M365 bewstwordings-specialist

Voor Provincie Overijssel zijn wij op zoek naar een M365 bewstwordings-specialist

Organisatie:
De ambtelijke organisatie van de provincie bestaat uit acht eenheden. Naast Bedrijfsvoering zijn dit Publieke Dienstverlening, Economie en Cultuur, Project- en Programmamanagement, Wegen en Kanalen, Bestuurs- en Concernzaken, Natuur en Milieu, Ruimte en Bereikbaarheid. De hoofden van deze eenheden zijn vertegenwoordigd in het Centraal Management Team (CMT) en de adjunct hoofden zijn vertegenwoordigd in het Bedrijfsvoerings Management Team (BMT). Er is een tweehoofdige directie (Directie-overleg, DO). Het team Informatievoorziening en Digitalisering valt onder de eenheid Bedrijfsvoering. Het team bestaat nu uit ongeveer 30 medewerkers, maar het team is volop in ontwikkeling en aan het groeien omdat de organisatie van I&D nieuw is opgezet.

Project:
In 2022 is bij de provincie op basis van M365 de ‘samenwerkingsomgeving’ in gebruik genomen. Deze bestaat uit OneDrive voor het opslaan van persoonlijke bestanden en MSTeams voor videobellen, chatten en samenwerken aan bestanden. In de samenwerkingsomgeving werken de medewerkers van de provincie eenvoudig samen, kunnen ze makkelijk communiceren en bestanden maken en delen, ook met onze externe partners. Naast een nieuwe samenwerkingsomgeving is er ook een zaaksysteem in gebruik voor de dienstverlenende processen en besluitvorming. Bij de implementatie van de samenwerkingsomgeving is met algemene trainingen de eerste adoptie vormgegeven door een externe partij. In 2023 focussen we ons op meer specifieke en organisatiegerelateerde onderwerpen die de medewerkers helpen de samenwerkingomgeving optimaal in te zetten bij de uitvoering van hun werk. Daarvoor is begin 2023 een globale roadmap opgesteld.

Opdracht omschrijving:
Als M365- bewustwordings-specialist werk je binnen BVI&D nauw samen met de medewerker kennismanagement en bewustwording. Samen met haar en de domeinmanager ‘Samenwerken’ ga je verder vorm geven aan de bewustwordingscampagne als vervolg op de algemene trainingen om de organisatie verder te helpen in het gebruik van de samenwerkingsomgeving. Dit op basis van de behoefte die we constateren in de organisatie. Hiervoor maken we o.a. gebruik van een klankbord. Op een creatieve manier en met verschillende communicatie-uitingen die aansluiten bij de doelgroepen daag je de organisatie verder uit in het gebruik van samenwerkingsomgeving. Ook de interactie met het zaaksysteem en aandacht voor digitale vaardigheden kunnen daar onderdeel vanuit maken.

Verantwoordelijkheden/Resultaten
Als M365- bewustwordings-specialist gericht op adoptie:
- Diep je de globale roadmap verder uit en doe je voorstellen voor promoties en campagnes rondom de samenwerkingsomgeving die passen bij de huidige behoefte van de organisatie.
- Stem je af met de domeinmanager Samenwerking over de invulling van de ‘roadmap’.
- Signaleer je samen met de medewerker kennismanagement eventuele (aanvullende) opleidingsbehoeften en bespreekt deze met de domeinmanager en/of HR.
- Werk je de contouren van de promoties en campagnes uit, zodat je hieraan samen met de medewerker kennismanagement invulling aan kunt geven.
- Draag je ideeën aan voor communicatie-vormen die passen bij de organisatie of doelgroep. Out of the box denken past daar bij.
- Zet je op basis van een roadmap zelf promotiemateriaal neer en draagt deze over aan de medewerker kennismanagement en bewustwording.|
- Pak je kansen voor promotie mee daar waar het gaat om algemene digitale vaardigheden of de interactie met het zaaksysteem.
Geef je samen met de medewerker kennismanagement verdere
- invulling aan de klankbord, zodat er een duurzame samenwerking en synergie met de medewerker kennismanagement van BVI&D ontstaat.
Zorg je voor kennisoverdracht naar de medewerker kennismanagement en bewustwording, zodat zij na 31 december 2023 zelfstandig aan de slag kan met de activiteiten zoals hierboven benoemd.

1. Je hebt de afgelopen twee jaar geen arbeidsovereenkomst of geen tijdelijke arbeidsovereenkomst bij de provincie Overijssel gehad.
2. De inzetbaar vanaf 4 augustus 2023 tot en met 31 december 2023 voor 16 uur per week
3. Je beschikt aantoonbaar over tenminste een afgeronde hbo-opleiding.
4. Je beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring met de implementatie en adoptie van SharePoint, OneDrive en Teams bij middelgrote (100+) organisatie(s) en ten minste één grote organisatie (750+) in de periode 2018 tot heden. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) minimaal 2 opdrachten in uw toelichting
5. Je beschikt aantoonbaar over minimaal 1 jaar werkervaring met de implementatie en adoptie van SharePoint en Teams in een organisatie van ten minste 100+ medewerkers waarin ook archivering van documenten op basis van dossiers en standaard M365 functionaliteit is ingericht in de periode 2020 tot heden.

1. Je weet op een creatieve en soms out of de box manier maar wel passend bij de organisatie medewerkers met campagnes uit te dagen in het gebruik van de samenwerkingsomgeving.
2. Je beschikt aantoonbaar over minimaal 1 jaar werkervaring met de implementatie en adoptie van SharePoint en Teams in een grote organisatie (750+) waarin ook archivering van documenten op basis van dossiers en standaard M365 functionaliteit is ingericht in de periode 2020 tot heden en kan dit aantonen door een opdracht te beschrijven waaruit dit blijkt.
3. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een overheid (zoals gemeente of provincie) in de periode 2020 tot heden, en onderkent daardoor het belang van AVG, duurzame toegankelijke informatie en archivering/dossiervorming.
4. Beschrijf in de toelichting beknopt welke kwaliteiten u nodig acht om deze opdracht succesvol uit voeren.
5. Je bent Microsoft 365 gecertificeerd op het niveau van Associate of hoger.

- goede communicatieve vaardigheden;
- pro actief;
- organisatiesensitief;
- creatief denken.

Locatie: Zwolle
Startdatum: 04-08-2023
Duur: 31-12-2023
Optie op verlenging: De opdracht kan na de initiële looptijd, in overleg tussen de Provincie Overijssel en de opdrachtnemer/kandidaat één of meerdere malen verlengd worden
Inzet: 16 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 13-07-2023
Sluitingstijd: 9.00
Intakegesprek: n.t.b

- CV in "Word-formaat" geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de "ik-vorm", waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.