Programma/Project Secretaris

Voor VNG Realisatie BV zijn wij op zoek naar een Programma/Project Secretaris.

Omschrijving opdracht:
De projectsecretaris ondersteunt de projecten en programma’s van het Ketenbureau door
• Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma-/projectleider.
• Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen en klankbordgroepen.
• De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.
• Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.
• Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.
• Het opstellen van inhoudelijke rapportages.
• Agenda- en mailboxbeheer.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De projectsecretaris ondersteunt de projecten en programma’s van het Ketenbureau door:
• Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma- /projectleider.
• Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen, klankbordgroepen.
• De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.
• Vertalen van inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties voor het team (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig);
• Notuleren bij (ook complexe, bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;
• Het beheer van de contactendatabase.
• Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.
• Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten binnen context van de programma’s en projecten.
• Het organiseren van diverse overleggen en bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.
• Het proactief ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van programma en projectplanningen en het actualiseren daarvan.
• Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van programma- en projectprocessen en vergadertools & templates.
• Agenda- en mailboxbeheer.

Resultaat van de opdracht:
Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de leden en managers van de programma’s en projecten binnen het Ketenbureau. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van deze programma’s en projecten. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorggedragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt zorggedragen voor agendabeheer voor een of meerdere projectleider(s) en/of (toekomstige) programmamanagers binnen het Ketenbureau.

Omschrijving opdrachtgever:
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare Organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

1. Je bent op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
2. Je bent beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
3. HBO werk -en denkniveau;
4. Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van programma- of projectteams en programma- of projectmanagers;
5. Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
6. Minimaal 7 jaar ervaring met het MS office pakket en daarbinnen minimaal 5 jaar ervaring met het werken met Excel en PowerPoint;
7. Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties;
8. Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (Teams en Zoom) en ondersteunde tools zoals bijvoorbeeld Trello, Mural en Miro.
9. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop

1. Kennis van organisatie en bedrijfsvoering bij gemeenten en/of zorgaanbieders.
2. Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze, in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak en een planning (noem voorbeelden in motivatiebrief).
3. Affiniteit met organisaties in het sociaal domein. (Jeugdwet/Wmo) (toelichten in motivatiebrief).

• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Integriteit
• Zelfontwikkeling
• Dienstverlenend
• Praktisch
• Proactief

Locatie: Utrecht
Startdatum: 1 juli 2022
Duur: 30 september 2022
Optie op verlenging: Ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 20-05-2022
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: 30 mei 2022, van 14.00 tot 17.00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.