Facilitair Coördinator Opvang Vluchtelingen

Voor de Gemeente Hilversum zijn wij op zoek naar een Facilitair Coördinator Opvang Vluchtelingen.

Omschrijving opdracht:
Taken en werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd tijdens de opdracht:
1. Deelnemen aan verschillende omvangrijke, complexe onderhandse en Europese Aanbestedingen van diensten en leveringen met betrekking tot o.a. de facilitaire inrichting van het gebouw en facilitaire dienstverlening op de verschillende opvanglocaties
2. In samenwerking met het projectteam opstellen van alle relevante aanbestedingsdocumenten, zoals o.a. aanbestedingsleidraad, programma van eisen en gunningcriteria, nota van inlichtingen, contracten, etc.
3. Deelnemen aan het gehele inkoopproces, waaronder de beantwoording van leveranciersvragen d.m.v. de nota van inlichtingen, de beoordeling van de offertes en gunning. De gemeente Hilversum maakt hiervoor gebruik van TenderNed
4. Bewaking van de voortgang, planning en beslismomenten en het signaleren van knelpunten
5. Na afronding van de aanbesteding, zorgdragen voor de (start van de) uitvoering van implementatie van de afgesloten contracten inclusief het inrichten van de contractadministratie.

Omschrijving opdrachtgever:
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen. Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen binnen en buiten de organisatie stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving. Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan. Voor de opvang van (Oekraïense) vluchtelingen streeft de gemeente Hilversum naar een of enkele locaties met een meer permanent karakter. De eerste locatie wordt momenteel verbouwd en volgende locaties zullen op korte termijn moeten worden aanbesteed en ingericht voor bewoning. Hiervoor dienen er op korte termijn verschillende inkooptrajecten te starten en dient het dagelijkse facilitaire beheer van de locatie (s) te worden ingericht. Wij zijn dan ook op zoek naar een Facilitair coördinator die samen met de Senior medewerker de facilitaire inkoop / beheer werkzaamheden kan begeleiden / uitvoeren.

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Facilitair Management Hotelschool of gelijksoortige opleiding
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het begeleiden van implementatieprojecten voor nieuwe huisvesting én het inrichten van facilitair beheerorganisatie (benoem dit duidelijk in het cv.).

1. Beschikbaar per uiterlijk 23 januari 2023
2. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van facilitaire inkoopwerkzaamheden (Benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv.)
3. Aantoonbare werkervaring met het inrichten van een facilitaire beheersorganisatie zowel hard als soft services (benoem dit duidelijk in het cv.)
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het inrichten van een facilitaire contractenadministratie blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv.).

- Affiniteit met aanbestedingen facilitaire diensten en leveringen
- Affiniteit met het inrichten van facilitair beheer
- Affiniteit met het inrichten van een facilitaire contractenadministratie
- Overtuigingskracht
- Sterk in plannen / organiseren
- Stressbestendig
- Out of the box denken
- Flexibel
- Professioneel en representatief.

Locatie: Hilversum
Startdatum: Z.s.m.
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: 7 maal 6 maanden
Inzet: 24 - 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 6 januari 2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 19 januari 2023 tussen 13.00 uur en 17.00 uur.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.