Procesbegeleider Transitie 'E-Suite'

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Procesbegeleider Transitie 'E-Suite'.

Omschrijving opdracht:
Het programma DWARSS staat voor Digitaal Werken aan Rotterdamse Samenwerking en Service. DWARSS is een volgende stap in een professionele en moderne dienstverlening waar 40 van onze IT professionals aan werken.
Om het zaakgewijs werken mogelijk te maken, gebruikt de gemeente Rotterdam het zaaksysteem, de e-Suite, van de vereniging DIMPACT. In juli 2023 moet het huidige e-Suite systeem vervangen zijn door Dimpact.

Het programma DWARSS (en gemeente Rotterdam) hebben een behoefte om meer wendbaar te zijn in een continue veranderende wereld. Ook is de ambitie van de gemeente om passende dienstverlening aan haar inwoners en ondernemers aan te bieden. DWARSS draagt daaraan bij. Niet alleen door een 24/7 online systeem aan te bieden maar juist ook door in te zetten op het verbeteren van dienstverlening dwars door de organisatie heen.

In Dimpactverband wordt gebouwd aan de opvolger van de E-suite. De procesbegeleider moet hiervoor de Rotterdamse inbreng organiseren om zo samen met Dimpact het voortraject goed te begeleiden. Om daartoe te komen moeten een aantal keuzes worden gemaakt. Wat is er besproken en hoe bereiden we ons voor? Hoe komt de architectuur en transitie en beheer eruit te zien? Als Procesbegeleider houd jij je bezig met de inventarisatiefase waarna de realisatiefase (migratie) volgt.

Naast het contact met Dimpact heb je ook regelmatig contact met de architecten, verandermanagers en programmamanagers. De hoofdtaken in deze rol zijn het kijken naar de beslismomenten, de planning, wat de acceptatiecriteria zijn en wat onze Rotterdamse inbreng daarbij is voor Dimpact. In deze rol bekijk je welke capaciteit wanneer nodig is en organiseer je dat. De procesbegeleider adviseert de systeemeigenaar over de opvolger van de e-Suite in de breedste zin van het woord. De uitdaging in deze rol is om verandering te organiseren en het klaarmaken voor de veranderopgave door te communiceren en schakelen met belanghebbenden op verschillende niveaus.

Omschrijving afdeling:
De Procesbegeleider is werkzaam vanuit het cluster Bestuur en Concern Ondersteuning/directie IIFO/afdeling Strategie en Ondersteuning. Vanuit BCO/IIFO/S&O wordt de Procesbegeleider uitgeleend aan DWARSS. Je rapporteert aan de systeemeigenaar die werkzaam is binnen de afdeling Strategie en Ondersteuning.
DWARSS is een opgave die dwars door de Rotterdamse organisatie gaat. DV en BCO zijn opdrachtgever en opdrachtnemer en alle andere clusters zijn betrokken en voeren uit. Onze ambitie is een organisatie te zijn die midden in de stad staat en is uitgerust om samen met de bewoners, bedrijven en instellingen te werken aan de opgaven voor de stad. Daarbij hoort passende dienstverlening. We moeten adaptief zijn; goed en snel kunnen inspelen op veranderingen en ontwikkelingen in de stad en de samenleving. Soms proactief opereren. Dat vraagt om een meer hoogwaardige, flexibele en efficiënte organisatie. Denkend vanuit de maatschappelijke opgave, flexibel mee kunnen bewegen met de trends en ontwikkelingen in de maatschappij. En integrale opgaven, integraal aanpakken.

Gewenst profiel:
Jij bent een ervaren Procesbegeleider en gaat zelfstandig en pragmatisch te werk bij het inventariseren en adviseren aan de business en IT over systeeminrichting. Jij bouwt graag mee aan de veranderopgave voor een optimaal werkend zaakgewijs systeem!
Als Procesbegeleider ben jij actief binnen het team van programma DWARSS. Je bent analytisch, een pragmaticus en stelt de goede vragen aan IT en de business. Je komt niet alleen met problemen, maar ook met oplossingen, je hebt ervaring met zaakgewijs werken en met transities van complexe systemen. Je bent in staat om zaken vanuit een breed perspectief, ‘helicopterview’, te beoordelen. In jouw rol van Procesbegeleider ben je goed op de hoogte van de omgeving en de gebruikers, neem je initiatief en weet jij met overtuigingskracht draagvlak te creëren. Je kunt zowel mondeling als schriftelijk goed communiceren op verschillende niveaus. Verder ben je goed in staat zelfstandig te werken, maar werk je ook graag in teamverband.

Omschrijving organisatie:
De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

1. Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding.
2. Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met de mens en proces kant in digitaliseringsprojecten in de afgelopen 6 jaar.
3. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als adviseur in projecten bij een overheidsorganisatie of gemeente.
4. Je hebt kennis en ervaring met (digitale) dienstverlening en zaaksystemen.
5. Je hebt ervaring met stakeholdermanagement en de communicatie op verschillende niveaus.

1. Je hebt ervaring met het werken bij organisaties met 10.000+ medewerkers.
2. Je hebt ervaring met procesoptimalisatie door middel van Agile/Lean methode.

- Resultaatgericht: stelt meetbare strategische doelen, geeft in grote lijnen aan en monitort invulling door anderen. Bespreekt en analyseert teamresultaten aan de hand van langetermijn-doelstellingen;
- Integriteit: op consistente wijze handhaven van sociale en ethische normen in woord en gedrag, is hierop aanspreekbaar en weet anderen hierop aan te spreken;
- Zelfstandig: Aan de hand van concrete doelen in staat om eigen taken en activiteiten te structureren en uit te voeren en koppelt regelmatig op hoofdlijnen terug. Je bent in staat om effectief randvoorwaarden te creëren voor het structureren van eigen en andermans activiteiten en weet daarop te monitoren;
- Teamspeler: sterk in samenwerken en actief bijdragen aan gezamenlijk resultaat.
- Communicatief sterk: zowel in woord als geschrift en op verschillende niveaus goede communicatieve vaardigheden. Op effectieve wijze worden de ideeën, feiten of mening verwoord en op tactvolle wijze reageren op behoeften en gevoelens van anderen;
- Overtuigingskracht: betrekt een breed scala van gegevens om plannen te beargumenteren en stemt argumenten af op belangen en doelgroep. Creeërt draagvlak op basis van argumenten. Sluit coalities om belangen te integreren en weet anderen te beïnvloeden om standpunt uit te dragen.
- Analytische vaardigheden: goed in staat problemen te signaleren, te anticiperen op belangrijke informatie en problemen en verbanden te leggen tussen complex probleem en de samenhang met de context en andere werkgebieden;
- Proactief en hands-on: een proactieve werkhouding en doener waarbij je kansen ziet om initiatieven en oplossingen voor te stellen;
- Organisatiesensitief: beschikt over inzicht in organisatieprocessen en procedures, de dynamiek van de organisatie en benut het krachtenveld binnen en tussen organisaties om strategische doelen te realiseren;

Locatie: thuis
Startdatum: z.s.m., naar verwachting medio juli 2021
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 16-24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 23-06-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: week 26

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.