Management ondersteuner

Voor Woerden zijn wij op zoek naar een Management ondersteuner.

Opdracht:
In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust. Van ad hoc werkzaamheden krijg jij energie en jouw positieve persoonlijkheid past goed binnen het team. Als management ondersteuner zet je jouw organisatietalent in ter ondersteuning van 5 teammanagers. Jij bent de solide basis van de teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen! Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt.

Je hebt een afwisselend takenpakket:
Agenda- en emailbeheer
- Complex agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
- Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.
Ondersteuning bij (personeels)administratie
- Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
- Aan- en afmelden van personeel.
- Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
- Ondersteunen manager bij aanvraag vrije dagen, declaraties, ziek-/betermeldingen.
- Maken van vakantieplanningen.
- Facturen coderen.
Overige taken
- Notuleren (team)overleggen
- Representatie bij jubilea, afscheid, e.d.
- Organiseren van teamdagen.
- Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en verzorgen voorzieningen.
- Samenwerking en onderlinge vervanging met de overige drie management ondersteuners.
- Verdere voorkomende taken.

Omschrijving opdrachtgever:
Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner/secretaresse
2. BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel
3. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4

1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner/secretaresse
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheid als management/secretarieel ondersteuner
3. Aantoonbare werkervaring met Decos Join
4. Uiterlijk beschikbaar voor 24 uur per week per 1 juni 2023.

- Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, een zelfstarter en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen email en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken todo lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.Maar je bent ook samenwerkend, proactief en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken
- “Kom maar op!” Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je bent stressbestendig, flexibel en verliest nooit het overzicht.Jij bent iemand die in oplossingen denkt en ook nog eens stressbestendig is. Kortom, een rots in de branding!

Locatie: Woerden
Startdatum: Z.s.m.
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: 2 maal 6 maanden
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 12 mei 2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 19 mei 2023, tot tussen 13:00 en 15:00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.