Management assistent

Voor Gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een Management assistent.

Opdracht omschrijving:
Het Officemanagement VTH is, ter vervanging bij zwangerschapsverlof, op zoek naar een collegiale duizendpoot, een collega waar we op kunnen bouwen, die graag naar kantoor komt voor het werk.
Ben jij de nieuwe collega die zich niet laat afschrikken door onderstaande werkzaamheden én werkzaamheden welke niet worden genoemd maar waar toch ad hoc om kan worden verzocht?

Je taken zijn:
- Je beheert proactief de agenda en volle mailboxen van 2 teamleiders en denkt daarbij steeds een paar stappen vooruit;
- Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken;
- Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen;
- Je organiseert samen met de secretarissen de zgn. Omgevingsoverleggen en verzorgt de uitnodigingen en vergaderstukken;
- Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de 2 teamleiders. Dit betreft bijvoorbeeld ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
- Je ondersteunt het team Vergunningen Gebouwde omgeving door agenda en verslag te verzorgen van de teamoverleggen.

1. Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau
2. Je hebt ervaring met Office 365
3. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

1. Je tenminste 3 jaar ervaring als managementassistent (secretaresse) in een dynamische omgeving. We zoeken géén starter.
2. Je hebt ervaring met Squit.
3. Je hebt ervaring met iBabs

Locatie: Utrecht
Startdatum: 13-03-2023
Duur: 01-08-2023
Optie op verlenging:
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 01-03-2023
Sluitingstijd: 9.00
Intakegesprek: Gesprekken zijn gepland op dinsdag 7 maart en/of woensdag 8 maart. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

- CV in "Word-formaat" geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de "ik-vorm", waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.