Implementatiemanager Beheer en Onderhoud (payroll)

Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een Implementatiemanager Beheer en Onderhoud (payroll).

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Functieomschrijving
De afdeling Fiets & Garage, onderdeel van de directie parkeren, maakt een ontwikkeling door waarin we van 'zelf doen' naar werken op regie gaan. Tot eind 2020 waren fiets en Garage 2 afzonderlijke afdelingen. In 2021 zijn de 2 afdelingen samengevoegd tot één afdeling. De samenvoeging is een feit op 'papier' maar de daadwerkelijke integratie van beide onderdelen staat nog aan het begin.
n het kader van werken op regie zijn twee grote contracten afgesloten die hieraan bijdragen. Het 5-jarig contract voor het beheer van de garages en stallingen met de stichting Pantar. Pantar verzorgt voor de komende 5 jaar het beheer in opdracht van parkeren. Het grote verschil met voorgaande jaren is dat Pantar nu als dienstverlener optreedt daar waar zij eerst 'uren' leverden.
Het andere contract is een langjarig contract met de firma Balm voor storingen, preventief- en correctief en planmatig onderhoud aan vrijwel alle garages en ook een deel van de stallingen.
Deze 2 contracten betekenen dat er taken gaan wegvallen binnen onze afdeling. Het betekent echter ook dat er andere taken voor terugkomen. We gaan immers van uitvoerder naar 'toetser' en moeten ook leren om de opdrachtgeversrol goed te vervullen. Dit vraagt om een andere werkwijze, andere processen, rollen en verantwoordelijkheden. De afdeling heeft een start gemaakt met de implementatie van beide contracten maar ziet dat dit een lang en intensief traject is waar vanuit de lijn onvoldoende tijd en aandacht kan zijn om dit zorgvuldig te begeleiden. Daarom zijn wij op zoek naar een implementatie manager die de volgende taken kan uitvoeren

Werkzaamheden

• In de opstart met beide partijen zien we dat er in de contracten en PVE' s vanuit beide partijen nog verzoeken tot wijziging komen en er ook nog een aantal 'rafelranden' zijn. Met name bij het contract met Balm zijn we van veel losse contracten met diverse partijen naar één partij gegaan waardoor er nog veel afstemming nodig is, zowel intern als met de contractant . De projectmanager kijkt scherp mee in de verzoeken en vertaalt deze naar duidelijke afspraken die vastgelegd worden in aanvulling op PVE en overeenkomst. De PM stemt de financiële consequenties af met beide partijen en legt dit vast;
• Inrichten nieuwe processen team Beheer in samenwerking met de Teamleider Beheer. Bij beheer ligt de aansturing van de twee grote contracten. Er is geen sprake van een reorganisatie maar wel van veranderende processen en daarmee ook wijzigende taken en verantwoordelijkheden;
• Invullen van de rol als PL in de twee contracten als kwartiermaker. De PL richt de organisatiestructuur in aan de zijde van de OG en werkt voor zover nodig de contractmanager, de technisch coördinator en de locatiemanager in als het gaat om nieuwe rollen en taken in beheer en exploitatie van parkeer en stallingslocaties.
• Afstemming tussen inhoudelijke en financiële processen bij beide contracten;
• In beide contracten zijn SLA' s opgenomen. De hierin opgenomen KPI' s moeten uitgewerkt worden in werkbare toetsingskaders en planningen zodat de gemeente zijn rol als opdrachtgever ook goed kan invullen en de prestaties van de opdrachtnemers meetbaar worden gemaakt;
• Opleidingsplannen. Medewerkers gaan van zelf doen naar toetsen. Dit vraagt andere skills en training. Dit vraagt voor een gedegen opleidingsplan;
• De PM stemt processen rondom storingsmeldingen af zorgt ervoor dat er samen met Pantar een integraal proces komt voor storingen die door Pantar moeten worden opgepakt en storingen die door Pantar dan wel eigen medewerkers naar Balm moeten worden doorgezet;
• Voor het goed functioneren van de meldkamer is een meldingsysteem nodig dat nog gerealiseerd moet worden. Het realiseren van dit systeem binnen de voorwaarden van de gemeente Amsterdam is een opgave voor Pantar waar vanuit de gemeente sturing aan moet worden gegeven;
• De integratie Fiets & Garage moet op diverse vlekken nog worden gerealiseerd. De PM begeleidt de teamleider bij de volgende processen:

