Managementassistent GS

Voor Provincie Flevoland zijn wij op zoek naar een Managementassistent GS.

Opdracht:
Als managementassistent zorg je er voor dat de leden van gedeputeerde staten (GS) hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Daarvoor draag je zorg voor het beheer van agenda’s en mail en bereid je uiteenlopende besprekingen voor. Je houdt de werkdossiers bij en je draagt zorg voor afhandeling van telefonische contacten en maakt afspraken. Je geeft algemene administratieve en of organisatorische ondersteuning. Je zorgt ervoor dat de bestuurders voor overleggen op tijd de relevante informatie hebben. Verslaglegging kan ook tot de taken behoren.Een zeer afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid waarin je jouw kennis en kunde, enthousiasme en teamspirit kunt inzetten ter ondersteuning van leden van gedeputeerde staten. Van jou wordt verwacht dat je je flexibel/collegiaal opstelt wanneer het gaat om samenwerking/uitvoering van andere taken binnen het secretariaat.De opdracht is voor minimaal 2 dagen per week, met een mogelijke uitloop naar 3 tot 4 dagen per week.

Omschrijving opdrachtgever:
Als managementassistent maak je deel uit van de eenheid bestuur, de stafafdeling die primair het dagelijks bestuur op; diverse beleidsterreinen ondersteunt. De eenheid zorgt ervoor dat de leden GS en de CdK hun taken en bevoegdheden optimaal kunnen uitvoeren.De eenheid bestaat onder andere uit een team van bestuursadviseurs, het kabinet van de commissaris, Public Affairs (Strategische Betrekkingen) en overall strategische adviseurs. Deze houden zich bezig met thema’s als kwaliteit openbaar bestuur, veiligheid, representatie, bestuurlijke integriteit, ondermijning en burgemeesterszaken.

1. Werkzaamheden vinden zoveel mogelijk op het provinciehuis in Lelystad plaats
2. Bij de uitvoering van de opdracht worden wel IT-middelen ter beschikking gesteld (mits beschikbaar)
3. Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en goede kennis van de Engelse taal
4. Volledige beschikbaarheid van minimaal 16 uur per week bij aanvang van de opdracht
5. Beschikbaar per 3 januari 2022
6. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk).

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in de richting van secretarieel/office management.
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 als managementassistent in een complexe bestuurlijke omgeving bv. als ondersteuning van een College van B&W Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar.
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook) verslaglegging en opstellen zakelijke brieven (Word en Excel).
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare kennis van en werkervaring met representatie en protocol (binnen een GS- secretariaat gebruikelijke procedures) binnen een bestuurlijke omgeving in de afgelopen 5 jaar.
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een (semi-)overheidsinstantie.

- Je bent servicegericht
- Je hebt gevoel voor verhoudingen
- Je kunt, als het moet, op de voorgrond treden, maar weet ook op de achtergrond te opereren om alles in goede orde te laten verlopen
- Je bent flexibel, initiatiefrijk
- Je bent een zelfstandig persoon die gewend is om in een politiekbestuurlijke omgeving te werken
- Je weet om te gaan met personen met diverse achtergronden en maatschappelijke posities
- Je hebt zeker geen negen tot vijf mentaliteit
- teamwork is je op het lijf geschreven
- Je kunt makkelijk wisselen van rollen met je collega's
- Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie
- Je hebt een flexibele werkhouding
- Je bent stressbestendig
- Je kunt goed hoofd en bijzaken onderscheiden.

Locatie: Flevoland
Startdatum: 10 januari 2022
Duur: 3 maanden
Optie op verlenging: 2 maal 6 maanden
Inzet: 16 - 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 16-12-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de provincie zijn gepland op dinsdag 21 december 2021 tussen 9.00 uur en 12.00 uur. Deze gesprekken vinden plaats via MS Teams.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.