Informatiebeheer Specialist

Opdracht:
PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en
bestuurders van PZH raakt. 

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden: 

• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie is onderdeel van de scope. 
• I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en informatie-domein. Het programma ontwikkelt een ‘elegant’ besturings- en control-model (zonder overbodige bureaucratie), met noodzakelijke processen, gremia en rollen. Het creëren van draagvlak in de PZH-organisatie voor dit onderwerp op alle niveaus is cruciaal voor het slagen van deze transitie. Het niet inrichten van besturing heeft geleid tot het verwateren van eerdere initiatieven pin termen van basis op orde en opschonen. Niks doen is geen optie. 
• Data-Gedreven Werken(‘het gebruiken van wat op orde is). Met de organisatie zetten we de volgende stap in volwassenheid in het gebruik van data en informatie: een uniform werkende PZH-organisatie. Thans kent PZH diverse initiatieven op het gebied van het data-gedreven werken. De Informatietransitie ontwikkelt de fundamentele basisrandvoorwaarden (op de gebieden: mens, technologie, processen, organisatie en data) om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen. 

De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.

In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij noodzakelijke opleidingen.

Project Schoning & Migratie
Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht, zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS) ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS.

Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd in een draaiboek en een runbook per O-team.

Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave – teams binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS. In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie. Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te archiveren documenten naar CALS overgebracht.

Als Informatiebeheer Specialist toets je per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Jij waakt erover dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS. Daarnaast waak je erover dat te vernietigen informatie aantoonbaar geïdentificeerd en verantwoord is.

Je bent eigenaar van de inhoudelijke kant van de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s. Je toets die regels aan de praktijk van de migraties, verrijkt de schoningsaanpak waar dat nodig is, en zoekt de balans tussen archiefrechtelijke vereisten en een uitvoerbare migratie. Je bent het inhoudelijke aanspreekpunt binnen Schoning & Migratie voor de QA informatiebeheer en de provinciearchivaris en bereidt de verantwoording voor per migratie.

Werkzaamheden:

• Je toetst de producten per migratie op de momenten die in het runbook en het draaiboek zijn vastgelegd, en geeft daar het archiefinhoudelijke akkoord.
• Je adviseert O-teams en het migratieteam bij archiefinhoudelijke vragen.
• Je beoordeelt en actualiseert de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s, en legt archiefinhoudelijk noodzakelijke wijzigingen vast op de backlog.
• Je signaleert waar archiefrechtelijke vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen, en stelt een werkbare oplossing voor.
• Je waakt over de naleving van ISO 27001 in de verwerking en verantwoording van migraties.
• Je werkt nauw samen met de technisch specialist die verantwoordelijk is voor de verdere integratie van de migratiestraat, om de naleving van de business rules en wettelijke eisen te waarborgen.
• Je werkt nauw samen met Informatiebeheer binnen PZH en bereidt het overleg met de provinciearchivaris voor.
• Je neemt deel aan de sprintrituelen.

Jij levert onder andere de volgende resultaten:

• Per migratie getoetste producten:
  • De scheiding tussen onderhanden werk (M365 Teams) en archief (CALS).
  • Archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten, getoetst aan de selectielijst en MDTO.
  • De identificatie van te vernietigen documenten, met de juiste retentietermijnen.
  • Uitzonderingen, beoordeeld volgens de uitzonderingenaanpak.
• Advies over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
• Business rules, schoningsregels en migratiescenario’s die volledig zijn toegepast en op basis van de migraties zijn getoetst en continue worden geoptimaliseerd.
• Richtlijnen voor deschoningsaanpak, inclusief de uitgangspunten voor de verrijking van metadata.
• Een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de Archiefwet en ISO 27001.
• Voorbereide verantwoording richting de provinciearchivaris voor iedere migratie, waaronder onderbouwing voor te archiveren, onderhanden werk, voorstel tot vernietiging, uitzonderingen, enzovoort.vernietigingslijsten en vigerende stukken naar het archiefsysteem.
• Consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend gegevensmodel.
• Lessons learned op archiefinhoudelijk vlak, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek.

Vanuit informatiebeheer is een migratie geslaagd wanneer:

• De data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst.
• Onderhanden werk in de structuur van Teams staat en te archiveren informatie in de structuur van CALS.
• De metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en MDTO.
• De vernietiging en de uitzonderingen aantoonbaar zijn verantwoord in de audittrail.

• Je beschikt aantoonbaar en verifieerbaar over minimaal een afgeronde WO bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar.
• Je beschikt aantoonbaar en verifieerbaar over minimaal 5 jaar werkervaring in informatiebeheer bij een (semi-)overheidsorganisatie.
• Je beschikt aantoonbaar en verifieerbaar over minimaal 5 jaar werkervaring in het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)verheidsorganisatie.
• Je beschikt aantoonbaar en verifieerbaar over werkervaring met het toepassen van de actuele wet- en regelgevingen rond archivering, metadatering en het inrichten van zaaksystemen, zoals bijvoorbeeld AVG/GDPR, Archiefwet, MDTO, als informatiebeheerspecialist.
• Je beschikt aantoonbaar en verifieerbaar over werkervaring met minimaal 2 opdrachten bij een (semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen 10 jaar waarin de kandidaat ongestructureerde informatie (zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op netwerkschijven) heeft opgespoord, verzameld en geordend in dossiers.
• Je bent gedurende de looptijd van de opdracht gemiddeld 32-36 uur per week beschikbaar voor de uitvoering van de opdracht en flexibel inzetbaar.
• Je kunt op d4 januari 2027 starten of, in onderling overleg, op een nader te bepalen datum.
• Je dient binnen vier weken na definitieve gunning een VOG (screeningsprofielnummers 11, 12, 61, 62 en 63) aan te leveren.

• Je beschikt aantoonbaar over meer dan de vereiste werkervaring als informatiebeheerder of -adviseur bij een (semi-)overheid in de afgelopen tien jaar.
• Je beschikt aantoonbaar over werkervaring met vergelijkbare opdrachten als informatiebeheer specialist in migratie- en schoningstrajecten bij een (semi-)overheidsorganisatie.
• Je beschikt aantoonbaar over ervaring met het inrichten van MDTO in een informatiesysteem, zoals een DMS, zaaksysteem of M365/SharePoint Max.

• Zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming, ook onder tijdsdruk.
• Prioriteren: onderscheid maken tussen wat archiefrechtelijk moet en wat wenselijk is.
• Pragmatisme: archiefrechtelijke vereisten vertalen naar een uitvoerbare werkwijze.
• Adviesvaardigheden richting O-teams, IDV en de provinciearchivaris.
• Vasthoudendheid wanneer archiefrechtelijke eisen onder druk staan.
• Teamspeler, ook in de samenwerking met andere projecten binnen het programma.

Deze competenties worden getoetst tijdens het verificatiegesprek van 30 november 2026.

Locatie: Den Haag (en/of andere locatie van PZH)
Startdatum: 04-01-2027
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet per week: 32-36 uur
Tarief: Marktconform
Sluitingsdatum: 21-11-2026
Sluitingstijd: 11:00
Verificatiegesprek: 30-11-2026 (Zuid-Hollandplein 1, Den Haag)

NB. Als een fysiek verificatiegesprek door omstandigheden niet mogelijk is danwel absoluut niet wenselijk is, dan kan PZH besluiten om het verificatiegesprek uit te stellen tot een nader te bepalen datum dan wel via “Microsoft Teams” of vergelijkbaar te laten verlopen.

Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.

N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.