Directiesecretaris (adviseur secretaris)

Voor het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn wij op zoek naar een Directiesecretaris (adviseur secretaris).

Omschrijving opdracht:
Het Programma WaU is in een versnelling door het nieuwe kabinet. De ondersteuning van het Programmabureau komt in het geding bij onvoldoende inzet voor de gewenste doelen en politieke werkagenda. Daarmee komt de benodigde voortgang van de beweging in gevaar en zijn interne medewerkers overbelast. Door vertrek binnen het programmabureau is de belasting te hoog en is vervanging van de senior-adviseur evenals secretaris zeer noodzakelijk.

- Grote mate van senioriteit en zelfstandigheid.
- "buffer" naar de interne WaU organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen met een groot politiek en maatschappelijk afbreukrisico.
- Coördineren van complexe informatiestromen.
- Samenstellen van managementinformatie evenals verslaglegging.
- De adviseur werkt ten dienste van het gehele Programmabureau en heeft als hoofdtaak het zorgdragen van structuur en overzicht. Doet hiertoe proactief voorstellen ter verbetering en voert hiertoe een aantal concrete taken uit:
x Regelt, in afstemming met de managementassistent, een aantal zaken in de bedrijfsvoering.
x Optreden als linking pin.
x Documentbeheer.
x Op orde hebben (procesmatig en inhoudelijk) basisdocumenten en presentaties.
x Totstandkoming en beheer gemeenschappelijke ruimte.
x Ondersteuning medewerkers PB.
x Maakt wekelijkse nieuwsflits.
- Voert programmasecretariaat voor overleggen van management, intern afstemmingsoverleg met verschillende groepen binnen het Programmabureau:
x Bereidt de agenda voor met de trekkers van de overleggen. Doet hiertoe voorstellen op basis van voorraadagenda, komende overleggen, opvolging actiepunten.
x Houdt actiepunten bij en bewaakt (tussentijdse) opvolging.
x Maakt wekelijkse nieuwsflits.
- Bereidt tweewekelijks teamoverleg voor:
x Houdt voorraadagenda bij, gaat actief op zoek naar goede invulling.
x Doet voorstellen voor evenwichtige agenda.
x Regelt sprekers.
x Bewaakt dat actiepunten belegd worden.
- Draagt zorg voor totstandkoming en goede borging van informatiesheets/mappen nodig voor PB om overzicht te kunnen houden/snel in te kunnen werken. Denk hierbij aan informatie over programma’s, departementen, Netwerk van Publieke Dienstverleners (NPD) etc. Onderhoudt voor het vullen hiervan contact met de medewerkers van het PB die hiermee bezig zijn.
- In aanvulling op de PB brede taken vervult de adviseur/secretaris ook een aantal ondersteunende taken direct t.b.v. de programmadirectie.
- Draagt zorg voor inhoudelijke voorbereiding van overleggen daar waar nodig:
x Kijkt proactief naar voren welke overleggen er zijn en gaat na of er voorbereiding nodig is, stemt dit af in agendaoverleg.
x Draagt proactief zorg voor benodigde voorbereiding (plaatsvinden van vooroverleg, totstandkoming annotaties, geven updates).
- Draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van programma’s als Burgergerichte Overheid en Vakmanschap binnen andere organisaties.
- Vervult coördinerende rol richting GOR:
x Stemt af met de sporen welke contacten er zijn, brengt dit in kaart.
x Draagt ervoor zorg dat onderwerp in ABO wordt besproken en er regelmatige contacten tussen GOR/PB.
x Informeert management waar nodig.

Omschrijving opdrachtgever:
Programmabureau WaU (werk aan uitvoering), vallend onder SG Loes Mulder en door haakje ondergebracht bij Bestuursondersteuning.

1. Je beschikt over aantoonbare werkervaring (minimaal 5 jaar) in een soortgelijke rol.
2. Je hebt aantoonbare ervaring met politieke omgevingen.
3. Je beschikt over aantoonbare ervaring in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen.
4. Je beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie en aantoonbare vaardigheden in het coördineren van complexe informatie- stromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
5. Je beschikt over aantoonbare kennis van reguliere documentatie- en archiverings- technieken en primaire processen.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.