M365 functioneel beheerder

Voor Provincie Overijssel zijn wij op zoek naar een M365 functioneel beheerder

Opdracht omschrijving:
Als M365 beheerder ligt er enerzijds een belangrijke taak om te zorgen voor het onderhouden van wat live staat en een stuk kennisoverdracht naar de interne (functioneel) beheerders. Anderzijds draag je bij aan de implementatie van het project DA’S Samenwerken en daarmee de brede uitrol van SharePoint, OneDrive en Teams. Als M365 beheerder richt je je onder andere op de volgende werkzaamheden:
- Gebruikersondersteuning en opleiding;
- Kennisoverdracht naar de interne (functioneel) beheerders;
- Afhandelen 2e lijns meldingen;
- Opstellen/actualiseren van inrichtingsdocumentatie;
- Begeleiding bij functionele- en gebruikers acceptatie testen;
- Intakes met business onderdelen voor de gewenste inrichting van de team sites inclusief autorisaties, rollen, documentbibliotheken etc.;
- Functioneel inrichten van de M365 omgeving conform de richtlijnen die met het project zijn afgesproken.

Project:
Als M365 beheerder werk je samen met het Microsoft 365 beheerteam en het project DA’S Samenwerken. Het M365 beheerteam van Overijssel bestaat op dit moment uit zes beheerders. Als lid van het M365 beheerteam word je ingezet ten behoeve van het reguliere functioneel 2de lijns beheer van de Microsoft 365 omgeving en het project DA’S Samenwerken. Standaard vragen en verzoeken worden zoveel mogelijk opgevangen door de 1ste lijn. Het werkveld beslaat dus voornamelijk beheerwerkzaamheden, autorisatieverzoeken en daarnaast een stuk ondersteuning van het projectmatig ontwikkelwerk (inrichten M365).
Voor het project DA’S Samenwerken ligt een implementatieplan ten uitvoer waar in twee fasen M365 wordt geïmplementeerd in de organisatie van circa 1300 medewerkers. Het betreft dan de implementatie van MS Teams, SharePoint en OneDrive. In de eerste fase is er met een kleine groep iteratief gestart. Mede op basis van de ervaringen vanuit deze eerste fase is wordt de twee fase vormgegeven waarbij het doel is om uiterlijk 31-12-2022 de gehele organisatie te laten werken met MS Teams, SharePoint en OneDrive. Deze uitrol is inmiddels gestart. Belangrijk om te weten is dat de medewerkers beschikken over een zakelijke laptop waarop een ‘eenvoudige’ variant van Teams beschikbaar is en ook de mailomgeving inmiddels gemigreerd is naar de cloud. Daarnaast heeft een deel van de organisatie ervaring heeft met het werken met SharePoint Online vanuit een pilot die in 2019 is gestart. Inmiddels is er al een aantal sites aangemaakt en werkt een deel van de medewerkers samen via het SharePoint Online samenwerkplatform. Zoals bij de situatieschets van de organisatie beschreven staat, is de provincie aangesloten bij het Shared Service Centrum ONS. Zij doen onder andere het technisch beheer voor provincie Overijssel en zorgen ook voor een stuk basisinrichting van de tenant. Denk hierbij aan de inrichting van Conditional Access en andere privacy en security aspecten. De voorliggende opdracht richt zich dus echt op de functionele inrichting van SharePoint, Teams en OneDrive. Een belangrijk aandachtspunt is dat het project zich afspeelt in een bewegende context. Nog los van andere ontwikkelingen binnen de organisatie, zijn er alleen al op het Microsoft 365 platform meerdere ontwikkelingen die parallel lopen. Eén van die belangrijke ontwikkelingen in deze context is de invoering van zaakgericht werken dat in dezelfde periode wordt geïmplementeerd.

Verantwoordelijkheden/Resultaten
Als M365 beheerder ben je verantwoordelijk voor 2e lijns beheerwerkzaamheden en draag je bij aan het opbouwen van kennis en kunde van de interne beheerders. Daarnaast draag je voor een deel bij aan een succesvolle organisatiebrede uitrol van Teams, SharePoint en OneDrive.

Organisatie:
De ambtelijke organisatie van de provincie bestaat uit acht eenheden. Naast Bedrijfsvoering zijn dit Publieke Dienstverlening, Economie en Cultuur, Project- en Programmamanagement, Wegen en Kanalen, Bestuurs- en Concernzaken, Natuur en Milieu, Ruimte en Bereikbaarheid. De hoofden van deze eenheden zijn vertegenwoordigd in het Centraal Management Team (CMT) en de adjunct hoofden zijn vertegenwoordigd in het Bedrijfsvoeringsoverleg (BO). Er is een tweehoofdige directie (Directie-overleg, DO). De eenheid Bedrijfsvoering waar je voor komt te werken (verder: BV) stelt de kaders voor haar klantgroepen - de medewerkers, de leiding, de directie en het bestuur - en bedient deze optimaal in de bedrijfsvoering.

- Je hebt de afgelopen twee jaar geen arbeidsovereenkomst of geen tijdelijke arbeidsovereenkomst bij de provincie Overijssel gehad.-
- Je bent inzetbaar vanaf 3 oktober 2022 tot en met 31 maart 2023 voor 32 uur per week
- Je beschikt aantoonbaar over tenminste een afgeronde hbo opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.
- Je beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring met het functioneel beheer en onderhoud van Microsoft 365 in de periode 2015 tot heden en geeft hiervoor relevante referenties aan. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting dat je met betrekking tot de gevraagde werkervaring aan deze eis voldoet.
- Je beschikt aantoonbaar over werkervaring met het functioneel beheer en onderhoud van SharePoint, OneDrive en Teams in middelgrote (100 tot 500 medewerkers) en grote (500 of meer medewerkers) organisaties en kan dit aantonen door twee opdrachten te beschrijven waaruit dit blijkt. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) minimaal 2 projecten in uw toelichting en welke rol en taak je als kandidaat daar in heeft gehad.

- Je hebt aantoonbare werkervaring met het functioneel beheer op andere Microsoft 365 toepassingen zoals Visio, PowerBI en Outlook. Aantoonbaar door een actieve rol in dergelijke beheerwerkzaamheden en een referentie waaruit een succesvolle implementatie blijkt.
- In de opdrachtbeschrijving vragen we om kennisoverdracht naar onze interne organisatie. Beschrijf in de toelichting wat uw aanpak is om te zorgen dat de kennis en kunde met betrekking tot de M365 omgeving geborgd wordt bij de interne beheerders. Houdt hierbij rekening met het feit dat de M365 omgeving in beweging is en de functioneel beheerders ook een groot deel van hun tijd besteden aan implementatie van het project DA’S Samenwerken.
- Beschrijf in de toelichting beknopt welke kwaliteiten u nodig acht om deze opdracht succesvol uit voeren. Geef met concrete voorbeelden aan hoe u over deze kwaliteiten beschikt.

• dienstverlenend;
• doede communicatieve vaardigheden
• teamplayer;
• oplossingsgericht binnen de kaders en het beleid van de organisatie.