Managementassistent Programmabureau, Project Corona (payroll)

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Managementassistent Programmabureau, Project Corona (payroll).

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Jouw functie
Het programmabureau, onderdeel van de tijdelijke programma organisatie Corona GGD &GHOR Rotterdam Rijnmond is op zoek naar een managementassistent. Je levert actief een bijdrage aan het programma.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Ondersteunen van het projectteam bij uitvoering van activiteiten m.b.t. programmabureau
• Agenda- en locatiebeheer
• Voorbereiden, plannen en bijwonen van (spoed)overleggen, zoals aanmaken van vergaderlinks in MS-teams, reserveren vergaderruimtes in- en extern en notuleren.
• Bijhouden centrale mailbox van het project.
• Verzenden en archiveren van projectdocumentatie.
• Actualiseren adreslijsten en bestanden.
• Afstemmen activiteiten met projectsecretaris en eventuele andere managementassistenten binnen de organisatie.
• Deelnemen en betrokken zijn bij diverse projecten van het programmabureau.

Het programma
Het programmabureau faciliteert de Corona-organisatie in praktische zin. We houden ons bezig met advisering en uitvoering van de bedrijfsvoering van de Rotterdamse Corona-organisatie, en in het bijzonder: HR, ICT, inkoop, huisvesting, financiën, juridische zaken en informatiebeheer en interne communicatie. We geven bijvoorbeeld uitvoering aan: vastlegging en bewaking van middelen, contracten en opdrachten. Daarnaast zorgen we ervoor dat we voldoende op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in de programma-organisatie, zodat we kunnen ‘meebewegen’ en proactief kunnen adviseren.

De organisatie
De GGD&GHOR hebben gezamenlijk de taak de publieke gezondheid van de inwoners van de regio Rotterdam-Rijnmond te beschermen. Onder leiding van de Directeur Publieke Gezondheid (DPG) is de gezamenlijke programmaorganisatie COVID19 opgezet.
Deze organisatie heeft drie doelen:
• Zicht op het virus
• Beschermen van de kwetsbaren
• Zorgcontinuïteit

Jouw profiel
De competenties die bij deze rol horen zijn:

• Je bent klantgericht en je hebt een goed aanpassingsvermogen;
• Je bent proactief, kunt urgentie bepalen en voorstellen doen;
• Je bent accuraat en een echte teamplayer, samen met jouw collega’s houd je de managers op de hoogte van alle bijzonderheden;
• Je weet goed om te gaan met de hectiek en de dynamiek die de Corona-organisatie en transitie met zich meebrengt. Zo schakel je makkelijk bij ad-hoc werkzaamheden;
• Bij weerstand houd jij je hoofd koel, overzie je de situatie en zoek je naar een passende oplossing.

1. Je gaat ermee akkoord dat deze opdracht op basis van payroll wordt ingevuld. Dit betekent dat je gedurende de opdracht bij ons in dienst komt.
2. Een afgeronde MBO-4 opleiding;
3. Aantoonbaar vaardig in het gebruik van Outlook, Word en Excel. De kandidaat dient met werkervaring uit het verleden aan te kunnen tonen dat de kandidaat over deze vaardigheden beschikt.

1. Afgeronde opleiding Secretarieel Medewerker of vergelijkbaar;
2. Drie jaar ervaring binnen de afgelopen 10 jaar met secretariële werkzaamheden binnen een overheidsinstelling;
3. Relevante werkervaring opgedaan in een crisis- of hectische werkomgeving.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: Z.s.m. Naar verwachting begin maart 2023
Duur: t/m 30-6-2023
Optie op verlenging: 6 x 4 maanden
Inzet: 28-32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 15-2-2023
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: De verificatiegesprekken zullen worden gehouden in week 8.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.