Informatie Transitie Migratie Specialist

Opdracht:
Provincie Zuid-Holland (PZH) werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en 7bestuurders van PZH raakt.

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie maken deel uit van de scope.
• I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen.
• Data-Gedreven Werken (‘het gebruiken van wat op orde is’). PZH zet de volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.

In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij noodzakelijke opleidingen.

Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht, zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS) ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS.

Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd in een draaiboek en een runbook per O-team.

Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave – teams binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS. In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie. Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te archiveren documenten naar CALS overgebracht. Daar waar de migratiestraat ontwikkeld is binnen de voortbrenging zal de uitvoering van de migratie onderdeel zijn van de business implementatie.

Als migratiespecialist voer je de migraties van O-teams uit, van pre-intake tot en met nazorg, volgens het draaiboek en het runbook. Je voert gemiddeld één migratie per week uit, volgens een vast wekelijks ritme en in samenwerking met het gekoppelde implementatieteam. Je bent zelf uitvoerder in Migrato. Je configureert en voert de scans en migraties uit, interpreteert de logging en stelt het migratieresultaat vast. Daarbij pas je de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en toets je de werking daarvan in de praktijk. Je bent daarnaast het technische en inhoudelijke aanspreekpunt voor het betreffende O-team tijdens de migratie. Je begeleidt de transformatieworkshops, bewaakt de randvoorwaarden voor het migratievenster en legt verantwoording af over het resultaat in de migratieresultaatproducten. Een migratie is pas afgerond na acceptatie door het O-team.

Resultaten (per migratie, onder andere voor de bronomgevingen iDMS, SharePoint en fileshares):

• Pre-intake en intake fase:
• Transformatie- en migratievoorbereiding:
• Migratie- en schoningsfase:
  • migratie van onderhanden werk naar M365 Teams
  • migratie van te archiveren documenten naar CALS
  • identificatie van te vernietigen documenten
  • uitgevoerde bulk- en deltamigratie met succesbepaling
  • afhandeling van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak
• Nazorg en verantwoording fase:
  • Lessons learned per migratie, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek en de business rules.

Een migratie is succesvol afgerond wanneer:

• de data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst.
• de data is overgezet binnen de structuur van Teams en de structuur van CALS.
• de metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en de geldende uitgangspunten.
• het O-team het resultaat heeft geaccepteerd.

Werkzaamheden:

• Je werkt nauw samen met het Business Implementatie team.
• Je voert de schonings- & migratiestappen per fase uit binnen de geplande week offsets.
• Je bewaakt per fase het resultaat en zorgt voor de juiste compliance.
• Je begeleidt het O-team bij de inhoudelijke keuzes rond om de transformatie en verwerkt deze in de migratie.
• Je configureert en voert de scans en migraties uit in Migrato en controleert de logging.
• Je past de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en signaleert waar vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen.
• Je handelt nazorgissues af binnen de nazorgperiode.
• Je draagt bij aan de optimalisatie van de migratiestraat door knelpunten, verbetervoorstellen en lessons learned vast te leggen op de backlog. De technische realisatie van verbeteringen valt buiten deze rol.
• Je toetst het werk van een collega-migratiespecialist volgens het vierogenprincipe.
• Je neemt deel aan de sprintrituelen.

• Je beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als migratiespecialist of informatiespecialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of met het inrichten van processen voor het schonen en verrijken van informatie, waarvan minimaal 1 jaar binnen een (semi-)overheidsinstantie met meer dan 2.000 medewerkers.
• Je beschikt over aantoonbare werkervaring met migratietooling voor documentmigraties.
• Je beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met documentmanagementsystemen.
• Je beschikt over aantoonbare werkervaring met de toepassing van kwaliteits- en compliance-eisen voor documentmigraties op basis van de actuele wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, waaronder de Archiefwet, MDTO-metadata, de AVG en ISO 27001.
• Je beschikt over aantoonbare werkervaring met Agile werken.
• Je bent gedurende de aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week voor de uitvoering van de opdracht en bent flexibel inzetbaar.
• Je kunt op 04-01-2027 starten of, in onderling overleg, op een nader te bepalen datum.
• Je dient binnen 4 weken na definitieve gunning een VOG (screeningsprofielnummers 11, 12, 61, 62 en 63) aan te leveren.

• Je beschikt over ten minste 1 jaar aantoonbare werkervaring als migratiespecialist of informatiespecialist met het implementeren van processen voor het schonen en/of verrijken van informatie ten behoeve van kwaliteitsverbetering van informatie.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met één of meerdere documentmigratietrajecten van gemiddelde complexiteit (één of meerdere bron- en/of doelomgevingen).
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met één of meerdere documentmigratietrajecten van hoge complexiteit (meerdere bron- en/of doelomgevingen, inclusief metadatatransitie).

• Resultaatgericht handelen: daadkrachtig optreden, een proactieve houding, initiatief tonen en pragmatisch handelen.
• Je kunt planmatig werken binnen een vaste wekelijkse cadans, met meerdere parallelle leveringen.
• Je bent communicatief sterk en in staat om de scope van een migratie duidelijk uiteen te zetten voor alle doelgroepen binnen PZH.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig in zowel de uitvoering als de verantwoording van werkzaamheden.
• Je beschikt over sterk analytisch vermogen en kunt de bronwerkelijkheid van een O-team doorgronden en vertalen naar een uitvoerbare migratie.
• Je bent stressbestendig tijdens migratievensters.
• Je bent een teamspeler, ook in de samenwerking met andere projecten binnen het programma.

Locatie: Den Haag en/of andere locatie van PZH
Startdatum: 04-01-2027
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet per week: 32-36 uur
Tarief: Marktconform
Sluitingsdatum: 14-11-2026
Sluitingstijd: 10:00
Intakegesprek: 19-11-2026 (Zuid-Hollandplein 1, Den Haag)

Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.

N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.