Coördinator Faciliteiten

Voor de Gemeente Tilburg zijn wij op zoek naar een Coördinator Faciliteiten.

Omschrijving opdracht:
Ben jij die facilitaire duizendpoot die het leuk vindt om evenementen te plannen en organiseren? Kun je de vertaling maken naar facilitaire processen? Werk je graag samen met verschillende partners en collega's zodat je een succes van de evenementen kan maken? Dan zin wij op zoek naar jou!
Het nieuwe Stadhuis is in trek als evenementenlocatie. Het gaat hierbij altijd om evenementen met een link naar de interne organisatie. Denk hierbij bijv. aan werkcongressen, rondleidingen, ceremonieel huwelijken in het Paleis, raadsvergaderingen en recepties. Ook werken we steeds meer met en in verbinding met de stad, waardoor er zowel binnen als buiten de kantoren meer activiteiten plaatsvinden. Het Stadhuis, het Paleis-Raadhuis en straks ook de Stadswinkel spelen hierin een belangrijke rol. De afgelopen jaren hebben we daarom hard gewerkt aan een visie op het werken in verbinding én de visie gastvrij. Hierdoor staat er conceptueel al veel klaar, maar ontbreekt op een aantal vlakken een goede vertaling naar de facilitaire processen. Als facilitaire duizendpoot komt jouw organisatietalent, communicatieve vaardigheden en kennis van facilitaire processen hierbij goed van pas. We zijn op zoek naar iemand die deze talenten bezit en in kan zetten om deze vertaling te maken. De focus ligt daarbij op de evenementen. Daarnaast lever je gedurende de renovatie van de stadswinkel een bijdrage aan het programma Werken in Verbinding.
- Je bent de linking-pin in de driehoek tussen de aanvrager (klant), teammanagers en medewerkers van het Servicepunt en externe partners (bijv. cateraar, schoonmaak etc.); Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van werkzaamheden en processen binnen het team, met als speciale focus evenementen;
- Je zorgt met de collega's van Faciliteiten voor het uitdragen van de Tilburgse Gastvrijheid; Je voert projecten uit met betrekking tot het faciliteren van evenementen en creëert draagvlak door verbinding te maken met alle betrokken partijen;
- Je levert een bijdrage aan de management informatie;
- Je bent op de hoogte van actuele ontwikkelingen op het eigen en/of facilitaire vakgebied en initieert innovatieve ontwikkelingen;
- Je analyseert management informatie en geeft op basis hiervan een advies aan het management;.
- Je maakt actief onderdeel uit van de projectgroep Bricks van het programma Werken in Verbinding.

Hoe ziet je dag eruit?
Je start je dag met een check op de uitvoering van de dagelijkse evenementen en bent daarvoor fysiek in het Stadhuis aanwezig. Daarna heb je een afspraak staan met een externe gast die graag een evenement in het Paleis wil organiseren, je inventariseert de wensen en gaat kijken of dit past binnen de mogelijkheden die de ruimten van het paleis bieden en de al in Topdesk bestaande reserveringen.
Na je afspraak heb je een overleg met twee collega's van Faciliteiten over de ontwikkelingen in het kader van Tilburg Gastvrij. Je luncht in het Werk café en zoekt een voor jou passende werkplek om de resultaten uit het overleg te verwerken in een stappenplan. Dit kan zowel op kantoor als thuis zijn. In de middag heb je een overleg via MS Teams met de projectgroep Bricks. Jullie bespreken het vlekkenplan en de consequenties daarvan voor de verschillende facilitaire processen. Jij maakt hiervoor de actielijst en zet de verschillende acties uit.

VOG:
Bij gunning dien je een recente VOG aan te leveren.

1. Je hebt hbo werk- en denkniveau.
2. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
3. Je bent een goede gesprekspartner in een bestuurlijke omgeving.
4. Je hebt oog voor detail maar behoud daarbij het overzicht.
5. Je vindt het leuk om mensen waarmee je werkt te coachen en, waar nodig, iets te leren.
6. Je zorgt daarnaast voor een positieve sfeer voor onze gasten en de collega's waarmee je werkt.
7. Je bent creatief in het vinden van oplossingen.
8. Je bent 36 uur per week beschikbaar en je bent flexibel in je werktijden (ook avonden en soms in de weekenden).

Locatie: Tilburg
Startdatum: 11-03-2022
Duur: 5 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 02-03-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: 10-03-2022

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.