Managementassistent Jongerenloket *Payroll*

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Managementassistent Jongerenloket *Payroll*

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP-er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Jouw functie
De managementassistent ondersteunt, net als de andere managementassistenten, de afdeling en het afdelingshoofd, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken. Ook zorgt de managementassistent voor representatieve activiteiten voor de teams en/of medewerkers.
Andere taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailing t.b.v. de afdeling, boeken van ruimtes en het bewaken van de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Tot slot is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (o.a. verzamelen van gegevens) een belangrijk onderdeel van het takenpakket net als het kunnen verwerken van interne aanvragen waarbij financiële afhandeling nodig is. Verder ben je volledig thuis in het digitaal vergaderen met MS Teams. De managementassistent bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden en brengt indien nodig aanpassingen aan. Daarnaast doet hij/zij binnen de speelruimte van het eigen vakgebied verbetervoorstellen. De managementassistent heeft een proactieve houding en een representatieve instelling.

Dit ga je doen:
- Je zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingshoofd op orde is.
- Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
- Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand;
- Je hebt overzicht over afdelingsbrede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier pro-actief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende personeelsgesprekken voor de afdelingshoofd en het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling.

Je pakt administratieve taken op:
- Je doet bestellingen in ons inkoopsysteem, indien de verantwoordelijke collega afwezig is of indien nodig;
- Je beheert mailbox(en)
- Je bewaakt procedurele afspraken en je doet waar nodig verslaglegging;
- Op orde houden van alle ondersteunende faciliteiten. Zoals bijv. aanmaken bestelaanvragen, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van overige faciliteiten.

Jouw profiel
Je houdt van aanpakken en je kunt goed zelfstandig werken, maar daarnaast zoek je ook de verbinding op. Je hebt overzicht over afdelingsbrede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en je levert hier proactief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling. Je hebt een resultaatgerichte en dienstverlenende instelling en je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. Daarbij blijf je oog houden voor samenwerking met verschillende partners. Ook ben je flexibel en stressbestendig en denk je in oplossingen. Je bent opmerkzaam en werkt integer. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en ben je in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden. Je hebt ervaring in het werken in een politiek en dynamische omgeving en kunt je gemakkelijk aanpassen aan snel veranderende omstandigheden.

De afdeling
Het Jongerenloket adviseert en ondersteunt jongeren van 16 tot 27 jaar op weg naar een zo groot mogelijke sociale en economische zelfstandigheid. Onze dienstverlening richt zich op Rotterdamse jongeren die veelal een opeenstapeling aan problemen kennen. We ondersteunen deze jongeren door inzet van de mogelijkheden op het gebied van onderwijs, werk, inkomen en zorg, of een combinatie hiervan.

Onze organisatie
Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert maximale ontplooiing van talent in een gezond lichaam. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. Het streven is dat iedereen zijn talent ontwikkelt, leert en/of werkt, maatschappelijk actief is als leren of werken niet kan en zorgt voor de eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden. Of intensievere zorg waar echt noodzakelijk. Dat doen we in opdracht van het college en gebiedscommissies en samen met maatschappelijke partners.

1. Je bent minimaal in het bezit van een afgeronde Mbo-4 opleiding;
2. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als managementassistente opgedaan in de afgelopen drie jaar;
3. Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam; en specifiek een afdelingshoofd.
4. Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, dit blijkt uit je CV

1. Je hebt ervaring met het organiseren van afdelingsbijeenkomsten en MT-retraites;
2. Je hebt minimaal 6 maanden ervaring met Oracle;
3. Je hebt minimaal 6 maanden ervaring op de afdeling jongerenloket;
4. Je hebt ervaring in een gemeente met minimaal 250.000 inwoners.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: Zo snel mogelijk, naar verwachting medio maart
Duur: 9 maanden
Optie op verlenging: n.v.t.
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 09 03 2023
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: De verificatiegesprekken zullen worden gehouden in de periode van week 10.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.