Kwartiermaker Secretariaat

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Kwartiermaker Secretariaat.

Omschrijving dienst, aanleiding en doel:
Op 2 februari jl. heeft het Directie Team (hierna: DT) ingestemd met het tijdelijk aanstellen van een externe kwartiermaker voor het uitwerken van een aansturingsmodel voor het secretariaat bij DT&V.

Huidige situatie:
Het secretariaat van DT&V bestaat uit 6 directiesecretaresses. Organisatorisch en formatief vallen zij rechtstreeks onder een eigen afdeling of directie. Dit model heeft voor- en nadelen.
In 2020 heeft een extern bureau een onderzoek uitgevoerd onder genoemde secretaresses en DTleden met betrekking tot de samenwerking, de dagelijkse leiding, de coördinatie en de wederzijdse verwachtingen en wensen van betrokkenen. De bevindingen en uitkomsten zijn besproken met het DT en het secretariaat. Naar aanleiding van de uitkomst van de besprekingen heeft het DT besloten om een kwartiermaker aan te stellen.

Omschrijving werkzaamheden:
De kandidaat zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:
1. De kwartiermaker geeft dagelijks leiding aan het secretariaat.
2. De kwartiermaker brengt de voor- en nadelen in kaart die samenhangen met de hieronder geschetste 2 scenario’s ten aanzien van de aansturing van het secretariaat. Het DT maakt vervolgens op basis hiervan een keuze voor de te nemen vervolgstap naar een aansturingsmodel welke zowel een betere onderlinge samenwerking beoogt als een betere samenwerking met de DT-leden.

Uitwerking:
Ad 1. Het secretariaat heeft behoefte aan een ervaren kwartiermaker, die als people manager een heldere visie heeft op wat het secretariaat nu en in de toekomst nodig heeft. Iemand die de belangen van het secretariaat behartigt en in staat is het secretariaat als team inclusief Bedrijfsvoering verder te ontwikkelen (PES, uniformiteit e.d.). Hierbij mogen de belangen van de directeuren niet uit het oog worden verloren.
Ad 2. De kwartiermaker krijgt tevens de opdracht om samen met het DT en het secretariaat 2
aansturingsscenario’s uit te werken, waarbij per scenario de pro’s en contra’s in kaart worden
gebracht, inclusief de consequenties van de keuze ten aanzien van de P-verantwoordelijkheid.
Scenario 1 sluit aan bij de behoefte van het secretariaat en ontwikkelt zich in de richting van een door te ontwikkelen team onder aansturing van een nader te bepalen afdelingshoofd/directeur.
Scenario 2 sluit aan op de huidige situatie, waarbij iedere manager/directeur een eigen ondersteuning houdt en de secretaresse onder de eigen afdeling/directie blijft vallen.
De aan te stellen kwartiermaker moet beschikken over omgevingssensitiviteit, waarbij rekening wordt gehouden met de wensen en behoeftes van alle betrokken partijen in een politiek-bestuurlijk dynamische omgeving.
De kwartiermaker stuurt het directiesecretariaat zowel inhoudelijk als qua P-bevoegdheid aan.
Heldere communicatie op verschillende niveaus is hierbij van groot belang.

Omschrijving opdrachtgever:
MJenV draagt zorg voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, ongeacht hun levensstijl of opvattingen. MJenV werkt aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te geven en waar nodig in te grijpen in hun leven. Soms is dat een ingrijpende maatregel: we ontzetten ouders uit de ouderlijke macht of sluiten veroordeelden in. Soms worden nieuwe perspectieven geopend: we begeleiden gedetineerden bij hun terugkeer naar de samenleving en ondersteunen slachtoffers. Altijd zijn het ingrepen die alleen MJenV kan en mag doen. Recht raakt mensen.

Omschrijving directie/afdeling:
De Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) is sinds 1 januari 2007 belast met de uitvoering van de vreemdelingenwetgeving ter zake vertrek en uitzetting. De DT&V bevordert, organiseert en realiseert het daadwerkelijke vertrek uit Nederland van vreemdelingen zonder verblijfsrecht. Bij het uitvoeren van deze taak staat het stimuleren van het zelfstandige vertrek voorop. Zo nodig bereidt de DT&V het gedwongen vertrek van de vreemdeling uit Nederland voor. De DT&V voert haar taak uit in samenwerking met andere ketenpartners van de overheid die een taak hebben in het vertrekproces. De DT&V regisseert het vertrekproces op operationeel niveau. Taken die wettelijk zijn voorbehou

Tijdsverdeling:
De opdracht wordt binnen 6 maanden uitgevoerd. De kwartiermaker is fulltime (5 dagen per week) beschikbaar voor het dagelijks aansturen van het secretariaat en het uitwerken en presenteren van de scenario’s in een op te leveren eindrapport. Het eindrapport wordt gepresenteerd aan het DT.

Interviewcriteria:
- Kandidaat weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen.
- Kandidaat is deskundig en in staat zijn kennis en (werk)ervaring snel in te zetten.
- Kandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.
- Kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig.
- Past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten)

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

Locatie: thuis/Den Haag
Startdatum: zsm
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 05-10-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: ntb

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.