Coördinator Correctieboekingen

Voor de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een Coördinator Correctieboekingen.

Omschrijving opdracht:
De Dienst Facility Management (FM) is onderdeel van het Politiedienstencentrum (PDC) en voert taken uit op het gebied van facilitaire diensten, beheer en onderhoud van gebouwen, afhandeling van schades aan gebouwen en voertuigen, verstrekken van politie-uitrusting zoals kleding en beheer van voer- en vaartuigen. Een deel van de medewerkers voert hun taken bij de eenheden uit.
De afdeling Analyse en Rapportage (AR) voert de business controlfunctie van de dienst FM uit. Ook participeert AR in het tot stand komen van het dienstbeleid en toetst AR dit beleid op uitvoerbaarheid en integraliteit. Daarnaast is de beleidsondersteuning en –ontwikkeling belegd binnen AR. AR ondersteunt het MT van de Dienst FM bij het opstellen en het realiseren het jaarplan, inclusief de begroting, door middel van rapportages, sturingsinformatie, analyses en advies.
De dienst FM is gedelegeerd proceseigenaar voor correctieboekingen als onderdeel van het bestel- en inkooproces. Binnen team AR van de dienst FM is de regierol belegd op het analyseren en verbeteren van het proces correctieboekingen. De uitvoering is belegd bij diverse diensten in het PDC. De organisatie wil o.a. naar aanleiding van de bevindingen van de interne en externe accountant het aantal correctieboekingen terugdringen.

Doelstelling:
Een integrale analyse van de knelpunten in het bestel- en inkoopproces die correctieboekingen veroorzaken, leidend tot verbetervoorstellen met als doel het aantal correctieboekingen terug te dringen. De verbetervoorstellen dienen ook als input voor het programma Modernisering Informatievoorziening Bedrijfsvoering.

Omschrijving verantwoordelijkheden:
Je draagt bij aan het verbeteren van het bestel- en inkoopproces en met name de administratieve afhandeling daarvan. Daarbij verbind jij de medewerkers van Financiën die de betaalstromen analyseren met de medewerkers van het PDC (bijvoorbeeld Facilitair, ICT) die expertise hebben op de bestelstromen. Dit leidt tot een integrale analyse van waar in het proces de problemen zitten die leiden tot correctieboekingen. Met dit inzicht stel je een plan van aanpak op met verbetervoorstellen die de organisatie in 2022 kan oppakken.
Je rapporteert aan het plaatsvervangend diensthoofd FM.

Omschrijving taken:
- Het met elkaar in verband brengen van verschillende initiatieven met betrekking tot de analyse van het proces correctieboekingen in het PDC;
- Het initieren van analyse werkzaamheden in relatie tot correctieboekingen, waar deze nog niet zijn opgestart;
- Het bewaken van de voortgang op de uitvoering van de analyses;
- Het bewaken/controleren van de kwaliteit van de analyses;
- Het opstellen van periodiek analyse en rapportages o.a. t.b.v. MT dienst FM en andere relevante gremia;
- Het signaleren van de rode draden in de bevindingen, deze rapporteren en waar mogelijk verbetervoorstellen opstellen, zodanig dat deze behulpzaam zijn voor het programma Modernisering Informatievoorziening Bedrijfsvoering;
- Het daar waar nodig communiceren over belang en specifieke werkwijze van/voor correctieboekingen binnen de totale organisatie;
- Het periodiek afstemmen met Concern Audit en programma Het Klopt omtrent het proces correctieboekingen.

Inzet in de lijn of project:
Inzet is op projectmatige basis.

Contacten:
- MT leden;
- Afdelingen en diensten binnen het PDC.

1. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van Accountancy. Losse (deel) certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
2. In de afgelopen 8 jaar, minimaal 3 jaar werkervaring binnen grote (1000+) complexe organisaties. Onder complex wordt in dit geval verstaan: veel verschillende stakeholders, verschillende interne belangen. Dit dient duidelijk aangetoond te worden. Wordt dit niet duidelijk aangegeven, dat zal de bieding terzijde worden gelegd.
3. In de afgelopen 10 jaar, minimaal 3 jaar werkervaring met het verbeteren van processen.
4. Aantoonbare werkervaring binnen Facility Management en Financiën.

1. In de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring met het verbeteren van processen. Benoem hier duidelijk:
2. Bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen de Accountancy.
3. Bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen de bedrijfsvoering van de Politie.
4. Bij voorkeur een afgeronde opleiding tot Register Accountant en ingeschreven in het register.

- Overtuigingskracht: Toont gedrag en verwerft gezag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën.
- Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen.
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Anticipeert op en onderkent de relevantie van gebeurtenissen in de politiek-bestuurlijke context die van invloed zijn op de positionering van de politie.
- Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.
- Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.
- Probleemanalyse: Signaleert proactief problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
- Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
- Netwerkvaardigheid: Ontwikkelt en onderhoudt relaties, allianties en coalities buiten de eigen organisatie en benut.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: 09-08-2021
Duur: 09-02-2022
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 21 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 10-06-2021
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.