Directiesecretaris

Voor de Nationaal Coördinator Groningen (NCG) zijn wij op zoek naar een Directiesecretaris

Omschrijving opdracht:
Alle inwoners veilig laten leven in het aardbevingsgebied in Groningen. Jouw ondersteuning aan de directie van NCG draagt hieraan bij. Samen werken aan een aardbevingsbestendig en veilig Groningen. Deze missie van NCG geeft je een gevoel van trots. Vanuit die trots bied jij ondersteuning aan onze directie zodat onze inwoners veilig wonen, werken en naar school kunnen gaan. Het Directieteam (DT) van NCG bestaat momenteel uit de Algemeen directeur, de directeur Bedrijfsvoering, de regiodirecteur Stad&Ommeland en de regiodirecteur Eemsdelta. De functie van directeur Uitvoering centraal is momenteel vacant. Vanwege zwangerschapsverlof en aansluitende verlofperiode zoekt NCG voor de periode van november 2022 t/m juni 2023 een directiesecretaris ter ondersteuning van het DT. Als directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor de advisering, voorbereiding en verslaglegging van de wekelijkse DT-overleggen en draag je bij aan overzicht over- en voortgang op de concerndoelstellingen. Je bent primair adviseur en
sparringpartner van de algemeen directeur en desgevraagd van de andere DT-leden.

Jouw verantwoordelijkheden als Directiesecretaris
- Je bereid de DT-vergaderingen voor, verzamelt vergaderstukken en (achtergrond)informatie. Je stelt annotaties en adviezen op en draagt agendapunten aan. Je adviseert het DT over de aan de orde zijnde onderwerpen en borgt de kwaliteit van aangeleverde voorstellen en besluitvorming. Ook monitor je de implementatie van genomen besluiten/gemaakte afspraken/uit te voeren acties en communicatie daarover in de organisatie. Je zorgt voor terugkoppeling van besluiten en aandachtspunten aan opstellers van stukken en voor publicatie van verslagen en besluitenlijsten op het intranet.
- Als onderdeel van de wekelijkse DT-cyclus zorg je voor een up to date Obeyabord en actieoverzicht voor de DT-leden en bereid je met de Obeya-coach de wekelijkse Obeyasessies voor.
- In samenspraak met het DT bereid je teamsessies en strategische sessies van het DT voor.
- Je ondersteunt de Algemeen directeur in haar rol als WOR-bestuurder bij de OR. In overleg stel je met de OR de vergaderagenda’s samen en adviseert en ondersteunt de WORbestuurder inhoudelijk en procesmatig over de samenwerking met de OR. Je verzorgt in sommige gevallen de correspondentie van de WOR-bestuurder aan de OR, in samenspraak met de teamleider HR.
- Je coördineert het bestuurssecretariaat en de overige centrale en decentrale secretariaten om de samenwerking tussen de secretariaten optimaal te laten verlopen. Je zit de driewekelijkse secretariaatsoverleggen voor en bereidt die samen met de secretariaten voor.
- Je bent mede-organisator van concernoplopen en managementbijeenkomsten en bereidt hierin het programma en de input van de Algemeen directeur voor (denk aan speeches, speakernotes, columns, presentaties).
- Je valt onder de afdeling Bestuurszaken en koppelt relevante politiek-bestuurlijke informatie en ontwikkelingen terug aan de afdeling ten bate van de ondersteuning van de Algemeen directeur en andere directieleden.
- Als spin in het web werk je nauw samen met de DT-leden, de afdelingshoofden/managers versterking en de secretariaten, zorg je voor uitwisseling van relevante informatie en blijf je op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen die voor je afdeling en/of voor het DT relevant zijn.

Jouw kwaliteiten als Directiesecretaris
- WO werk- en denkniveau
- Kennis van de bedrijfsvoering en van de organisatorische en functionele verhoudingen binnen een overheidsorganisatie
- Je beschikt over onderzoeks- en adviesvaardigheden
- Uitstekende schriftelijke vaardigheden
- Je werkt tweewekelijks een dag op het departement in Den Haag voor ontmoeting en afstemming met je afdelingsgenoten met standplaats Den Haag en met de EZK-collega’s uit het aardbevingsdossier.
- Competenties: interpersoonlijke sensitiviteit, schriftelijke presentatie, conceptuele flexibiliteit, overtuigingskracht, visie en oordeelsvorming, plannen en organiseren, creativiteit
- Daarnaast in houding en gedrag aansluiten bij de kernwaarden van NCG: resultaatgericht, samenwerken, betrouwbaar en persoonlijk.
- Je voelt je thuis in een dynamische, hectische en constant veranderende omgeving. Je kan goed luisteren, maar weet ook duidelijke kaders en grenzen te stellen aan zowel onze interne klanten als aan de collega’s.

Omschrijving opdrachtgever:
In Groningen moet iedereen veilig kunnen wonen, werken en naar school gaan. Daarom werkt Nationaal Coördinator Groningen (NCG) aan het onderzoeken en versterken van gebouwen in het aardbevingsgebied. Het gaat om preventief versterken. Zo kunnen bewoners en gebruikers het gebouw veilig verlaten bij een zware aardbeving. NCG werkt hiervoor samen met de gemeenten in het aardbevingsgebied, de provincie Groningen, de woningcorporaties en het Rijk

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.