Programmasecretaris

Voor VNG Realisatie BV zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris.

Omschrijving opdracht:
Onder regie van de programmamanager wordt toegewerkt naar de benodigde formele (voorgenomen) besluiten omtrent de interne organisatie en governance van de VNG. Het programma komt voort uit het organisatiebrede ontwikkelplan waarbij zoveel als mogelijk de gezamenlijke gemeentelijke uitvoering en daarmee de interne VNG bedrijven zoveel mogelijk tot 1 samen te brengen onder 1 aansturing. Per 1 januari zijn daarvoor al VNG Naleving en VNG Realisatie gefuseerd tot één organisatie (VNG Realisatie). Daarnaast wordt nu gewerkt aan een onderzoeksopdracht voor de organisatieontwikkelingen omtrent VNG Risicobeheer. Naast deze ontwikkeling is onderdeel van het programma de besluitvorming en begeleiding van de daaruit voortvloeiende implementatie van de herpositionering van functies en portefeuilles vanuit enkele beleidsclusters van de VNG. Concreet wordt gevraagd om het adviseren, ondersteunen en indien nodig, kunnen vervangen van de programmamanager, ten einde het programma tot een succes te maken. De opdracht vraag om een grote organisatiesensitiviteit, integere houding en kunnen werken onder tijdsdruk.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Een rol op tactisch/strategisch adviesniveau waarbij taken o.a. zijn:
- Ondersteuning en advisering programmamanager
- Direct schakelpunt met directie, opdrachtgevers, MT en werkgroepen
- Opstellen van (besluitvormende) documenten
- Sturen op het tijdig en correct aanleveren van de (besluitvormende) documenten
- (Mee) schrijven aan programmadocumenten zoals implementatieplannen
- Voorbereiding, annotaties en ondersteuning bij gesprekken en ontwikkelingen (juridisch en informeel) medezeggenschapsraden
- Contact met de werkgroepen en overzicht over voortgang implementatie (d.m.v. voortgangsrapportages)
- Signaleert proactief
- Waarnemen/vervanging waar nodig van de programmamanager.

Resultaat van de opdracht:
Het betreft een vervanging wegens zwangerschapsverlof. De intentie is de afronding en afsluiting van het programma.

Omschrijving opdrachtgever:
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal-, fysiek- en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënt- en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

1. Je bent op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
2. Je bent beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
3. Afgeronde WO opleiding
4. WO werk -en denkniveau
5. Ervaring als projectleider, (strategisch) adviseur, secretaris en/of bestuur ondersteuning
6. Minstens 3 jaar werkervaring op een vergelijkbare (overheids)organisatie
7. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop

1. Geef aan hoeveel jaren de aangeboden kandidaat programmatische werkervaring heeft opgedaan.
2. Aantoonbare ervaring met het opstellen, annoteren en afstemmen van (besluitvormende) documenten.
3. Aantoonbare werkervaring als programmasecretaris; programma of bestuurlijk adviseur; projectleider/plaatsvervangend programmamanager/coördinator.
4. Bestuurskundige, juridische of organisatiekundige achtergrond is een pré.

• Organisatiesensitiviteit
• Hands-on mentaliteit
• (Strategische) advisering
• Opstellen, annoteren en afstemmen van (besluitvormende) documenten

Locatie: Den Haag
Startdatum: Zsm, uiterlijk 1 maart 2023
Duur: 1 september
Optie op verlenging: In overleg (telkens voor drie maanden). De maximale duur van dit contract is 36 maanden.
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 13-02-2023
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: 20-2-2023, van 15 tot 17:30 uur

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.