Managementondersteuner

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Managementondersteuner.

Omschrijving opdracht:
In deze functie zal je onder andere:
- een complexe agenda bijhouden en afspraken maken;
- bijeenkomsten, vervolgbijeenkomsten en vergaderingen organiseren, van het reserveren van zaalruimte en catering tot controleren of alles in orde is;
- inkomende vragen via meerdere kanalen (mail, telefoon en persoonlijk) aannemen en verdelen én zelfstandig veelvoorkomende vragen afhandelen;
- (telefonische) contacten onderhouden met in- en externe instanties en personen;
- bezoekers ontvangen;
- correspondentie, memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten of handgeschreven exemplaren verzorgen;
- documenten, correspondentie, gegevens en rapporten archiveren en beheren;
- dienstreizen regelen, van vervoersmiddel tot verblijfslocatie.

Omschrijving opdrachtgever:
De missie van de NCTV is om bij te dragen aan een veilig en stabiel Nederland door dreigingen te onderkennen en de weerbaarheid en bescherming van vitale belangen te versterken, met als doel het voorkomen en beperken van maatschappelijke ontwrichting. Als coördinator zorgt de NCTV voor de strategische verbinding tussen alle betrokken spelers in het Nederlandse veiligheidsdomein, voor het reduceren van nationale veiligheidsrisico’s en - als het erop aan komt - het beheersen van nationale crises. De NCTV monitort ernstige dreigingen van alle aard maar richt zich in zijn aanpak op de security aspecten. Op dit moment ligt de focus op terrorisme en cyber- en statelijke dreigingen. Te midden van technologische ontwikkelingen, geopolitieke verschuivingen, andere maatschappelijke verhoudingen en verwachtingen van de samenleving, moet de NCTV optimaal kunnen inspelen op complexe en veranderlijke dreigingen tegen de nationale veiligheid. In de koude fase, als er geen incident of crisis is, stelt de NCTV de veiligheidsp rtners in staat om aan de hand van dreigingsbeelden en beleidsevaluatie te bezien of beleidsinzet en maatregelen gewijzigd of geïntensiveerd moeten worden. De organisatie is in deze fase gericht op het prepareren en versterken van het netwerk. In een warme fase is de NCTV vanuit de verantwoordelijkheid voor de nationale crisiscoördinatie de organisatie die besluiten over overheidsoptreden voorbereidt, het netwerk leidt en verantwoordelijk is voor de crisiscommunicatie. In al het werk van de NCTV staan de maatschappelijke opgaven centraal en de nieuwe organisatiestructuur ondersteunt deze werkwijze. NCTV’ers werken aan maatschappelijke opgaven (MO’s) in de vorm van inhoudelijke programma’s en projecten. Deze werkvormen zijn per definitie tijdelijk en flexibel. Naast de flexibele programma’s, is een aantal vaste taken die in de kern van de NCTV-organisatie zijn geplaatst (analyse, bedrijfsvoering, strategie/staf, crisisbeheersing en - communicatie). Vanuit de kernonderdelen wordt ook bijgedragen aan de programm ’s en projecten.

Interviewcriteria:
- Kandidaat weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen;
- Kandidaat is deskundig en in staat zijn kennis en ervaring snel in te zetten;
- Kandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren;
- Kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig;
- Past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen klein team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten).

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

1. De kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO(+) niveau.
2. De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als (directie)secretaresse binnen een organisatie met meer dan 50 werknemers.
3. De kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
4. De kandidaat heeft een goede beheersing van het MS-office pakket (Outlook, Word, Excel en Powerpoint), iBabs Excell.
5. De kandidaat heeft de mogelijkheid om bij wederzijdse goedkeuring in dienst te treden bij NCTV.

1. De kandidaat heeft minimaal 4 jaar relevante werkervaring met het bieden van managementondersteuning op binnen de Rijksoverheid.
2. De kandidaat heeft een afgeronde opleiding in de richting van administratie of op secretarieel gebied.
3. Aantoonbare werkervaring bij een crisisorganisatie of in vergelijkbare hectische werkomgeving.

Locatie: Den Haag
Startdatum: z.s.m.
Duur: 5 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 01-09-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: z.s.m.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.