Medewerker Ondersteuning Besluitvorming

Voor de Gemeente Tilburg zijn wij op zoek naar een Medewerker Ondersteuning Besluitvorming.

Omschrijving opdracht:
We zijn trots op Tilburg en werken enthousiast aan de verdere ontwikkeling van onze stad. Binnen de gemeentelijke organisatie ondersteunt de afdeling bestuurszaken het bestuur van de gemeente Tilburg in
haar dagelijkse werk, bij haar besluitvorming, in het bouwen en onderhouden van relevante netwerken in en buiten de stad en bij het zijn van een betrouwbare en controleerbare overheid voor haar inwoners.
Het begeleiden van besluitvormingsprocessen vormt daarbij een kerntaak van de afdeling. De assistent secretaris en de bestuursadviseurs werken hier dagelijks aan, daarbij geholpen door twee Medewerkers Ondersteuning Besluitvorming. Wil jij graag bijdrage leveren aan het (politieke) besluitvormingsproces? Dan ontvangen wij graag jouw reactie!

Wat ga je doen?
- Ondersteuning van de assistent secretaris bij de totstandkoming van de agenda’s t.b.v. wethouders- en burgemeester overleggen;
- Ondersteuning van de bestuursadviseurs bij de planning van deze overleggen;
- Algemene ondersteuning van professionals in de organisatie met betrekking tot het doorlopen van het proces van besluitvorming;
- Afstemming met de griffie over stukkenloop, verwerking van vragen raadsleden, planning stukken voor de raad en toezeggingen;
- Specifieke ondersteuning van (nieuwe) professionals in de organisatie over het gebruik van het systeem waarmee we het besluitvormingsproces ondersteunen;
- Beheren van de planning van raadsstukken.

Hoe ziet je week eruit?
Geen dag is hetzelfde, dat is wat deze functie kenmerkt. Het is maandagochtend en na een gezellig weekend zit je weer vol energie om de nieuwe werkweek in te gaan. Je werkt vandaag thuis en daarom start je de digitale werkomgeving op. Elke twee weken heeft de gemeenteraad het zo genoemde vragenhalfuurtje, waarvoor raadsleden schriftelijk vragen aan mogen leveren over onderwerpen die spelen of om een andere reden actueel zijn. Het raadslid stelt de vraag aan een wethouder of de burgemeester. Jij bewaakt dat deze vragen, door de ambtelijke organisatie op tijd worden beantwoord.
Elke woensdagochtend neem je actief deel aan de terugkoppeling van de collegevergadering richting betrokken beleidsmedewerkers en aan het werkoverleg van de bestuursadviseurs. Na de lunchwandeling zorg je voor de voorbereiding van de agenda’s van de portefeuillehouders overleggen van de diverse portefeuillehouders (burgemeester en wethouders). Op donderdag verloopt de deadline voor het aanleveren van stukken voor de portefeuillehouders overleggen en de collegevergadering en ontvang je als gevolg hiervan vaak hulpvragen over het BVS (Bestuurlijk Voortgangsbewaking Systeem). Een collega belt omdat hij de deadline niet haalt, maar jij weet hier in overleg met de betrokken bestuursadviseur op een creatieve manier op in te spelen zodat het stuk alsnog tijdig verwerkt kan worden. Op donderdagmiddag zorg je ervoor dat het overzicht met uitnodigingen voor het college op de agenda van de collegevergadering komt. Aan het einde van de week zet je de agenda’s voor de portefeuillehouders en bestuursadviseurs klaar in iBabs. Je controleert of alles er in staat en zorgt dat de agenda’s van de diverse overleggen op ons Intranet geplaatst worden. Aan het einde van de werkdag bel je nog even met jouw collega ondersteuner om te vragen hoe het gaat, je bespreekt de laatste punten van de week en wenst elkaar een fijn weekend. Je sluit tevreden je laptop af, het is mooi geweest voor deze week.
Wanneer er na een bijeenkomst van de raad toezeggingen door een wethouder of burgemeester zijn gedaan, bewaak jij samen met de bestuursadviseur ervoor dat die toezegging bij de juiste collega terecht komt en dat deze ook op daarvoor afgesproken datum de betreffende informatie aanlevert.
Daarnaast bewaak je dat de planning van de raadsvoorstellen actueel is en levert deze voor de maandelijkse Agendacommissie aan. Voordat je dat doet leg je de planning nog voor aan bestuursadviseur en het college.

VOG:
Bij gunning dien je een recente VOG aan te leveren.

1. Je hebt aantoonbaar hbo werk- en denkniveau (bv opleiding bestuurskunde).
2. Je werkt planmatig en bent proactief.
3. Je hebt goede communicatieve en redactionele vaardigheden.
4. Je hebt affiniteit met het werken in een bestuurlijke en politieke omgeving.
5. Je bent stressbestendig en flexibel. Tegelijkertijd kun je goed luisteren, ben je een empathische maar duidelijke verbinder.

Locatie: Tilburg
Startdatum: 15-08-2022
Duur: 4,5 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 02-08-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.n.t.b.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.