Functioneel Beheerder

Voor de Technische Universiteit Eindhoven zijn wij op zoek naar een Functioneel Beheerder.

Omschrijving opdracht:
De TU/e is een internationaal georiënteerde onderzoeks¬universiteit, die hoog staat aangeschreven om haar primaire processen: onderwijs en onderzoek. Een universiteit vol ambities, waaronder de ambitie om steeds meer plaats- en tijdonafhankelijk werken te ondersteunen door digitalisering van dagelijkse werkprocessen. De komende jaren wordt een groot deel van de digitale systemen en processen van de TU/e vernieuwd en beter afgestemd op de individuele behoeften van studenten en medewerkers. Zo worden zij maximaal ontzorgd, waardoor meer tijd overblijft voor onderwijs en onderzoek. Deze vernieuwing gebeurd veelal projectmatig, en is onder andere van toepassing op het bedrijfsvoering domein. Binnen dit domein is de afgelopen jaren het HR systeem reeds vervangen en is in 2020 project ‘uniFI’ gestart voor de vervanging van het financieel en inkoopsysteem. Project uniFI is per april 2021 gestart met de implementatiefase voor de nieuwe ICT-oplossingen betreffende Finance, Projecten en Inkoop. In de huidige situatie worden deze bedrijfsvoering processen (al sinds 1998) ondersteund door het onpremise ERP systeem Oracle e-Business Suite (huidige versie 12.1.3). Deze grote projectmatige vernieuwingen vragen veel resources van de staande beheerorganisatie, die we vanuit het project uniFI willen compenseren door het tijdelijk inhuren van een ervaren functioneel (informatie) beheerder.

Omschrijving werkzaamheden:
De TU/e zoekt een functioneel (informatie) beheerder die in staat is om op basis van kennis en ervaring de volgende taken te vervullen:
- Zelfstandig afhandelen van 1e lijns en eenvoudige 2e lijns incidenten.
- Eerste analyse uitvoeren van complexere 2e lijns incidenten en deze bespreken met de backoffice om vervolgens samen tot oplossing te komen.
- Uitvoeren en controleren van de diverse financiële dag- en maandprocessen.
- Verzorgen van gebruikersondersteuning, training en opleiding bij het gebruik van de bedrijfsvoering systemen met focus op het financiële domein.
- Testen van nieuwe en/of gewijzigde functionaliteit incl. het verzorgen van gebruikersondersteuning, training en opleiding bij implementatie hiervan.
- Opstellen en onderhouden van documentatie zoals gebruikershandleidingen en testscenario’s.
- Bijdragen aan analyse en realisatie van gebruikerswensen omtrent effectievere of efficiëntere inzet van systemen in de werkprocessen van de TU/e.
- Opstellen Functioneel Ontwerp i.s.m. backoffice collega’s bij complexe gebruikerswensen.
- Contact onderhouden met de ICT Services (interne afdeling) inzake het technisch beheer en continuïteit van de applicaties.
- Actief bijdragen aan het verder professionaliseren van het vakgebied Functioneel Beheer.

Omschrijving afdeling:
De TU/e zoekt een functioneel (informatie) beheerder ter ondersteuning van team Functioneel Beheer Bedrijfsvoering (binnen de dienst Informatie Management & Services: IMS). Dit team bestaat uit ±15 collega’s, waarvan 5 met focus op het HR systeem (AFAS) en 2 op het facilitair domein (o.a. Planon). De rest van het team beheert het financiële en inkoop domein (Oracle e-Business Suite R12). Binnen team IMS-FBB is sprake van een frontoffice en een backoffice. De frontoffice collega’s hebben brede algemene kennis van de diverse processen en het Oracle systeem en zijn met name gericht op 1e lijns gebruikersondersteuning, controle en afhandeling van reguliere dag/week/maand processen, etc. De backoffice collega’s zijn gespecialiseerd in 1 of meerdere ketenprocessen en de bijbehorende Oracle systeem onderdelen en zijn in de praktijk gericht op 2e lijns gebruikersondersteuning, changes en projecten.
We onderkennen (en ondersteunen) de volgende ketenprocessen:
- Record 2 Report
- Asset 2 Depreciation
- Order 2 Cash
- Invoice 2 Pay
- Purchase 2 Receipt
- Project 2 Completion
- Research Opportunity 2 Project Completion
Je werkzaamheden zijn met name gericht op het financiële en inkoop domein, waarbij je nauw samenwerkt met de overige beheerders uit team IMS-FBB en rapporteert aan het afdelingshoofd van IMS-FBB.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.