Directiesecretaresse

Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een Directiesecretaresse.

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Functieomschrijving en werkzaamheden

• Complex Agendabeheer (zowel individuele als complexe afspraken);
• Notuleren (bestuurlijke-, directie-, management- en afdelings overleggen);
• Plannen en organiseren van grote en kleine overleggen en bijeenkomsten;
• Registreren van gegevens in systemen en applicaties. Mailbeheer (prioritering en afhandeling);
• Verzorgen documentregistratie, beheren en distribueren informatie, voorbereiden correspondentie, zelfstandig opstellen van e-mails en brieven;
• Ondersteunen projecten, voorbereiden planningen, bewaken voortgang actie- en reactietermijnen, opstellen overzichten;
• Aanvragen van autorisaties en facilitaire aangelegenheden.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever(s)
THOR bestaat organisatorisch uit 2 onderdelen. De afdeling Operatie met Gebiedsteams, Team Snelle Interventies, Specialismen Binnen (Meldkamer, Cameratoezicht en Boa-binnen) en Specialismen Buiten (VOV, Nautisch, Wegsleep en Fietsparkeren) en de afdeling Ontwikkeling, Innovatie en Ondersteuning (OIO). De afdeling OIO creëert de condities voor succesvolle toezicht en handhaving. Waar de afdeling Operatie vooral met de voeten in de klei staat, staat de afdeling Ondersteuning Operatie (OO) binnen OIO aan de lat voor de planning, beheer, secretariële ondersteuning en procesuitvoering. Als directiesecretaresse val je onder de afdeling OO. De afdeling OO is cruciaal voor THOR om het werk in de openbare ruimte uit te kunnen voeren en doet dat in het samenspel met collega's van de andere afdelingen.

Overige informatie in verband met Corona
In verband met de richtlijnen van het RIVM, werken onze collega's waar mogelijk thuis. Komt de kandidaat in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever vooralsnog een video-gesprek in met de kandidaat. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen. De kandidaat voert het gesprek alleen.

1. Je bent beschikbaar voor het interview en na gunning direct inzetbaar voor het gevraagde aantal uren.
2. Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
3. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een mbo/hbo werk- en denkniveau.
4. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als directie secretaresse/ondersteuner in een soortgelijke functie en heeft daardoor weinig inwerktijd nodig.
5. De aangeboden kandidaat heeft ervaring met MS office, teams, AFS en Ibabs.

1. De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken binnen een non-profit organisatie.
2. De aangeboden kandidaat heeft ervaring met werken binnen een bestuurlijke- en politieke omgeving.

- Stressbestendig
- Omgevingsbewustzijn
- Klantgerichtheid
- Samenwerken
- Initiatief
- Verantwoordelijkheid

Locatie: Amsterdam
Startdatum: zsm na gunning
Duur: conform duur werkzaamheden (3 maanden na startdatum)
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 10-01-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.