1. Klachtenregistratie Fiets inrichten conform het proces bij de garages
2. Restitutieproces vereenvoudigen door onder andere de algemene voorwaarden aan te passen naar werkbare kaders;
3. Abonnementen afgifte Fiets proces inrichten gelijk aan proces voor garages;
4. Herijken rol van de locatiemanagers. De locatiemanagers werken nu gescheiden op fiets en garage. Locaties zijn verdeeld aan de hand van geografische ligging. Vraag is of dit in de nieuwe situatie nog wenselijk is of dat er meer op basis van verdeling van diverse contracten, onderwerpen een taakverdeling komen;

• Diverse garages en stallingen maken onderdeel uit van VVE' s. Hier is veel onduidelijkheid over wie welke taak vervuld. Bij sommige VVE' s vervult de afdeling de rol van beheerder. Bij andere VVE' s is het beheer uitbesteed door de VVE aan een andere partij. Er moeten heldere afspraken en procesbeschrijvingen komen over wie wanneer verantwoordelijk is voor wat en welke acties dan bij wie liggen.

Begeleiden verhuizing Fietsdepot:
Het fietsdepot van de gemeente Amsterdam maakt onderdeel uit van de afdeling Fiets & Garage, team exploitatie.
Jaarlijks worden door handhaving (THOR) tussen de 70.000 en 90.000 fietsen binnengebracht die door handhaving zijn verwijderd. Deze worden bij binnenkomst geselecteerd op kwaliteit, vervolgens in diverse percelen verdeeld die door verschillende partijen worden opgekocht, uiteraard met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen. De fietsen die 'te slecht' zijn voor opkopers worden op duurzame wijze vernietigd. Het fietsdepot moet in 2022 gaan verhuizen naar een andere locatie. Dit betekent een stevige operatie waar de uitvoering zo min mogelijk last van dient te hebben.

Wat worden je taken voor de verhuizing van het fietsdepot:

• In samenwerking met het fietsdepot een Programma van Eisen (PVE) opstellen waar de nieuwe locatie aan moet voldoen;
• Aanspreekpunt vanuit onze afdeling voor de manager Facilitair die verantwoordelijk is voor het leveren van een alternatieve locatie en de inrichting hiervan conform ons PVE;
• Optreden als gebruikersvertegenwoordiger voor alle vragen die spelen in het kader van de nieuw te realiseren locatie.
• Bewaken dat het PVE wordt uitgevoerd en waar dit niet gebeurt in gesprek gaan met fietsdepot en facilitair om te kijken welke alternatieven mogelijk zijn;
• Afstemming met THOR en andere ketenpartners over mogelijke wijzigingen in de processen als gevolg van aanpassingen in het bedrijfsproces als gevolg van andere locatie;
• Het fietsdepot is een beschutte werkplek waar onder begeleiding van Philadelphia mensen werken met een afstand tot de arbeidsmarkt. De verhuizing vraagt ook om het maken van nieuwe afspraken en/of een wijziging van werkprocessen met deze partijen;
• Eventuele restpunten die na verhuizing nog open staan opvolgen en afhandelen.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever(s)
Parkeren
Het thema parkeren speelt een belangrijk rol in de bereikbaarheid en leefbaarheid van onze stad. Parkeren exploiteert en beheert het parkeren op straat en in garages in of ten behoeve van Amsterdam. Onze directie Parkeren streeft naar een bereikbare stad met excellente parkeervoorzieningen, voor auto en fiets. Wat ons kenmerkt? Behulpzaamheid en collegialiteit. We zijn altijd bereid elkaar te helpen, betrekken elkaar bij vraagstukken en vinden het belangrijk om kennis te delen.

1. Je gaat ermee akkoord dat deze opdracht op basis van payroll wordt ingevuld. Dit betekent dat je gedurende de opdracht bij ons in dienst komt.
2. Je bent beschikbaar voor het interview en na gunning direct inzetbaar voor het gevraagde aantal uren.
3. Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
4. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een wo werk- en denkniveau.
5. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met beheer en onderhoud van parkeergarages.
6. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar Ervaring met verandermanagement.
7. De aangeboden kandidaat heeft ruime ervaring op strategisch niveau en met bestuurlijke advisering op het gebied van politiek gevoelige en/of complexe vraagstukken.

1. De aangeboden kandidaat heeft ruime ervaring met het (her) inrichten van werkprocessen.
2. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met met contractmanagement.
3. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring op het gebied van privacy -en veiligheid binnen het IV domein binnen de gemeente Amsterdam.
4. De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur ervaring in het opbouwen en actief onderhouden van een netwerk.

- Besluitvaardig
- Analytisch vermogen
- Samenwerken
- Coachen
- Resultaatgerichtheid
- Verantwoordelijkheid

Locatie: Amsterdam
Startdatum: 1 juni 2022
Duur: 1 november 2022
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 12-04-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.