Programmasecretaris Informatiehuishouding op Orde

Voor de Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris Informatiehuishouding op Orde

Opdracht inhoudelijk:
De rol van informatie is voor het COA cruciaal en van strategische waarde in álle processen in onze organisatie. Van de collega’s op onze 160+ locaties tot de informatie die we delen met onze interne en externe partners. Met de toenemende nieuwe technologische ontwikkelingen, groeien de kansen om de waarde van informatie nog beter te benutten. Daarvoor moet COA haar Informatievoorziening (IV) nog beter organiseren, zowel integraal als in samenhang. We creëren een flexibele, wendbare en digitaal fitte organisatie met executiekracht die sneller kan inspelen/innoveren op de verwachtingen en behoeften van bewoners, de interne organisatie en onze (keten)partners. Om onze ambities te verwezenlijken, is in januari 2022 een programma gestart met als doel het op orde krijgen van onze informatiehuishouding. Dit programma biedt een spreekwoordelijke kapstok voor een divers palet aan Informatie/ICT gerelateerde projecten. De positie van programmasecretaris komt vanaf januari 2023 vacant en daarom zijn wij op zoek naar jou. Een administratieve, communicatieve duizendpoot die naast ondersteuning van de programmamanager ook op inhoudelijke basis een bijdrage kan leveren aan dit dynamische traject. Primair richt jij je op het ondersteunen en begeleiden van de programmamanager om ervoor te zorgen dat projecten op tijd en binnen scope en budget worden opgeleverd. De taken zijn breed en afwisselend. Je bent verantwoordelijk voor het juiste verloop van administratieve en procesmatige zaken binnen het programma en ondersteunt op ditzelfde vlak de verschillende projectteam(s). In deze uitdagende rol ben je mede verantwoordelijk voor de realisatie van complexe projecten en oplossingen. Communicatie in de breedste zin van het woord vormt jouw secundaire aandachtspunt. Zowel binnen het programma, directie Bedrijfsvoering, de gehele COA organisatie, maar ook het ministerie van Justitie en Veiligheid draag jij zorg voor een consistente, duidelijke en frisse vorm van communiceren waarmee al onze stakeholders altijd juist en volledig zijn geïnformeerd.

Omschrijving werkzaamheden programmasecretaris:
- Je bent verantwoordelijk voor het juiste verloop van administratieve en procesmatige zaken binnen het/de projectteam(s) zoals:
- Opzetten en onderhouden van de projectadministratie inclusief document control;
- Bewaken van de projectplanning, signaleren en oplossen van knelpunten;
- Opstellen en versturen van wekelijkse en maandelijkse rapportages (i.s.m. programmamanager);
- Organiseren van, deelnemen aan en verslaglegging van (wekelijkse) overleggen en programmateam vergaderingen;
- Faciliteren van teamsamenwerking en communicatie.
- Daarnaast ben je inhoudelijk bezig met bijvoorbeeld:
- COA-plannen Open op Orde samen met de programmamanager/inhoudelijk specialisten uitwerken of bijstellen i.o.m. JenV;
- Organisatie, inhoudelijke voorbereiding en verslaglegging van overleggen ter voorbereiding van op te starten projecten;
- I.s.m. afdeling Communicatie de programma brede communicatie verzorgen.

Overig
- Het programma Informatiehuishouding op orde (IHHOO) loopt inmiddels een jaar. Organisatorisch gezien valt het onder directie Bedrijfsvoering en legt direct verantwoording af aan haar directeur. Voor 2023 zijn 10 projecten gepland, waarvan aan een zestal reeds actief wordt gewerkt.
- Het programma en de projecten bevinden zich op het snijvlak van business en ICT en dragen bij aan het verwezenlijken van de beoogde Informatie strategie.
- De programmasecretaris legt verantwoording af aan de programmamanager IHHOO van het COA.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.