NLA directiesecretaris (afdelingssecretaris)

Voor het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn wij op zoek naar een NLA directiesecretaris (afdelingssecretaris).

Omschrijving opdracht:
Het Inspectiebreed Kenniscentrum van de Nederlandse Arbeidsinspectie is op zoek naar een duizendpoot die het MT van de afdeling op analytische en flexibele wijze op tactisch / operationeel niveau kan ondersteunen. Hierbij kan gedacht worden aan inzet op de volgende onderdelen Opdrachtomschrijving MT-secretaris:
- 1. Ondersteunen van het afdelingshoofd bij de planning, voorbereiding, uitvoering en de verslaglegging van de MT’s en het managen van de afdeling. In het bijzonder:
a. Het bewaken van de jaarplanning van het MT, opstellen van de
b. agenda, voorbereiden van de stukken, notuleren, enz.
c. Inhoudelijk voorbereiden en penvoerder van agendapunten en
d. het opstellen van notities voor (denk inspanningen irt jaarplan en de e. kwartaalrapportage)
e. Ondersteunen de voorbereiding en uitvoering van
f. themabijeenkomsten voor MT en afdeling.
g. (digitale) Archivering van stukken en projecten, resultaten en
h. relatiebestanden, affiniteit met digitale systemen is hierbij wenselijk.
i. Overzichten maken en bijhouden van budget, projectplanningen,
j. managementmijlpalen, etc.
k. Ondersteuning bij interne communicatie (bijv. opsteller en
l. coördinatie Flits, coördinatie input communicatiekalender en
m. signalering in MT);
n. Informatie delen/verbinden (vanuit andere geledingen inbrengen
o. van informatie en verbinden,);
p. Voortgangsmonitoring (MT-activiteiten/actielijst e.d.);
- 2. Deelprojecten in de ontwikkeling van het kenniscentrum oppakken: het kenniscentrum werkt de komende periode toe naar meer focus in haar bijdrage aan de Arbeidsinspectie. Dit leidt o.a. tot een prioriteringskader voor de inzet van de specialisten binnen de afdeling. De opdrachtnemer levert hieraan een bijdrage door deelprojecten op te pakken met een specifieke focus op bedrijfsvoering vraagstukken, bijvoorbeeld het in beeld brengen van de aard van het werk en de inzet van specialisten.
- 3. Onderzoek doen: van het opstellen van een eenvoudig projectplan, het verzamelen en analyseren van data, tot het opstellen van een onderzoekrapportage met bevindingen, conclusies en aanbevelingen. De opdrachtnemer is onder begeleiding van een projectleider in staat om zelfstandig en zorgvuldig grote hoeveelheden data analyseren en is in staat om complexe zaken te vertalen naar leesbare en aantrekkelijke rapportages. Deze competentie is wenselijk in de bijdrage onder punt 1 en 2.
- 4. Organiseren van bijeenkomsten: ondersteuner bij verschillende bijeenkomsten (ca.15 op jaarbasis) met diverse doelen zoals de maandelijkse IKC-dag voor alle medewerkers van de afdeling. Werkzaamheden bestaan o.a. uit:
a. Secretarisrol vervullen: agenda opstellen, verslaglegging, monitoring van acties en afspraken, voorzitten van overleggen, ect.
b. Logistieke werkzaamheden: contact met leveranciers onderhouden, budgetbeheersing, opstellen van draaiboeken en verzorgen van communicatie.
- 5. Inhoudelijke uitwerking verzorgen op basis van gesprekken met opdrachtgevers en klanten en vertaling naar het programma.

Omschrijving opdrachtgever:
De directie Toezicht is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het programmatische/actieve toezicht van de Nederlandse Arbeidsinspectie. De directie draagt daarmee zorg voor de inrichting, ontwikkeling, adequate uitvoering en evaluatie van de toezichtsprogramma’s. In de directie Toezicht wordt het programmatische/actieve toezichtswerk bijeengebracht. Hiermee zijn we in staat om de programma’s effectief te organiseren en een continue bijdrage te leveren aan het realiseren van de programmadoelstellingen. Dit gebeurt door, op basis van de inspectiebrede risicoanalyse (IRA) en omgevingsanalyse (OMA), een set aan programma’s in te richten en (met een passende interventiemix) in deze programma’s doelgericht te werken aan maatschappelijke effecten.

