Kwartiermaker MS365

De samenleving raakt steeds meer gewend aan excellente dienstverlening via meerdere kanalen Natuurlijk kan Coolblue via chat, telefoon, app en mail worden benaderd. Dat een pakket binnen korte tijd wordt thuisbezorgd is normaal. De Rabobank heeft een app waarin de meest gevraagde diensten te vinden zijn. Online kun je op elk tijdstip je bankrekening checken, of de status van een hypotheekaanvraag bekijken. Vrijwilligers zorgen in sommige ziekenhuizen voor extra gastvrije gebaren voor de mensen die daar verblijven. Onze inwoners, ondernemers, zijn er net zoals wijzelf, onze collega’s, het college en raad aan gewend om centraal te staan bij dienstverleners. Terwijl wij als gemeente van oudsher gewend zijn om vanuit onze eigen processen, procedures, wetten en regels te denken. We doen dat op een klantvriendelijke manier, we scoren niet voor niets een 7,2 op onze dienstverlening. Dat is voor de toekomst echter niet meer genoeg.

Om dit te bereiken is het van belang dat inwoners en ondernemers merken dat onze organisatie ten dienste staat van de samenleving. We denken niet meer vanuit ‘regels en moeten’, we hebben aandacht voor ‘regelen en ontmoeten’. We willen een gedegen, professionele samenwerkingspartner zijn die meedenkt, ook als we een keer ‘nee’ moeten verkopen

Opdracht omschrijving
Winterswijk is een gemeente vol beweging en ambities. De focus ligt hierbij onder andere op het realiseren van een flexibele en wendbare bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering wordt hierbij zodanig ingericht dat ze haar dienstverlening waar kan maken. Gezien de snel veranderende maatschappij en de technologische ontwikkelingen is flexibiliteit op het vlak van processen, systemen en mensen gewenst. Daarbij geldt: hoe we het nu organiseren mag geen grote beperkingen opleveren voor de toekomst. Team Informatie in oprichting is op zoek naar een kwartiermaker voor het ontwerp (het design), alsook de transitie naar Microsoft 365 en Microsoft Azure diensten, passend binnen de gemeentelijke infrastructurele roadmap. Hierbij speelt vooral ook, naast de technische aspecten, de informatiekundige kant een belangrijke rol. Inhoudelijk wordt het projectteam samengesteld uit vakspecialisten en adviseurs uit team informatie i.o aangevuld met expert gebruikers uit de organisatie en vanuit Microsoft Support.

Verantwoordelijkheden
Als kwartiermaker M365 binnen het team Informatie i.o. adviseer je over de inrichting (governance), implementatie faseringen en realiseer je de borging van het (functioneel) beheer en de adoptie van de MS 365 en de Azurediensten. Jij bent de schakel tussen experts, gebruikers, beheerders en leveranciers. Jij bewaakt dat er pas iets wordt ingericht en/of geconfigureerd, wanneer daar een wijzigings-goedkeuring ligt en er is voldaan aan de (kwaliteits)eisen. Ook ondersteun je bij de implementatie van de moderne werkplek met MS 365. Je maakt onderdeel uit van het Team Informatie i.o. en hebt een aantal focuspunten, te weten:

• Samen met informatie-architect en andere experts, realiseer je een global design, waarin de basis inrichting wordt uitgewerkt voor de producten: Office 365 (Office 365 algemeen, exchange online, sharepoint sites [document libraries] voor bestandsopslag, MS Teams, social intranet via sharepoint, onde drive voor busines) en de Azure diensten (Azure Active Directory en Intune).
• Voor het implementatietraject MS 365 stel je een Plan van Aanpak op met diverse deelfaseringen.
• Je stelt met verschillende informatie-experts beleidskaders en spelregels op, vanuit informatievoorziening- en archiveringsvereisten.
• Je ondersteunt, na goedkeuring, bij het afstemmen en communiceren van de planning voor de uitrol;
• De MS 365 functionaliteiten worden door jou vertaald naar wat het oplevert voor de gebruikers en je zorgt dat de beschikbare functionaliteiten optimaal gebruikt gaan worden binnen de bestaande processen en de kaders van de huidige informatievoorziening.
• Als kwartiermaker MS 365 begeleid en regisseer je de verschillende deelprojecten.
• Jij borgt dat de gekozen inrichting overgedragen wordt aan de beheerorganisatie.
• Als coach begeleid je het opleidingstraject van MS 365-Functioneel Beheerders.

In het kort:

• Je adviseert de koers en de stappen in de transitie en ondersteunt de projectteams bij de inrichting en het gebruik van M365 voor het digitaal samenwerken.
• Je rapporteert aan de kwartiermaker IV, de CIO en het MT-directie

Je bent verantwoordelijk voor het structureren en vertalen van oplossingen naar een passende informatie architectuur in nauwe samenwerking met de informatie architect en recordmanager.