Ondersteuner Contractmanagement en Risicomanagement (PMO)

Voor de GGD Nederland, GHOR Nederland en GGD GHOR Ned zijn wij op zoek naar een Ondersteuner Contractmanagement en Risicomanagement (PMO)

Omschrijving opdracht:
Het team Risicomanagement houdt zich bezig met het in kaart brengen en sturen op het mitigeren van de risico’s binnen het de organisatie met focus op het IV domein. Het doel is om aan het eind van het jaar alle bekende risico’s in kaart te hebben en een planning te hebben om deze te mitigeren. Werkzaamheden van de ondersteuner risicomanagement:
- Je woont bij of voert gesprekken met betrekking tot de risico-inventarisatie
- Je verwerkt en update de risico’s in het risicoregister
- Je verzorgt maandelijks een rapportage met betrekking tot de huidige status omtrent risicomanagement
- Je signaleert actief risico’s binnen de organisatie en bespreekt deze met de teamleads.
- Je spoort collega’s aan om risico's op te mitigeren

Plaats in de organisatie
De medewerker werkt in deze functie nauw samen met de teamleads van Inkoop & Contractmanagement en Risicomanagement (vooral) binnen het IV domein. Deze teamleads rapporteren aan de CIO. De medewerker ondersteunt de teamleads bij het uitvoeren van reguliere werkactiviteiten en projecten.

De teams
Inkoop & Contractmanagement Bij GGD GHOR Nederland en Landelijke Coördinatie Corona Bestrijding (LCCB) zijn in de afgelopen drie jaar ter ondersteuning van de coronabestrijding veel inkoopactiviteiten uitgevoerd en veel contracten gesloten. De staande organisatie had niet voldoende resourcecapaciteit om deze werkzaamheden uit te voeren. Daarom is hiervoor een extern bureau ingezet. Om in control te komen worden nu reguliere processen ingericht. Ook worden verschillende werkzaamheden uitgevoerd om grip te krijgen op de leveranciers en bijbehorende contracten. Het team bestaat ondertussen uit twee inkoopadviseurs, twee contractmanagers, een contractbeheerder en twee projectleiders aanbesteding. Het team wordt nog uitgebreid. Werkzaamheden van de ondersteuner:
- Je draagt bij aan het structureren van contractdocumenten
- Je levert een bijdrage in het volledig maken van de contractdossiers
- Je voert in het contractmanagementsysteem AFAS contractdocumenten en bijbehorende gegevens in
- Je hebt een signaleringsfunctie m.b.t. einddata en documentkwaliteit
- Je draagt bij aan het standaardiseren van formats, het structureren van de processen rondom contractmanagement en inkoop en bewaakt een juiste procesgang
- Je plant overleggen in, woont overleggen bij en notuleert deze
- Je ondersteunt de teamlead en teamleden waar nodig en mogelijk met allerhande activiteiten

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.