De hoofdtaken van de directie Toezicht zijn:
- Het uitvoeren van programmatisch/actief toezicht in de verschillende programma’s
- Het zorgdragen voor de personele zorg voor de leidinggevenden en medewerkers binnen de directie.
- Zorgdragen voor de organisatie, effectiviteit, efficiency en productiviteit van het programmatische/actieve toezicht.
- Sturing en monitoring op de ontwikkeling en realisatie van de programmadoelstellingen.
- Sturen op de verdere ontwikkeling van de interventiemix voor nog meer maatschappelijk effect.
- Zorgdragen voor een goede balans in de uitvoering tussen regionale en landelijke interventies.
- Ontwikkelen van effectieve samenwerking met externe partners.

Doelstelling:
IKC is hét kenniscentrum op het terrein van arbeidsmarkt, arbeidsomstandigheden, productveiligheid en certificatie van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Het IKC houdt alle specialistische inhoudelijke kennis op niveau. Zij doet dit door te participeren in interne en externe kennisnetwerken en creatief samen te werken. De ontwikkelde kennis wordt enerzijds gebruikt voor strategische positionering en voor steun aan beleidsontwikkeling en anderzijds voor advisering van programma’s en operationele ondersteuning. Het IKC houdt en brengt alle specialistische inhoudelijke kennis op niveau ten behoeve van enerzijds strategische programmering en beleidsontwikkeling en anderzijds operationele ondersteuning van programma’s. Dit kenniscentrum is bedoeld voor het concentreren van schaarse kennis die anders te zeer over de programma’s wordt versnipperd of verloren raakt als op een bepaald kennisdomein geen programma’s operationeel zijn. Het centrum opereert inspectiebreed, werkt daartoe nauw samen met andere Inspectie onderdelen als PSO en A&O. De specialisten van het kenniscentrum hebben als kerntaak het verzamelen, overdragen en actueel houden van kennis over specialistische kennisgebieden ten behoeve van de programma’s, zoals kennis over gezondheids- en veiligheidsrisico’s en risico’s op het terrein van eerlijk werken. De specialisten hebben een belangrijke rol in het opleiden van medewerkers van de Inspectie en in de toetsing van wettelijke en overig instrumentarium op de vereiste stand van de wetenschap en professionele dienstverlening. Zij vertalen beleid, signalen en stand der techniek in handzame inspectietools en vervullen voor de inspecteurs de functie van helpdesk. Ook worden ze betrokken bij beleidsontwikkeling en de risicoanalyses. Specialisten borgen de valide en actuele kennis in de kennisbank. Allocatie van specialisten naar de diverse werkzaamheden vindt plaats op basis van geprioriteerde aandachtsgebieden.

Ambitie:
Het IKC wil haar bijdrage aan het maatschappelijk effect van de Nederlandse Arbeidsinspectie scherp definiëren en zichtbaar maken. Het IKC brengt komend jaar focus aan in haar profiel en positionering. Dit doen we door samen met stakeholders onze diensten & producten nog beter aan te laten sluiten op de behoeften van onze primaire doelgroep(en). We maken vervolgens realistische keuzes in werkterreinen, kennisgebieden, diensten & producten en bouwen aan onze werkprocessen en communicatie. Het IKC heeft dus een grote ontwikkel/verbeter opgaven. Resultaat is dat het IKC een duidelijk profiel krijgt en nog effectiever én efficiënter bijdraagt aan de missie van de NLA.

Werklocatie:
NLA werkt Hybride: het fysieke werk zal voornamelijk op kantoor in Utrecht plaatsvinden. Incidenteel een andere locatie dan de bovengenoemde locatie.

1. Je beschikt over minimaal HBO werk-/denkniveau.
2. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en bent een makkelijke schrijver. Dit wordt aangetoond met ervaringsjaren in een gelijkwaardige context.
3. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van het schrijven van beleidsstukken, het doen van onderzoek en het planmatig coördineren van werkzaamheden.

1. Je hebt kennis van projectmatig werken.
2. Je hebt ervaring met het vervullen van een ondersteunende rol in een context waarin een uitdagende verander/verbeteropdracht ligt. Je zal hierin een secretariële en organiserende rol in gaan vervullen.
3. Je beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden.
4. Je hebt ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Locatie: Utrecht/Thuis
Startdatum: z.s.m.
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 22-06-2022
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: In overleg

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.