Directiesecretaris FEZ

Voor Het Ministerie van BZK zijn wij op zoek naar een Directiesecretaris FEZ.

Omschrijving opdracht:
De directiesecretarissen stellen het cluster in staat taken uit te voeren met een optimaaldoelmatige en functionele aanwending van tijd en energie. Concreet houdt dit in: het voorbereiden, coördineren en managen van (MT-)bijeenkomsten, het verzorgen van interne en externe communicatie en het bewaken van de voortgang en het nakomen van interne en externe afspraken. Daarnaast ondersteunt de directiesecretaris het management bij de diverse bedrijfsvoeringstaken/PIOFACH-taken; onder andere coördinatie van financiële taken, personele en facilitaire zaken. De directiesecretarissen zijn ook geregeld eerste aanspreekpunt vanuit het management.

Doorontwikkeling FEZ:
Van belang is om te melden dat de taken van de directiesecretaris FEZ verbreed kunnen worden door het recent gestarte project gericht op de doorontwikkeling van FEZ Je maakt deel uit van de werkgroep en ondersteunt het MT, faciliteert de bijeenkomsten, en bent medescribent van de diverse stukken. We willen met deze doorontwikkeling een volgende stap zetten in de professionalisering van ons werk, opdat we een toekomstbestendige organisatie hebben met een duidelijke taakomschrijving, goed lopende werkprocessen en de juiste mensen op de juiste plek. Hierdoor kunnen we beter inspelen op ex- en interne ontwikkelingen en weten we scherp waar we van zijn en wat onze uitdagingen zijn. Dat maakt ook de dialoog met de klanten en stakeholders gemakkelijker: het bied rolduidelijkheid niet alleen voor ons maar ook voor onze omgeving. Op het moment dat de organisatie meer in balans is, biedt het de medewerkers inzicht en mogelijkheden om zich persoonlijk te ontwikkelen en door te groeien. Als stip op de horizon is het dus de weg naar goed werkgeverschap.
Het MT FEZ heeft gekozen om gebruik te maken van een variant van een Strategisch Personeelsplan (SPP), toegesneden op de specifieke situatie en wensen van FEZ BZK. Dit plan voorziet in methodisch veranderen met concrete acties. De kandidaat zal naast de functie van directiesecretaris ook een belangrijke rol spelen als projectbegeleider en is in dit hele proces een belangrijke. Je maakt deel uit van de werkgroep en ondersteunt het MT, faciliteert de bijeenkomsten, en bent scribent van de diverse stukken. Je bewaakt de voortgang en de onderlinge verbanden. Kortom: de Haarlemmer olie van de doorontwikkeling van FEZ. Het project wordt aangestuurd door een strategisch projectleider.

Omschrijving opdrachtgever:
Het ministerie van BZK waarborgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen. BZK draagt eraan bij dat burgers kunnen wonen in betaalbare, veilige en energiezuinige woningen in een buurt waar iedereen meetelt en meedoet en het prettig leven is. Daarnaast werkt BZK aan een kleinere en efficiëntere overheid, zodat met een minimum aan middelen het maximale voor burgers en bedrijven wordt bereikt. 'Samen leven en wonen, in een democratische rechtsstaat, met een slagvaardig bestuur. BZK, duidelijk voor mensen.’

Directie-/afdelingsomschrijving:
Het ministerie van BZK heeft de staf- en ondersteunende functies ingericht in drie eenheden onder aansturing van de secretaris-generaal (SG): de directie Constitutionele Zaken en Wetgeving; het cluster Bestuursondersteuning en het cluster Mensen en Middelen. Op deze manier wordt vormgegeven aan de bestuurlijke ambitie om meer integrale en gezamenlijke sturing te realiseren. Onderdelen werken complementair aan elkaar waardoor integrale advisering, samenhang en overzicht ontstaat. Stafdirecties zullen zo nog vroeger in het proces een proactieve adviesrol kunnen invullen.

Cluster Mensen en Middelen:
Binnen het cluster Mensen en Middelen (M&M) zitten de directies Financieel Economische Zaken (FEZ), Chief Information Officer & Informatiemanagement (CIO&I) en Personeel & Organisatie (P&O) en bestaat uit ca. 350 fte. Deze onderdelen, die een belangrijke rol hebben in de Planning & Control-cyclus van het ministerie, zijn dicht op elkaar georganiseerd en worden vanuit één directieteam aangestuurd. De leiding is belegd bij de clusterdirecteur van M&M. De directiesecretarissen vallen onder de clusterdirecteur.

Gewenst profiel:
- De kandidaat heeft een academisch denk- en werkniveau;
- De kandidaat is gericht op samenwerking en draagt bij aan het eindresultaat;
- De kandidaat heeft een goed analytisch vermogen;
- De kandidaat beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
- De kandidaat is flexibel, goed in het plannen en organiseren van werkzaamheden;
- De kandidaat is stressbestendig, oplossingsgericht en kunt goed schakelen en prioriteren tussen verschillende processen en taken;
- De kandidaat is toegankelijk, vindt het leuk om met mensen om te gaan en bent in staat om snel een zelfstandig netwerk op te bouwen;
- De kandidaat is breed inzetbaar en vindt het leuk om aan veel diverse klussen te werken;
- Vertrouwelijk om kunnen gaan met zaken is voor de kandidaat een vanzelfsprekendheid;
- Bij voorkeur ervaring binnen een vergelijkbare organisatie en functie.

1. Je beschikt over academisch werk- en denkniveau.
2. Je hebt werkervaring op het gebied van (vergelijkbare) taken directiesecretaris.

1. Je hebt kennis van coördinerende taken m.b.t. financiën, ICT en personeel.
2. Je hebt ervaring met de taken van directiesecretaris en/of organisatieontwikkeling.
3. Je beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden.
4. Je hebt ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Locatie: Den Haag/Thuiswerken 50/50
Startdatum: z.s.m.
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 17-06-2022
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: z.s.m.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.