Coördinator Backoffice (payroll)

Voor de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een Coördinator Backoffice (payroll).

LET OP:
Deze opdracht kan niet ingevuld worden door een ZZP’er. De kandidaat is elders in dienst of is bereid deze opdracht op basis van payroll in te vullen.

Omschrijving opdracht:
De Dienst Facility Management (FM) maakt onderdeel uit van het Politiedienstencentrum (PDC). Binnen de dienst FM bestaat het programma Fysieke Toegangsbeveiliging (FTB). Een belangrijke doelstelling binnen dit programma is één landelijke toegangspas voor de gehele politie. De politie heeft ervoor gekozen om hiervoor aan te sluiten bij de Rijkspas.
De Rijkspas is een multifunctionele smartcard voor de Nederlandse rijksoverheid. Ze wordt ingezet als interdepartementaal legitimatiebewijs, authenticatiemiddel en toegangspas tot gebouwen en systemen.
Binnen het programma FTB worden door het project Focusgebied 2 de voorbereidingen getroffen om de Rijkspas landelijk binnen de politie te implementeren. Het project bevindt zich nu in de voorbereidende fase op deze uitrol. Het project zoekt momenteel een Backoffice Coördinator ten behoeve van de ondersteuning voor, tijdens en ná de uitrol van de Rijkspas per politie-eenheid.
De Backoffice Coördinator legt verantwoording af aan de implementatiemanager en staat in nauw contact met het uitrolteam van het project. Ook biedt de Backoffice Coördinator op meerdere gebieden ondersteuning aan het gehele uitrolteam. De landelijke uitrol van de Rijkspas vindt gefaseerd plaats. Het uitrolteam reist van eenheid naar eenheid gedurende de uitrol. De Backoffice Coördinator heeft in de basis geen reizende rol, maar kan wel gevraagd worden de betreffende uitrol eenheid te bezoeken als dit nodig is voor het uitvoeren van werkzaamheden. De kandidaat dient daarom bereid te zijn tot reizen binnen Nederland en in het bezit te zijn van eigen vervoer.

Doelstelling:
Binnen het programma FTB worden door het project Focusgebied 2 de voorbereidingen getroffen om de Rijkspas landelijk binnen de politie te implementeren. Het project bevindt zich nu in de voorbereidende fase op deze uitrol. Het project zoekt momenteel een Backoffice Coördinator ten behoeve van de ondersteuning voor, tijdens en ná de uitrol van de Rijkspas per politie-eenheid.
Resultaten
Geleverde ondersteuning aan het uitrolteam in zowel de voorbereiding naar een uitrol als de uitrol zelf;
Een ingerichte backoffice en het tot stand gebracht hebbende van een gecoördineerd backoffice team;
Gefungeerd te hebben als centrale backoffice / vraagbaak voor het uitrolteam;
Controlerende functie uitgevoerd te hebben op binnengekomen id-scans ten behoeve van het aanvragen van een pas;
Geleverde ondersteuning op het gebied van het administratief registreren van medewerkers ten behoeve van een correcte pasvertrekking;
Geborgde telefonische en digitale bereikbaarheid;
Geleverde ondersteuning betreffende het op orde houden en afhandelen van de administratieve aanpassingen naar de Rijkspas beheerorganisatie.

Omschrijving verantwoordelijkheden:
- Het ondersteunen van de werkzaamheden van het uitrolteam in zowel de voorbereiding naar een uitrol als de uitrol zelf;
- Het inrichten van de backoffice en het coördineren van eventuele uitbreiding van het backoffice team;
- Het fungeren als centrale backoffice waarbij je als vraagbaak op een dienstverlenende wijze meldingen, vragen, klachten maar ook speciale (pas) aanvragen verzamelt, onderhoudt en afhandelt;
- Het controleren van binnengekomen id-scans ten behoeve van het aanvragen van een pas;
- Ondersteuning bieden in het administratief registreren van medewerkers ten behoeve van een correcte pasvertrekking;
- Het borgen van telefonische en digitale bereikbaarheid;
- Het op orde houden en afhandelen van de administratieve aanpassingen naar de Rijkspas beheerorganisatie.
- Planmatig en gestructureerd te werk gaan;
- Zelfstandig uitvoeren, monitoren en verbeteren van de backoffice activiteiten;
- Analyseren, verzamelen en oplossen van gebruikers(aan)vragen en klachten;
- Registreren van bevindingen en bewaken van de voortgang van het oplossen daarvan;
- Rapporteren, archiveren en verspreiden van diverse overzichten ter ondersteuning van de uitrol en het project.

Contacten:
Contacten
Interne contacten met implementatiemanager, projectteamleden, (regionale) beheerders, facilitaire service teams en eindgebruikers.

1. Je gaat ermee akkoord dat deze opdracht op basis van payroll wordt ingevuld. Dit betekent dat je gedurende de opdracht bij ons in dienst komt.
2. ( LET OP! OF DIT VAN TOEPASSING IS) De aangeboden kandidaat is in loondienst en geen ZZP’er.
3. De kandidaat heeft minimaal een relevant MBO diploma.
4. Tenminste drie jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke rol.
5. Tenminste twee jaar aantoonbare werkervaring met Projectmanagement.

1. Tenminste twee jaar aantoonbare werkervaring met Facility Management.
2. Aantoonbare werkervaring met processen rond uitgifte en beheer van toegangspassen.
3. (Deze wens dient ter verdieping van eis 4.) Tenminste drie jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke rol.
4. (Deze wens dient ter verdieping van eis 5.) Tenminste twee jaar aantoonbare werkervaring met Projectmanagement.

- Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
- Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
- Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen.
- Overtuigingskracht: Toont gedrag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën.
- Stressbestendig: Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden.
- Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
- Leervermogen: Is alert op nieuwe informatie. Maakt zich actief meester van nieuwe kennis en past deze effectief toe voor de eigen functie.
- Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: 01-05-2023
Duur: 30-04-2024
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 15-02-2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.