Programmasecretaris

Voor de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris.

Omschrijving opdracht:
De sector Programma-. Project- en Interim management (PPI) maakt onderdeel uit van het Politie Diensten Centrum (PDC). Het PDC verzorgt de bedrijfsvoering voor de politie. Zoals de financiën, ICT, communicatie en personeelszaken.
PPI levert programma- en project professionals voor het leiden en ondersteunen van programma's en projecten binnen de politie en in samenwerking met ketenpartners.
De missie van PPI: "Waardecreatie door veranderingen met IV-component voor politie & ketenpartners, gestructureerd en transparant van A naar B".
PPI zet haar professionals zo breed mogelijk in binnen de organisatie om de dagelijkse leiding te voeren over veranderprocessen. Zij zijn inzetbaar vanaf het vertalen van de gebruikersbehoefte naar een realisatieplan tot aan de daadwerkelijke implementatie bij de gebruikers. Voor PPI staan hierbij de opdrachtgevers en hun vragen centraal.

Doelstelling:
Het programma Grenzen en Veiligheid zorgt voor de regie op het invoeren van Europese verordeningen op het gebied van grenzen en veiligheid.
De scope van het programma strekt zich uit over wetgeving, meerdere beleidsdirecties, een groot aantal uitvoerende organisaties uit verschillende ketens (straf, veiligheid en migratie) en een groot netwerk in Europa. Samen zorgen we voor een tijdige en juiste implementatie.

Omschrijving verantwoordelijkheden:
Als programmasecretaris ben je “de rechterhand” van de Programmadirecteur en (plv) Programmamanager van het Programma Grenzen en Veiligheid politie. Tevens ben je secretaris van de Stuurgroep en van de Programmaboard.

Omschrijving taken:
- Bewaken van de voortgang, het risicolog, de actielijst, en de samenhang tussen de bestuurlijke besluiten, toezeggingen en acties.
- Verzorgen van de verslaglegging van en voortgangs- en risicorapportages aan de Stuurgroep en de Programmaboard.
- Trekker of organisator van deelprojecten, zoals bijvoorbeeld inkoopactiviteiten of het organiseren van inspiratiedagen.
- Afstemmen met de afdeling communicatie af en zorgen voor het promoten van het programma, zowel intern als extern.
- Verantwoordelijk voor het opzetten en doen bijhouden van het archief en het relatiebestand en zorgt voor de vorming en ordening van dossiers.
- Uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden zoals plannen en voorbereiden van bijeenkomsten, opstellen van actielijsten en bewaken van budgetten.
- Organiseren en notuleren van de vergaderingen van de Stuurgroep en van de Programmaboard en bewaken of de doelstellingen van deze overleggen worden gerealiseerd.

Inzet in de lijn of project:
Inzet in het programma.

Contacten:
Programmateam, stuurgroep, collega's van andere lijnafdelingen, ketenpartners, leveranciers van producten en diensten etc.

1. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO+ niveau.
2. In de afgelopen 8 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring met programma- en projectmatig werken binnen grote (1000+) organisaties.

1. Bij voorkeur heeft de kandidaat in de afgelopen 5 jaar, minimaal 3 jaar werkervaring als programmasecretaris in verandertrajecten waarin wetgeving, beleid en ICT bijeenkomen.
2. Relevante werkervaring binnen (semi-)overheid, bij voorkeur in ketenverband.
3. Digitaal vaardig, onder andere op het gebied van Microsoft Office en online vergaderen.
4. Aantoonbare werkervaring met programma- en projectmanagementmethodes (MSP, Prince2, Agile).
5. IPMA-D certificering of een vergelijkbare basisopleiding programma-/projectmanagement.
6. Juridische kennis/achtergrond.

- Omgevingsbewust: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke of politieke ontwikkelingen of andere relevante omgevingsfactoren.
- Politiek sensitief: Kan zich verplaatsen in het politieke speelveld: de complexe belangen onderkennen waar stakeholders mee geconfronteerd worden: de politieke haalbaarheid van voorstellen kunnen inschatten.
- Proactief: Signaleert kansen en problemen, doet voorstellen en draagt oplossingen aan of onderneemt zelf actie. Verzamelt direct relevante informatie en gaat weloverwogen te werk.
- Resultaatgericht: Blijft zich richten op het afgesproken resultaat of het gestelde doel. Ook bij problemen, tegenslag, tegenwerking of afleidingen. Gedreven om concrete doelen en resultaten te bereiken.
- Overtuigingskracht: Stopt energie in het uitdragen van de eigen ideeën en standpunten, gebruikt argumenten waar anderen gevoelig voor zijn, kan weerstanden ombuigen naar voordelen voor het eigen standpunt, brengt het standpunt met enthousiasme, zelfvertrouwen en beslistheid..
- Analytisch: Kan hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden. Ziet onderlinge verbanden en dringt door tot de kern.
- Flexibel: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk.

Locatie: Nieuwegein
Startdatum: 01-09-2021
Duur: 31-08-2022
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 24-06-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.