Management Ondersteuner

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Management Ondersteuner.

Omschrijving opdracht:
De huidige capaciteit aan managementondersteuning is gezien de groei van de werkzaamheden van de directie niet toereikend en behoeft uitbreiding.
Als Management Ondersteuner voer je alle voorkomende werkzaamheden uit die terechtkomen op een secretariaat. Zo beheer je de agenda van de plaatsvervangend directeur en het hoofd staf maar organiseer je ook vergaderingen. Zo zorg je voor de planning van tijden en ruimtes maar zorg je ook voor de voorbereiding zoals de beschikbare stukken van (digitale) vergaderingen voor de programmadirectie. Dit kunnen interne periodieke vergaderingen zijn maar ook bijeenkomsten met externen. Je ontvangt de gasten en begeleidt ze naar de juiste plek in het pand. Je stelt agenda’s op voor vergaderingen en zorgt voor een kort verslag waar nodig. Je denkt vooruit en helpt ervoor te zorgen dat een nieuwe collega wordt verwelkomd met een bloemetje, dat een verjaardag niet wordt vergeten en dat er aandacht wordt besteed aan een zieke collega.
Het werk omvat ook administratieve taken. Denk hierbij aan het doen van kleine bestellingen, het bijhouden van de afdelings-mailbox, factuur controle of bijhouden van verschillende overzichten. Als Management Ondersteuner plan en organiseer je veel, hou je voortdurend vinger aan de pols om er zeker van te zijn dat alles goed gaat en werk je graag samen met verschillende collega’s. Je weet wat er speelt binnen de programmadirectie en zorgt ervoor dat er zorgvuldig wordt gehandeld bij gevoeligheden.
Omdat we met zijn allen aan een gezamenlijke opdracht werken zet je je talenten ook in op andere vlakken en spring je collegiaal bij waar je kan helpen.

Omschrijving afdeling:
De functie van Management Ondersteuner valt onder de Staf van de Programmadirectie. Deze staf is verantwoordelijk voor alle thema-overstijgende ondersteuning. Onder deze staf vallen naast Management Ondersteuning ook: secretarissen, communicatieadviseurs, een jurist en een tekstschrijver. Gezamenlijk ondersteunen we de verschillende thema’s in het behalen van hun doelen.

Omschrijving opdrachtgever:
Programmadirectie Evaluatie en Verantwoording COVID-19 (DEV)
De coronapandemie heeft geleid tot een wereldwijde crisis. De programmadirectie Evaluatie en Verantwoording COVID-19 is opgericht om de evaluatie van en verantwoording over de Nederlandse aanpak van de coronacrisis interdepartementaal te coördineren. Vanuit onze overkoepelende blik signaleren wij kansen en agenderen wij knelpunten. Wij werken grenzeloos samen met en voor de overheid én de samenleving. Wij stellen daarbij de opgave centraal en zijn faciliterend aan anderen.
Vanuit de opgave evalueren, halen, verrijken en delen wij kennis en expertise over de aanpak van de coronacrisis met professionals en burgers. Wij streven ernaar dat de geleerde lessen worden benut ten behoeve van toekomstig beleid en publieke verantwoording over de aanpak van de coronacrisis en andere domein overstijgende crises en opgaven met een vergelijkbare maatschappelijke impact.
Vanuit de opgave verantwoorden, hebben wij een agenderende rol in ambtelijke voorbereiding van de besluitvorming rond de verantwoording over de aanpak van de coronacrisis. Wij coördineren de parlementaire verantwoording, de archivering en openbare ontsluiting van belangrijke documenten over de crisisaanpak. Door het bewaren en toegankelijk maken van informatie over de aanpak van de coronacrisis krijgt dit een plek in onze Nederlandse geschiedenis. Zo trekken wij profijt uit de geleerde lessen over de aanpak van de coronacrisis en wordt deze kennis onderdeel van het nationale cultureel erfgoed.
Wij werken aan vijf thema’s:
- Samen met professionals en burgers halen, verrijken en delen van lessen uit de aanpak van de coronacrisis ten behoeve van andere en toekomstige domein overstijgende crises en opgaven (thema Evaluatie Samenleving en COVID-19).
- Interdepartementaal coördineren van de parlementaire enquête naar de aanpak van de coronacrisis (thema Parlementaire Verantwoording COVID-19).
- Interdepartementaal coördineren van de Wob- en Woo-verzoeken over de aanpak van de coronacrisis (thema Coördinatie Wob/Woo COVID-19).
- Interdepartementaal coördineren van het juist archiveren van belangrijke informatie over de aanpak van de coronacrisis (thema Hotspot archivering COVID-19).
- In beeld brengen welke feitelijke gebeurtenissen en formele besluiten plaats hebben gevonden tijdens de coronacrisis, als basis voor publieke verantwoording (thema Tijdlijn reconstructie COVID-19).

Interviewcriteria:
- De uiteenzetting op welke wijze jij invulling geeft aan competentie: Plannen en organiseren.
- De uiteenzetting op welke wijze jij invulling geeft aan competentie: Voortgangscontrole.
- De uiteenzetting op welke wijze jij invulling geeft aan competentie: Organisatiesensitiviteit.
- De uiteenzetting op welke wijze jij invulling geeft aan competentie: Samenwerken.
- Je past binnen het team en de organisatie.

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.