleider bij een van de bij PGB2.0 betrokken ketenpartijen (gemeenten, VNG, SVB, VWS, ZN) of ICTU.
3. Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in de rol project- of programmasecretaris of projectleider binnen het Sociaal Domein.
4. Kandidaat heeft aantoonbare project referenties van projecten / programma’s met een vergelijkbare; omvang, complexe omgeving, dat bestaat uit verschillende belangen(groepen), multidisciplinair en op verschillende niveaus.

• Beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en is in staat diplomatiek te handelen
• Is precies in zijn/haar handelen, maar houdt tegelijk het overzicht
• Doel- en resultaatgericht, durft buiten de gebaande paden te treden en kan dit overbrengen op ander partijen
• Is zelfstandig maar heeft oog voor benodigde afstemming.
• Is daadkrachtig met ruimte voor een flexibele aanpak. Heeft een veerkrachtige en een evenwichtige houding
• Is analytisch goed onderlegd en weet dit zowel verbaal als schriftelijk goed te vertalen naar voorstellen
• Gericht op samenwerking en verbinding binnen en buiten het team

Locatie: Den Haag en thuis
Startdatum: 15-1-2022
Duur: 1-4-2023
Optie op verlenging: In overleg. De maximale duur van dit contract is 36 maanden.
Inzet: 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 06-01-2022
Sluitingstijd: 12:00
Intakegesprek: 13-1-2022, van 09:00- 12:00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.