Medewerker Informatiemanagement (niet-standaard processen)

Voor de Gemeente Zeist zijn wij op zoek naar een Medewerker Informatiemanagement (niet-standaard processen).

Opdracht:
Je gaat aan de slag met het doelmatig en rechtmatig inrichten van het informatiebeheer van de gemeente Zeist. Om informatie goed te kunnen beheren en toegankelijk te houden werkt de gemeente Zeist toe naar een situatie waarbij het beheer wordt ingericht op basis van het principe ‘archiving by design’. Je gaat aan de slag met het bedenken van oplossingen om rechtmatig en doelmatig informatiebeheer te verankeren binnen de (nog) niet gestandaardiseerde processen van de gemeente Zeist. Hiervoor zal gebruik worden gemaakt van samenwerkingsplatvormen zoals MsTeams. Daarnaast ga je aan de slag met het toekomstig gebruik van netwerkschijven en het uitfaseren van oude methoden met betrekking tot het gebruik van netwerkschijven. Je signaleert en denkt mee over welke maatregelen en veranderingen nodig zijn om het ‘archiving by design’ principe verder te verankeren binnen de gemeente Zeist. Om dit goed te kunnen doen opereer je als een kundige maar ook stevige gesprekspartner. Je weet om te gaan met tegenstrijdige belangen, je zoekt waar nodig de samenwerking met andere disciplines binnen het i-domein en daarbuiten en je stelt je proactief op. Informatie op orde houden doen we in Zeist met z’n allen, ieder vanuit zijn eigen rol. Om jouw rol goed te kunnen vervullen besef je het belang van informatiebeheer en wat er op het spel staat als informatiebeheer niet rechtmatig en doelmatig is ingericht en je kunt dit ook goed en pakkend verwoorden voor de verschillende doelgroepen.

Taken:
- Adviseren over het realiseren van rechtmatig informatiebeheer in de processen en de applicaties waarin die processen worden afgehandeld. De nadruk ligt bij deze opdracht op het gebruik en realisatie van rechtmatig informatie- en archiefbeheer in samenwerkingsplatvormen zoals MS teams.
- Het ontwikkelen van methoden en een plan voor het uitfaseren van het huidige gebruik van netwerkschijven en het toekomstig gebruik daarvan met aandacht voor archief wettelijke kaders.
- Helpen door ontwikkelen en implementeren van rechtmatig informatiebeheer op basis van het principe ‘archiving by design’.
- Bijdragen aan het door ontwikkelen van het kwaliteitssysteem informatiebeheer van de gemeente Zeist.
- Helpen in kaart brengen en houden van de informatiehuishouding (welke processen in welke applicaties),Helpen beoordelen en signaleren of het informatiebeheer voldoet aan de rechtmatigheidseisen die gelden voor overheden en de door Zeist gestelde normenkaders voor informatiebeheer.
- Het in samenwerking met collega’s opstellen van informatiebeheer/ verbeterplannen.

Dit ben je
Je beschikt over een afgeronde opleiding op het gebied van informatiebeheer. Bijvoorbeeld SOD 1 en 2 of HMDI en 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie bij de overheid. Je bent operationele niveau ontstegen en hebt kennis van en ervaring met het realiseren van digitale archivering in ICT-toepassingen en -applicaties bij de overheid. Je bent bekent met de wettelijke kwaliteitsnormen voor informatiebeheer, geldende uitvoeringspraktijk en wat er nodig is op het vlak van ordening, metadata, functionaliteit en de inrichting van informatiebeheerprocessen. Je hebt ideeën over, en of bent door je kennis en ervaring in staat uit te werken hoe MS teams kan worden ingezet en rechtmatig informatiebeheer hierin kan worden geborgd. Daarnaast ben je bekend met de problematiek van het gebruik van netwerkschijven binnen de overheid, hebt ideeën over en ervaring met hoe deze problematiek op te lossen en het toekomstig gebruik vorm te geven. Om dit goed te kunnen doen opereer je als een kundige maar ook stevige gesprekspartner. Je weet om te gaan met tegenstrijdige belangen, je zoekt waar nodig de samenwerking met andere disciplines binnen het i-domein en daarbuiten en je stelt je proactief op. Informatie op orde houden doen we in Zeist met z’n allen, ieder vanuit zijn eigen rol. Om jouw rol goed te kunnen vervullen besef je het belang van informatiebeheer en wat er op het spel staat als informatiebeheer niet rechtmatig en doelmatig is ingericht en je kunt dit ook goed en pakkend verwoorden voor de verschillende doelgroepen.

Omschrijving opdrachtgever:
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 65.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Onze cultuur is informeel, onze werkwijze integraal en interactief. Ontwikkeling is voortdurend vereist en belangrijk: als organisatie weten wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. Als medewerker van de gemeente Zeist voel je je echt betrokken bij Zeist en haar inwoners. Er is veel te doen om onze gemeente nu en in de toekomst voor iedereen aantrekkelijk te houden. Samen met je collega’s werk je er continu aan om dat voor elkaar te krijgen. We staan met onze organisatie voor de uitdaging om die dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instanties van Zeist te blijven verbeteren. Dat doen we samen en daarbij richten we ons op onze klant. Sterker nog, we vertrekken vanuit de klant. In onze organisatie vormen we op een eigentijdse manier de schakel tussen politiek en burger.

1. Afgeronde opleiding op het gebied van informatievoorziening.
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van Informatiemanagement bij een overheidsorganisatie.
3. Aantoonbare kennis van de Archiefwet aanpalende regelgeving en de uitvoeringpraktijk.
4. Aantoonbare kennis van wettelijke kwaliteitsnormen voortkomen uit de Archiefwet en standaarden binnen het informatiebeheer.
5. Aantoonbare werkervaring met het inregelen van selectie en vernietiging in applicaties.

1. Afgeronde opleiding op het gebied van informatiebeheer. Bijvoorbeeld SOD 1 en of 2 of HMDI.
2. Aantoonbare werkervaring met het inrichten van digitale archivering in decentrale applicaties en samenwerkingsplatvormen zoals MS-teams.
3. Aantoonbare werkervaring met het beheer van netwerkschijven en/of het uitfaseren van het gebruik daarvan binnen overheidsorganisaties waarbij rekening moet worden gehouden met wettelijke kaders.
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie.
5. Beschikbaar per 7 juni 2022.

- Analytisch vaardig
- Hoge mate van omgevingssensitiviteit
- Proactieve houding en intern ondernemerschap
- Teamspeler
- Communicatief vaardig
- Doelgericht, gedreven en enthousiasmerend

Locatie: Zeist
Startdatum: Zo spoedig mogelijk
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: 2 maal 3 maanden
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 27-05-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland woensdag 1 juni 2022.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.