Document Controller

Voor de Nederlandse Spoorwegen zijn wij op zoek naar een Document Controller.

Omschrijving opdracht:
Ben je een teamspeler die er graag voor zorgt dat informatie makkelijk toegankelijk gestructureerd is, processen soepel lopen en iedereen zijn afspraken nakomt?
Voor de uitdagende ERTMS Realisatieprojecten zijn we op zoek naar een Document Controller. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een Document Management plan en Document Management procedures in lijn met de Programma plannen en de Purchase Agreement. Je bent de primaire contactpersoon voor de document managers van de leveranciers van enkele grote contracten. Je maak met hen afspraken, bepaalt de workflow en werkprocessen. richt de processen en ziet er tevens op toe dat de leverancier de gemaakte en contractuele afspraken naleeft m.b.t document management. Je bent tevens verantwoordelijk voor het beheren en verbeteren van het document management proces, waarbij het van belang is dat dit voor betrokken zo eenvoudig en laagdrempelig is als mogelijk. Met het opstellen van het DM plan en proces leg je een goede basis voor de vervolgstappen. Naast de verwerking van alle projectdocumentatie en tekeningen, heb je een faciliterende en controlerende rol richting de programmateams. Jij ondersteunt de teams in het eigen maken van het reviewproces en de te gebruiken systemen. Tevens bewaak je de deadlines en toets je de naleving van de gemaakte procesafspraken, zowel intern, als richting de leverancier voor het tijdig aanleveren van de documentatie.
In deze functie ben je onderdeel van de kernteams van het programma’s ERTMS, gezamenlijk leveren jullie een bijdrage aan de beheersbaarheid van het programma.
Naast de Realisatie projecten VIRM, STM-ATB, SLT en Flirt lever je ook een bijdrage aan de inrichting en implementatie van documentmanagement systemen en werkprocessen binnen Programma ERTMS@NS. Met jouw deskundigheid en enthousiasme weet je collega’s te motiveren conform richtlijnen en afspraken te werken. Je rapporteert functioneel aan de Programma Managers Realisatie en hiërarchisch aan Hoofd Bedrijfsbureau van de afdeling NS Techniek Projecten.

Omschrijving werkzaamheden:
- Het opstellen van een Document Management plan en Document Management procedures in lijn met de Programma plannen en de Purchase Agreement;
- Inrichten en bewaken van de relatie en processen met de document managers van gecontracteerde leveranciers
- Zorg voor het beheer van het DMS systeem voor de Realisatie Programma’s;
- Verantwoordelijkheid voor de inrichting en implementatie van DMS (o.a. SharePoint);
- Aanspreekpunt voor de Document Controller van de Leverancier;
- Zorg voor een correcte afhandeling van de documentatie en correspondentie op het project met behulp van het DMS systeem zoals ontvangst, inboeken, distributie en archivering;
- Bewaken van de afgesproken deadlines voor documentatie en correspondentie zowel intern als richting Leverancier;
- Leveren van advies en ondersteuning aan Programma Manager(s), Kernteams en Contract Manager(s) op het gebied van Document Management;
- Uitvoeren van digitale archiefwerkzaamheden.

Omschrijving opdrachtgever:
De NS zet de reiziger centraal in haar dienstverlening. In de corporate strategie staat de reiziger op 1, 2 en 3. Het Programma ERTMS@NS is verantwoordelijk voor het invoeren van het Europese beveiligingssysteem ERTMS in de NS organisatie en het hiervoor technisch aanpassen van het NS materieel. De projecten zijn gericht op modernisering of revisie aan bestaand materieel om de materieelvloot op peil te houden.
Voor het programma ERTMS zijn wij op zoek naar een documentcontroller ERTMS die zorgdraagt voor een correcte, formele communicatie intern en richting aanbieders en een snelle en makkelijke terugvindbaarheid van documenten in Sharepoint tijdens en na het project. Daarnaast is het doel voor het vergemakkelijken van het samenstellen van het overdracht-/opleverdossier.
De Documentcontroller zal dedicated werken voor de diverse projecten van het ERTMS programma. De documentcontroller wordt functioneel onderdeel van het team Realisatie en werkt in nauwe samenwerking met de Realisatie Managers en projectleider van NSTM. De werkzaamheden zullen plaatsvinden vanuit Utrecht, waarbij geldt dat NS een actief beleid heeft om thuiswerken te faciliteren.

Gewenst profiel:
- HBO werk- en denkniveau.
- 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complex project;
- Aantoonbare ervaring met SharePoint als programma sitebeheerder (bij voorkeur Office 365/ SharePoint 2013);
- Aantoonbare ervaring met DMS systemen (Document Management Systeem);
- Goede beheersing van de Engelse taal (zowel in woord als schrift);
- Aantoonbare ervaring met MS-Office;
- Kennis van de Prince2 Projectmethodieken.
- Ervaring met document management in aanbestedingstrajecten is een pré;
- Prince2 practitioner gecertificeerd is een pré;
- Geen lange vakantieplannen in de periode van september 2021 t/m februari 2022 is een pré.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.