Kwartiermaker Regievoering Facilitair

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Kwartiermaker Regievoering Facilitair.

Omschrijving opdracht:
Het OM maakt in toenemende mate gebruik van facilitaire dienstverlening die wordt geleverd door rijkspartners. Dit vraagt om aanpassing van de organisatie en werkwijze van het OM: in de vorm van een landelijk aanspreekpunt op tactisch niveau voor zowel de eigen organisatie als de leverende rijkspartners. Om voor het OM de regie op de gehele facilitaire dienstverlening te kunnen voeren is samenwerking en afstemming met contractmanagers nodig binnen de afdeling inkoop.
In 2021 heeft de DVOM de eerste stappen gezet om ervaring op te doen met ‘wat nodig is’ om een tactische schakel te zijn tussen het operationeel niveau binnen de organisatie en de rijkspartners. Het is nu tijd voor een volgende stap: het zorgen voor structurele inrichting van dit tactisch niveau. Om deze ontwikkeling verder in gang te zetten is voor de periode van 1 jaar een kwartiermaker nodig. De kwartiermaker zorgt er voor, dat de nieuwe rol van facilitaire regie wordt ingepast binnen de organisatie. Dit vraagt om nauwe samenwerking en afstemming, rolvastheid en doorzettingsvermogen. Op deze manier draagt regie bij om vraag en aanbod soepel met elkaar te verbinden.
De functie richt zich op tactisch niveau o.a. op het monitoren van de kwaliteit van dienstverlening binnen de organisatie door structurele afstemming met de lokaal verantwoordelijken, het periodiek sluiten en monitoren van Dienstverleningsafspraken tussen de contracteigenaar bij het OM en de rijkspartner. En het voorzien van de strategisch vertegenwoordiger van informatie en analyses m.b.t. de kwaliteit, kwantiteit, kosten en risico’s. Daarmee is de regievoering zowel de horizontale als verticale verbinding in de organisatie. Samenwerking met de disciplines inkoop, contractmanagement en implementatiemanagement binnen DVOM is van groot belang.
Je hebt zicht op hoe de organisatie werkt, hoe de rijkspartners en externe leveranciers werken en je hebt ervaring met (het aansturen van) contractmanagement en/of regievoeren. Je komt te werken in een team dat uiteindelijk zal bestaan uit 2 fte.

Omschrijving werkzaamheden:
- Op tactisch niveau de kartrekker zijn om de regie functie facilitair verder in te richten en vorm te geven.
- Opstellen van een inrichtingsplan en functieprofiel, in afstemming met betrokkenen.
- Ondersteunen en adviseren van het afdelingshoofd en het management als het gaat om vraagstukken op facilitaire dienstverlening.
- Voeren van overleg met de facilitaire rijkspartners van het OM. Je zal daarbij optreden als tactisch escalatieniveau.
- Voeren van overleg met de strategisch vertegenwoordiger van het OM, proactief voorzien van informatie.
- Samenwerking en afstemming met de collega’s van de afdeling Inkoop, t.w. contractmanagement en implementatiemanagement.
- Je hebt kennis van en ervaring met opereren in politiek bestuurlijke omgeving, samenwerken met verschillende afdelingen en externe leveranciers, keten-en Rijkspartners.
- Je hebt kennis en ervaring in het werken van een regie organisatie en je hebt kennis van en ervaring met het facilitaire landschap.
- Je kunt tegenstrijdige belangen van verschillende partijen, zowel binnen als buiten je eigen organisatie goed managen.
- Je houdt rekening met de behoefte van de (interne) klant/collega, weet de verwachtingen in te schatten en gaat in samenspraak voor de best mogelijke oplossing, daarnaast ben je op de hoogte van en actief op zoek naar relevante ontwikkelingen en omgevingsfactoren binnen en buiten de facilitaire organisatie om deze kennis effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
- Je bent een netwerker pur sang, hebt een goed inlevingsvermogen en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden; Je werkt aan goede relaties met collega’s en derden en zoekt actief de samenwerking met betrokken partijen op.

Omschrijving directie/afdeling:
DVOM is de dienstverleningsorganisatie van het OM. Wij spelen, vaak ongemerkt, een grote rol in het dagelijkse werk van onze circa 5.000 OM-collega’s. Optimale ondersteuning, dat is wat ons drijft. Zodat iedere OM-collega probleemloos kan werken, elke dag opnieuw. Bij de DVOM werken gedreven professionals, met uiteenlopende achtergronden en werkervaring. We leveren een breed palet aan diensten waaronder financiële administratie, HR, huisvesting, inkoop en facilitaire ondersteuning. We hechten waarde aan een omgeving waar medewerkers zich gewaardeerd voelen, met plezier (samen)werken en volop ruimte krijgen voor hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.
Ben jij de gedreven en zelfstandige professional die op overtuigende en enthousiaste wijze je omgeving mee krijgt in het opzetten en professionaliseren van de regievoering op facilitaire dienstverlening? Overzie je het hele speelveld, voer je regie op de rijkspartners en werk je samen met contractmanagers om facilitaire dienstverlening voor het OM op hoger niveau te krijgen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Omschrijving opdrachtgever:
Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dat doen we samen met de politie en andere opsporingsdiensten. Bij strafbare feiten kan het gaan om overtredingen en misdrijven, variërend van winkeldiefstal tot moord. Na opsporing beslist het OM of het de zaak zelf verder afhandelt of dat verdachten voor de rechter moeten verschijnen. Het OM ziet toe op een correcte uitvoering van vonnissen: het betalen van geldboetes, het uitzitten van gevangenisstraffen of het uitvoeren van taakstraffen. Onze ruim vijfduizend medewerkers houden zich in alle gevallen bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor het OM zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Interviewcriteria:
- Je weet weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen.
- Je bent deskundig en in staat zijn kennis en ervaring snel in te zetten.
- Je laat zien dat jij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.
- Je kan je goed uitdrukken en is sociaal vaardig.
- Je past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen klein team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten).

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.