Programmamanager (Routekaart F&C)

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Programmamanager (Routekaart F&C).

Omschrijving opdracht:
Het beoogd resultaat van de Routekaart F&C is een doelmatig en efficiënt ingerichte financiële functie die als strategisch business partner het College en de parketten ondersteunt bij het sturen, monitoren, bijsturen en evalueren van de geleverde prestaties. Dit doet de toekomstige financiële functie door samen te werken vanuit eenduidige kaders, instrumenten en processen waarbij kennis onderling gedeeld wordt en het College en de parketten centraal staan. De focus hierbij is o.a. dat:
- De rol van business partner voor de onderdelen en adviseur voor het College proactief wordt ingevuld.
- De taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling tussen de onderdelen en de stafdirecties helder en uniform is.
- De werkprocessen bij de onderdelen uniform zijn, met oog voor verschillen in omvang en complexiteit van de onderdelen.
- Eenduidige formats en spelregels worden gebruikt.
- Standaardrapportages beschikbaar zijn waarin financiële en operationele informatie is gecombineerd en laagdrempelig beschikbaar is op verschillende aggregatieniveaus.
- Controles op risico’s worden gebaseerd.

Gezien de omvang van de activiteiten van de Routekaart worden 2 plateaus onderscheiden. In 2023 wordt met plateau 1 aangevangen. Hiertoe zullen de thema’s uitgewerkt worden in projectkaarten. De projectkaarten brengen nadere detaillering en verdieping aan en geven per werkstroom inzicht in doelstelling, activiteiten, mijlpalen en afhankelijkheden. De projectkaarten vormen een belangrijk fundament voor projectsturing.

De Routekaart F&C is opgedeeld in 4 deelprojecten (zie hierna) waarbij de clusterhoofden van de afdeling F&C van het OM de trekker en eindverantwoordelijke zijn voor hun deelproject. De te bereiken resultaten voor F&C in plateau 1 ten aanzien van de deelprojecten zijn:
1. P&C-cyclus: planningsproducten zoals procedures, kaderbrief, begrotingsformat, gesprekscyclus.
2. AO/IB: uniformering deel van de financiële processen, lacunes/dubbelingen werk vaststellen en mandatering bepalen.
3. Managementinformatie: bepalen uitgangspunten voor managementinformatiebehoefte en versterking bestaande managementinformatie, inventariseren generieke informatie behoefte en best practices.
4. Organisatie van de financiële functie: bepalen uitgangspunten to-be financiële organisatie, verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden lokaal/landelijk, organisatie en inrichting landelijke staf.

Besturing Routekaart F&C
Onder aansturing van de concerndirecteur F&C zal uitvoering worden gegeven aan de routekaart F&C. Hij doet dat in samenspraak met de adviescommissie F&C. Deze adviescommissies is samengesteld uit een hoofdofficier, een plaatsvervangend hoofdofficieren en drie directeuren bedrijfsvoering van de parketten. Voorstellen worden voorgelegd aan de adviescommissies voordat besluitvorming in het College plaatsvindt. De concerndirecteur F&C bewaakt, samen met de Procureur-Generaal Bedrijfsvoering, de inhoud, samenhang en tempo van de routekaarten en rapporteert daarover periodiek aan het College van Procureurs-Generaal. Voor F&C zal een externe programmamanager worden aangesteld die rapporteert aan de concerndirecteur F&C. Dezeprogrammamanager stuurt de vier interne trekkers van de deelprojecten aan.

Omschrijving werkzaamheden:
Een gedreven en energieke programmamanager met expertise en ervaring als adviseur op senior niveau op het gebied van organisatie en producten/diensten in de planning en control cyclus. De programmamanager heeft een overkoepelende en inhoudelijk sturende rol.
De belangrijkste taken zijn:
- Het beheersen van het programma op de aspecten tijd, kwaliteit, informatie en organisatie. Is centraal contactpunt voor de trekkers en voor de verantwoordelijken van de Routekaarten HRM en Huisvesting en Facilitair.
- Het besturen van de afhankelijkheden, risico's en relaties tussen de deelprojecten en overige trajecten binnen OM.
- Het zorgen voor de inrichting van de programmaorganisatie en efficiënte en effectieve inzet van de toegewezen mensen en middelen.
- Het adviseren aan de trekkers ten behoeve van een efficiënte en effectieve de projectorganisatie van de deelprojecten.
- Het zorgen dat gedefinieerde producten, binnen de gestelde tijd en volgens de afgesproken kwaliteit worden gerealiseerd. Het in dat kader op hoofdlijnen inhoudelijk beoordelen van voorstellen uit de deelprojecten voorafgaand aan bespreking met de gedelegeerd opdrachtgever en de adviescommissie.
- Zorgen voor beslisdocumenten, wijzigingsvoorstellen aan de adviescommissie, alsmede zorgen voor besluitvorming daarover.
- Het in kaart laten brengen, bewaken en ondervangen van programmarisico’s (risicomanagement) en hierover rapporteren aan de adviescommissie.
- het tijdig escaleren van mogelijke issues richting de gedelegeerde opdrachtgever en de adviescommissie.
- Voorstellen doen aan de adviescommissie over de programmacommunicatie richting de organisatie.
- Het zorgen voor periodieke rapportage aan het College van Procureurs-Generaal.

Omschrijving directie/afdeling:
De programmamanager komt te werken op de afdeling Finance & Control op het Parket-Generaal (hoofdkantoor). Deze afdeling bestaat uit een hechte groep medewerkers die werken in verschillende clusters; Concerncontrol, Auditing, Portfoliomanagement en Bestuurlijke Informatievoorziening.

Omschrijving opdrachtgever:
Het College van procureurs-generaal vormt het landelijk bestuur van het Openbaar Ministerie (OM). Het College wordt hierin bijgestaan door een landelijke staf, het Parket-Generaal. Een onderdeel daarvan wordt gevormd door de afdeling Finance & Control (F&C). De afdeling F&C bestaat naast de Auditgroep OM uit de clusters Concerncontrol, Portfoliomanagement en Bestuurlijke informatievoorziening. De afdeling F&C ondersteunt het College in zijn bestuurlijke rol, met name in de uitvoering van de cyclus van planning & control, toezichthouden en verantwoording afleggen inde meest ruime zin.
Het Openbaar Ministerie (OM) is verantwoordelijk voor een veilige en rechtvaardige samenleving. Het is van groot maatschappelijk belang dat het OM haar besturing en bedrijfsvoering effectief heeft ingericht en uitvoert. In dit licht heeft het College van procureurs-generaal besloten om de bedrijfsvoering op verschillende deelgebieden te versterken. Er wordt daarbij voortgebouwd op reeds ingezette verbeteringen en er wordt prioriteit gegeven aan de meest urgente vraagstukken. De scope van de doorontwikkeling is de financiële functie (F&C), HRM &Organisatieontwikkeling (HRM&O) en Huisvesting & Facilities (H&F). Hiertoe hebben de concerndirecteuren F&C, HRM&O enH&F een routekaart voor deze disciplines opgesteld.

Interviewcriteria:
- Je weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen.
- Je bent deskundig en in staat jou kennis en ervaring snel in te zetten en over te brengen.
- Je Laat zien dat jij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks detegenstellingen in die belangen kan acteren.
- Je hebt een visie op de opdracht, weet waar de uitdagingen zijn en hoe deze te tackelen.
- Je past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen klein team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten).

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

1. Je bent binnen 2 weken na gunning beschikbaar.
2. Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring heeft als programmamanager.
3. Je hebt minimaal 5 jaar gewerkt binnen complexe omgevingen binnen de (Rijks)overheid.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.