Programmasecretaris Corona Programma Organisatie

Voor de GGD GHOR Nederland zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris Corona Programma Organisatie.

Omschrijving opdracht:
Voor de CPO van GGD GHOR Nederland zijn we op zoek naar twee pragmatische en slimme programmasecretarissen. De secretaris is een centraal en verbindende persoon, die van de hoed en de rand weet als het aankomt op intern en extern overleg, interne processen en actuele aandachtspunten in ontwikkeling van onze organisatie. Je werkt ter ondersteuning van de programmadirecteur en weet besluitvorming snel te vertalen naar praktische vervolgstappen. Op die manier werk je met de programmadirecteur door de hectiek van de dag, met oog op de doelen van morgen. Je adviseert vanuit je kennis van de interne organisatie de programmadirectie op voorgenomen besluiten, bereid je deze (mede) voor en draag je zorg voor logische samenspel binnen de organisatie, welke zich nog dagelijks ontwikkelt.

Takenpakket en achtergrond:
Het doel van de Programmasecretaris CPO is het ondersteunen en adviseren van de programmadirecteur.
Taken:
Als programmasecretaris draag je zorg voor:
- Bewaking van het proces van besluitvorming
- Overzicht houden over aankomende overleggen
- Bijhouden agenda’s/besluitenlijsten overleg directieteam en managementteam (bij notulen wordt ondersteund)
- Actief ophalen relevante actie- en besluitpunten van de organisatie
- Schakelen met verenigingssecretaris over besluitvorming DPG’en
- Organiseren van programmateam bijeenkomsten/sessies zoals PMT en PDT
- Houdt overzicht op relevant overleggen binnen en buiten GGD GHOR (in het bijzonder VWS, RIVM)
- Structuur en overzicht in de hectiek van de dag voor de programmadirecteur
- Onderhoudt contact met de programmamanagers/projectleiders over acties/dilemma’s/vraagstukken
- Springt bij in inhoudelijke programmalijnen waar nodig
- Initieert vernieuwing en komt met ideeën over het verbeten van de programmaorganisatie
- Verbinding tussen projectsecretarissen, o.a. ingevuld door voorzitterschap projectsecretarisoverleg. Signalerende functie om bredere geluiden ‘vanaf de werkvloer’ te bundelen en delen met directie.
- Aanspreekpunt voor bedrijfsvoering voor vragen aan de programmadirectie, ondersteuning bij/coördinatie op incidentele bedrijfsvoering vraagstukken op Directieniveau.
- Signalerende en adviserende functie bij ontwikkeling stafdiensten (communicatie, financiën, etc.)
- Zorgt voor afstemming met communicatie en verenigingssecretaris voor programma brede communicatie naar GGD’en en partners
- (on)gevraagde advisering en ondersteuning van de programmadirecteur op beleids- en besluitvormingsvraagstukken
- De programmasecretaris rapporteert aan de programmadirecteur

Omschrijving opdrachtgever:
GGD GHOR Nederland is de landelijke koepelvereniging van de 25 regionale GGD’ en plus GHORbureaus. De tijdelijke Covid-19 Programmaorganisatie (hierna: CPO) ondersteunt en coördinert sinds mei 2020 richting de 25 GGD’ en in hun opgave om testen, bron- en contactonderzoek, vaccinatie en zorg continuïteit buiten het ziekenhuis te realiseren.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.