Implementatiemanager Zaaksysteem

Voor De Ronde Venen zijn wij op zoek naar een Implementatiemanager Zaaksysteem.

Opdracht:
- Je stelt een implementatiestrategie en -plan op waar de organisatie en leverancier zich aan committeren. Speciale aandacht in de strategie en plan gaat uit naar de adoptie van het nieuwe zaaksysteem in en door de organisatie.
- Je zorgt voor een goede afstemming met de leverancier over de overeenkomst en SLA.
- Je zorgt voor heldere communicatie richting de betrokken teams en key-users. Je maakt daarbij ook een plan om de key-users te laten excelleren in hun taak.
- Je stuurt de technische realisatie en implementatie aan (incl. benodigde koppelingen). Hierbij maak jij de afspraken en planning met alle betrokken partijen.
- Je zorgt voor een nieuwe inrichting van het vergaderproces voor het college in hun vergaderapp met daarbij een goede aansluiting van de gehele keten van bestuurlijke besluitvorming.
- Je maakt een advies voor de migratie van de data van de lopende zaken gedurende de implementatie en van het archief van de afgeronde zaken
- Je stuurt na besluitvorming de uitvoering van deze plannen ook aan.
Het opdrachtgeverschap voor deze opdracht wordt belegd binnen team I&A. Voor deze opdracht beschik jij over resultaatgerichtheid, tact en excellente communicatieve vaardigheden. Je staat stevig in je schoenen, bent van nature een regelaar en hebt ervaring in het aansturen van teams en het trekken van projecten. Je bent in staat knelpunten te zien en actief op zoek te gaan naar oplossingen. Je stelt je dienstverlenend op en in veranderende omstandigheden ben je wendbaar. Je neemt initiatief. Je weet mensen mee te krijgen en te enthousiasmeren. Je bent op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, informatie- en archiefbeheer en verandermanagement en weet deze toe te passen. De kernwaarden van onze organisatie zijn durf, resultaat en verbinding. Deze passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert.

De werkzaamheden vinden plaats in het gemeentehuis van De Ronde Venen. Gratis parkeren alsmede Openbaar Vervoer mogelijkheden bevinden zich op loopafstand van het gemeentehuis.

Omschrijving opdrachtgever:
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken. In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt. We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van dienstverlening, informatievoorziening en digitalisering. We werken aan deze opgaven door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad. Het team I&A (Informatievoorziening & Automatisering) heeft daarin een belangrijke rol. Begin 2023 is de aanbesteding voor de vervanging van ons huidige zaaksysteem gepubliceerd en midden oktober ronden we de PoC (Proof of Concept) af. Tijdens deze PoC starten we met de eerste stappen van de implementatie. Voor het begeleiden van het vervolg van deze implementatie zoeken we een implementatiemanager. Je stuurt samen met een gedreven projectteam naar de succesvolle implementatie van ons nieuwe zaaksysteem. Je werkt projectmatig en transparant en maakt verbinding met alle betrokkenen. Zaakgericht werken is niet nieuw voor gemeente De Ronde Venen, we willen en kunnen dit nog beter voor onze inwoners en bedrijven, medewerkers en bestuur.

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als expert in soortgelijke implementatie trajecten van zaaksystemen en/of taakspecifieke applicaties voor een specifiek domein (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv)
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau

1. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider met implementatie van processen (zaak-) systemen en stakeholdersmanagement in overheidsorganisaties (duidelijk weergegeven in het cv waarbij ook beschreven dient te worden hoe de adoptie in en door de organisatie is aangepakt)
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider met het leidinggeven aan coachen van projectteams én het begeleiden van projectmedewerkers (duidelijk weergegeven in het cv)
3. Aantoonbare kennis van de onder het kopje “opdracht” genoemde onderwerpen en skills (benoem en beschrijf bovenstaande duidelijk op een aparte pagina in het cv)
4. Aantoonbare werkervaring met aansturing van ICT en/of digitaliseringsprojecten binnen publieke organisaties (400+ medewerkers) (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv)
5. Een afgeronde opleiding projectmanagement (bijv. Scrum SAFe en/of Prince2) .

- Goede communicatieve vaardigheden
- Zelfstandig
- Planmatig
- Oplossingsgericht
- Secuur.

Locatie: Mijdrecht
Startdatum: Z.s.m.
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: 4 maal 3 maanden
Inzet: 20 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 18 juli 2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 25 juli 2023 tussen 14.00 uur en 16.00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.