Coördinator Team Aanbesteden

Voor de Gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een Coördinator Team Aanbesteden.

Korte beschrijving speelveld:
Als coördinator Team Aanbesteden kom je terecht in het Afdeling Inkoop. Deze afdeling valt onder het organisatieonderdeel Financiën, Inkoop & Juridische zaken. FIJ is onderdeel van het Bedrijfsvoerings- en strategienetwerk (BSN) en adviseert en ondersteunt de hele organisatie op het gebied van het financiële beheer, bezwaar en beroep, juridische advisering en (Europese) aanbestedingstrajecten.
Het team bestaat uit ongeveer 12 FTE, waarbij momenteel een aantal vacatures open staan. Daarnaast is er een flexibele schil die eventuele projecten over kan nemen indien noodzakelijk. De werkzaamheden van de Coördinator zijn enerzijds gericht op de dagelijkse aansturing van het team. Denk hierbij aan de personeelstaken en de workflow taken. Anderzijds ligt er een veranderopgave om het huidige team verder te ontwikkelen en in positie te brengen binnen de gemeentelijke organisatie. Hierbij is het belangrijk dat de medewerkers van Team Aanbesteden actief worden betrokken en meegenomen Tot slotte is het de taak van de coördinator om voor de toekomst een passend profiel op te stellen voor een structurele opvolger. Hieronder zijn de taken weergegeven.

Dagelijkse aansturing en coördinatie:
- Leden van het team inkoop begeleiden in hun ontwikkeling, zowel persoonlijk, advieskwaliteiten en indien mogelijk ook inhoudelijk;
- Monitoren en begeleiden van de inzet van aanbestedingsexperts, rekening houdend met kennis, expertise en capaciteit;
- Contractmanagement van de raamovereenkomst van de flexibele schil;
- Signaleren structurele of incidentele knelpunten in capaciteitsplanning;
- Periodieke voortgangsgesprekken voeren;
- Fungeren als gespreksdeelnemer en informant bij functionerings- en beoordelingsgesprekken (FIT-gesprekken) met Manager Inkoop;
- Fungeren als intermediair en relatiemanager bij belemmeringen, conflicten of weerstand.

Veranderopgave:
- Opstellen van een opleidingsplan (eventueel modulair opgebouwd), rekening houdend met zowel intern als extern opleidingen en rekeninghouden met maatwerk voor de individuele medewerker;
- Uitwerken van een passend dienstverleningsmodel, waarbij rekening gehouden wordt met de behoefte van en relatie met de organisatie en borging van de kwaliteit van dienstverlening;
- Verantwoordelijk voor opstellen wervingsplan en daadwerkelijke uitvoer daarvan;
- Opstellen van passende algemene functieomschrijvingen met oog voor het bieden van loopbaanperspectief. Een eventuele herwaardering van de functies is mogelijk onderdeel;
- Verbeteren huidige werkprocessen zoals intake met onze interne klanten, forecasting, werkverdeling en capaciteitsplanning;
- Adviseren van de Manager Inkoop over een passende werkwijze t.a.v. urenregistratie, persoonlijke inspanningsbelasting en capaciteits- en effectsrapportage (inclusief klanttevredenheid);
- Evalueren huidige inzet op relatiemanagement en contractering met als doel een verbetering van de (werk)relatie met onze interne klanten.

Toekomstvisie:
- Opstellen van en passend functieprofiel voor de vaste invulling coördinator.

Gewenst profiel:
- In het bezit van een afgeronde hbo-opleiding;
- Je hebt minimaal 5 jaar bedrijfsvoerings- of personeelsmanagementervaring binnen een publieke of (semi)publieke organisatie;
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met verandermanagement;
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een coördinerende rol en met het bijdragen aan de ontwikkeling van medewerkers;
- Kennis en ervaring van aanbestedingen en inkoop is een pré;
- Je bent analytisch sterk en kan gemakkelijk verbanden leggen;
- Je bent empathisch, maar kan wel noodzakelijke beslissingen nemen als de situatie erom vraagt;
- Je bent verder iemand die kan verbinden en kan schakelen op meerdere niveaus.

Extra informatie:
Het is niet mogelijk om bij het stadkantoor te parkeren, eventuele parkeer kosten zijn voor eigen rekening. Het stadskantoor is zeer goed bereikbaar per openbaar vervoer en direct gelegen aan het Centraal Station.

1. Je bent in het bezit van een afgeronde hbo-opleiding.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.