Medewerker Secretariaat en Receptie

Voor ODWH zijn wij op zoek naar een Medewerker Secretariaat en Receptie.

Opdracht:
Jouw werkzaamheden op een gemiddelde werkdag zijn de volgende:
- Leveren van secretariële en administratieve ondersteuning aan management en afdelingen.
- Telefoon en receptiewerkzaamheden.
- Selecteren van inkomende en uitgaande post en zorgen voor postoverdracht aan medewerkers in het primaire proces, je vermeldt de verzenddatum in het systeem en zorgt ook voor de verzending.
- Snel en accuraat beantwoorden van klantvragen of correct afhandelen van een klacht, waarbij jouw hands-on mentaliteit en oplossingsgerichtheid goed van pas komen, in je communicatie ben je eenduidig, correct en efficiënt.
- Uitvoeren en aansturen van allerlei facilitaire producten en diensten.
- Knelpunten signaleer je tijdig bij de teamleider van het Servicebureau waarbij je voorstellen doet voor verbetering.

Omschrijving opdrachtgever:
Bij de Omgevingsdienst West-Holland lever je een bijdrage aan de kwaliteit en veiligheid van de leefomgeving. Wij werken in opdracht van en in samenwerking met de provincie Zuid-Holland en twaalf gemeenten in het noordelijk deel van de provincie Zuid-Holland. Met zo’n 190 deskundige en gedreven collega’s werken we aan het verbeteren van lucht en bodem en aan het terugdringen van overlast door geur, geluid en gevaarlijke stoffen. Ook de zorg voor een duurzame leefomgeving is onderdeel van ons takenpakket. Belangrijk werk. Jouw werk?

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op een secretariaat KCC of receptie

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker secretariaat/receptie binnen de overheid
2. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke overheid
3. Aantoonbare werkervaring met het vergadersysteem ibabs en administratiesysteem Corsa / of ervaring SharePoint (benoem dit duidelijk in het cv)
4. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
5. Aantoonbare werkervaring met het opzetten en organiseren van evenementen

- Nauwkeurig
- Flexibel
- Aanpakker
- Zelfstandig kunnen functioneren.

Locatie: Leiden
Startdatum: Zo spoedig mogelijk
Duur: 3 maanden
Optie op verlenging: 2 maal 3 maanden
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 8 maart 2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 14 maart 2023.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.