Coördinerend Directiesecretaris

Voor VNG Realisatie BV zijn wij op zoek naar een coördinerend directiesecretaris.

Omschrijving opdracht:
De coördinerend directiesecretaris/secretaresse ondersteunt de directeur of de adjunct- directeur, coördineert de bezetting van het secretariaat (beschikbaarheid en inzet van capaciteit en onderlinge vervanging van de secretaresses), fungeert als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers binnen het team en is liaison tussen VNG-Realisatie en het VNG Bureau voor zaken als inkoop kantoorartikelen, facilitaire zaken en ict- gerelateerde vragen en vraagstukken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Secretariële werkzaamheden
• Beheren van een complexe agenda;
• Proactief beheer van de mailbox;
• Ondersteuning van de directeur of adjunct-directeur door het tijdig proactief signaleren van knelpunten in de agenda of aanwezigheid;
• Proactief aandragen van alternatieve agenda- en vergaderingswijzigingen;
• Eerste aanspreekpunt voor de organisatie m.b.t. directieafspraken;
• Zorgen voor prioriteitstelling en logische volgorde in de agenda en afspraken;
• Bewaken van acties en bijbehorende deadlines en daar opvolging aan geven;
• Zelfstandig vaststellen van prioriteiten en sturing geven aan de opvolging daarvan;
• Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
• Indien nodig voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• Archiveren van (digitale) documenten;
• Regelen van vergaderruimtes;
• Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
• Zorg dragen voor beheer kantoorartikelen (inkoop via VNG-Bureau);
• Eerste aanspreekpunt binnen VNG Realisatie m.b.t. het aanvragen van accounts en meldingen voor de servicedesk;
• Zorg dragen voor het onderhouden van contacten/vertegenwoordiging (belangenbehartiging en afstemming) van VNG Realisatie bij overleggen over kantoorautomatisering en facilitaire zaken;
• Zorg dragen voor de communicatie over ontwikkelingen rond kantoorautomatisering en facilitaire zaken naar de medewerkers van VNG Realisatie. Coördinatie:
• Plannen en verdelen van de werkzaamheden en verzorgen van de afstemming;
• Bewaken, borgen en toetsen van de voortgang van de werkzaamheden;
• Optreden als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers van het secretariaat;
• Verzorgen van de vakinhoudelijke ondersteuning van medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden;
• Input geven voor gesprekken in het kader van het functioneren van medewerkers.

Resultaat van de opdracht:
Goede ondersteuning van de directie, MT en projecten van VNG Realisatie, te allen tijde bereikbaar secretariaat en goed lopende samenwerking met het VNG Bureau op het terrein van inkoop kantoorartikelen, kantoorautomatisering en facilitaire zaken.

Omschrijving opdrachtgever:
Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel de lokale overheid te versterken zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 344 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou! VNG Realisatie (VNGR) werkt aan steeds betere ontwikkel- en uitvoeringsondersteuning op het raakvlak van maatschappelijke opgaven, dienstverlening, uitvoering en ICT. We doen dat als onderdeel van de Vereniging Nederlandse Gemeenten.

1. Je bent op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
2. Je bent beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
3. Afgeronde opleiding tot directieassistent, mbo 4 of hoger;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op Hbo-niveau;
5. Aantoonbaar minimaal 5 ervaring in een in een overheidsorganisatie of bestuurlijke omgeving ervaring met secretarieel werk, projectondersteuning en officemanagement of coördinatie van secretariaat
6. Minimaal 2 jaar ervaring met het verdelen en afstemmen van de werkzaamheden op een secretariaat met ervaren en zelfstandig werkende secretaresses;
7. Minimaal 4 jaar ervaring met het beheer van de mailbox van managers en/of directie;
8. Minimaal 4 jaar ervaring met agendabeheer;
9. Minimaal 4 jaar ervaring met het complete ‘Microsoft Office’-pakket;
10. Minimaal 4 jaar ervaring met het coördineren van basale facilitaire zaken in een organisatie, inclusief kantoorautomatisering;
11. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop

1. Aantoonbare ervaring als secretaresse/ directieassistent
2. Ervaring als secretaresse/ directieassistent en officemanager gecombineerd in één functie

• Resultaatgerichtheid
• Kwaliteitsgerichtheid
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Integriteit
• Zelfontwikkeling en zelfstarter
• Plannen en organiseren
• Empathisch
• Netwerken

Locatie: Den Haag en/of op afstand wanneer de werkzaamheden dat toelaten
Startdatum: 15 september 2022
Duur: 15 december 2022
Optie op verlenging: In overleg (telkens voor drie maanden). De maximale duur van dit contract is 36 maanden.
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 25-08-2022
Sluitingstijd: 09.00 uur
Intakegesprek: 1 september 2022, van 14:00 tot 15:30 uur of korter. De gesprekken vinden online plaats.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.