Procesontwerper

Voor Provincie Utrecht zijn wij op zoek naar een Procesontwerper.

Omschrijving opdracht:
Informatie is op verschillende manieren essentieel voor ons werk. Denk aan het formuleren van beleid, het beheren van de projectadministratie of het verlenen van subsidies. We gebruiken informatie niet alleen om keuzes te maken, maar ook om elkaar te informeren over de voortgang, verantwoording af te leggen aan bestuur en politiek of om burgers op de hoogte te brengen over voorgenomen activiteiten. Voor het verzamelen, gebruiken, bewerken en archiveren van die informatie maken we gebruik van processen. Vaak doorlopen we via vaste stappen of procedures onze werkzaamheden, of het nu gaat om de business of de ondersteunende bedrijfsvoering. Veel van die processen worden ondersteund met ICT-middelen. Er zijn diverse aanleidingen om onze processen beter te stroomlijnen. Dit vanwege nieuwe wet- en regelgeving, maatschappelijke opgaven en de behoefte om werkprocessen nog slimmer en efficiënter in te richten en daarmee het werkplezier te vergroten. De kernbegrippen bij al deze veranderingen zijn procesverbetering, digitalisering, informatiebeheer (archivering) en informatieveiligheid & privacy. Duidelijk is dat deze veranderingen impact hebben op de organisatie en haar medewerkers.

Wat ga je doen?
Je gaat deel uitmaken van het projectteam van een (al lopend) organisatie breed project, dat tot doel heeft de samenwerking te verbeteren door de implementatie van een gedegen informatiebeheer (archivering) en informatieveiligheid & privacy binnen eenduidig beschreven processen. Als één van de procesontwerpers neem jij het initiatief om het verbeteren van werkprocessen aan te jagen en (energiek) te begeleiden op deze onderdelen. Je bent bekend met de gangbare technieken en methoden op het gebied van proces re-design, hebt ervaring met het toepassen van Lean technieken voor het ontwerpen en verbeteren van processen. Je enthousiasmeert en begeleidt (project) teams bij het (her)ontwerpen van werkprocessen en het doorvoeren van de veranderingen in overleg met de proceseigenaar. Tijdens het ontwerpen van een proces houd je in je achterhoofd dat het proces ook bijdraagt aan de klanttevredenheid, medewerker tevredenheid en het organisatieresultaat. Disciplines waar je zoal mee samen gaat werken zijn: proceseigenaren, proces uitvoerders en I&A specialisten zoals informatiemanagers en -adviseurs. Jouw werk bestaat voornamelijk uit de volgende werkzaamheden:
- Inventariseren en analyseren (bestaande) werkprocessen en -procedures.
- Onderzoeken van toegevoegde waarde van wijzigingen in processen en procedures.
- Verbeteren van (bestaande) processen en procedures met name op het gebied van informatiebeheer (archivering) en informatieveiligheid & privacy.
- Opstellen en vastleggen van (nieuwe) processen, rollen en taken met flows/schema’s.
- Enthousiasmeren van en overdragen van kennis en werkzaamheden naar de interne organisatie.
- Organiseren van (online) bijeenkomsten met proces uitvoerders waardoor medewerkers ervaren wat de meerwaarde is van procesgericht werken.

Omschrijving opdrachtgever:
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei. Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten te kunnen leveren.

Het team Informatisering & Automatisering (I&A) van waaruit jij gaat opereren verzorgt zowel concern breed als organisatie specifiek de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Samen streven we ernaar om de medewerkers van de provincie Utrecht te voorzien van betrouwbare ICT diensten en oplossingen. De provincie Utrecht kent een decentraal beleid, waarbij de domein zelf hun eigen specifieke informatievoorzieningen beheren en door ontwikkelen. I&A verzorgt alleen de generieke informatievoorzieningen en de specifieke informatievoorzieningen van het domein Bedrijfsvoering. Essentiele aspecten hierbij zijn:
- Business informatiemanagement.
- Procesanalyse en -ontwerp.
- Business – en informatie analyse.
- Architectuur.
- Informatiebeveiliging & privacy.
- Informatiebeheer en archivering.
- Portfolio-, programma en projectmanagement.
- Functioneel- en applicatiebeheer.
- ICT infrastructuur en werkplekbeheer.
- Data- en gegevensmanagemen.
- Innovatiemanagement.

A. Persoonlijke eigenschappen:
- Oplossings- en resultaatgericht.
- Een teamspeler die makkelijk verbindingen legt.
- Kunnen omgaan met chaos en weerstand.
- Enthousiast en gedreven.
- Interesse in het verbeteren van werkprocessen en procedures van beleid tot uitvoering.

B. Vaardigheden:
- Zelfstartend vermogen en veerkracht.
- Beschikt over de nodige diplomatieke vaardigheden en weet deze goed in te zetten.
- Staat stevig in de schoenen en is een volwassen gesprekspartner voor managers en professionals.
- In staat kennis over procesverbetering over te brengen en interne medewerkers 'op te leiden' om procesverbeteringen uit te voeren.

C. Kennis:
- Gedegen en aantoonbare kennis van Lean en/of andere procesverbetermethoden.
- Kennis van gegevens- en datamodellering is een pre.
- Kennis van en ervaring met het toepassen van analyse methoden (denk aan business analyse) is een pre.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.