Managementassistent VTH

Voor de Gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een Managementassistent VTH.

Omschrijving opdracht:
Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH) zorgt ervoor dat zoveel mogelijk Utrechters en bezoekers de regels naleven. Dat doen we voor een leefbare en veilige stad. VTH kent drie afdelingen met een eigen secretariaat, die 3 secretariaten vormen samen het Officemanagement van VTH. Je taken zijn:
• Dat je de secretariaatsmailbox beheert en verzoeken zelfstandig afhandelt. Je samen met collega’s zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk overgenomen kan worden;
• Je afdelings- en/of management-overleggen notuleert en afspraken bewaakt;
• Proactief de agenda en soms ook de mailbox van de teamleiders beheert;
• Je proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleert en zorgt voor opvolging;
• Je bijeenkomsten organiseert en vergaderzalen reserveert;
• Je ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de Outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten; Jij bent:
• Je hebt aantoonbare ervaring als managementassistent in een dynamische politieke omgeving;
• Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Office 365) en iBabs. Daarnaast heb je geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
• Je hebt ervaring met het werken in teamverband;
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

1. Je hebt de opdracht gelezen en je gaat akkoord met de inhoud van het profiel en deze inhuuruitvraag.
2. Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent in een dynamische politieke omgeving
3. Je hebt aantoonbare ervaring met MS-Officepakketten (Office 365) en iBabs
4. Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk

1. Je beschikt bij voorkeur over hbo werk- en denkniveau

Locatie: Utrecht
Startdatum: 31-10-2022
Duur: 1-3-2022
Optie op verlenging: Ja
Inzet: 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 27-10-2022
Sluitingstijd: 9.00
Intakegesprek: op 31 oktober of 1 november

- CV in "Word-formaat" geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de "ik-vorm", waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.