Contractmanager IT

Voor GGD Nederland, GHOR Nederland en GGD GHOR Ned zijn wij op zoek naar een Contractmanager IT (2FTE).

Omschrijving opdracht:
Bij GGD GHOR Nederland en LCCB zijn in de afgelopen twee jaar ter ondersteuning van de coronabestrijding veel IT-contracten gesloten. Bij het afsluiten van deze contracten is door de hectische situatie niet altijd voldoende aandacht besteed aan de kwaliteit ervan. Ondertussen zijn er allerlei ontwikkelingen die een rol spelen zoals bijv. de LCCB die wordt afgebouwd en IT-diensten overdraagt aan GGD GHOR en de ontwikkeling van bijvoorbeeld het platform voor de toekomst. Hier ligt een mooie uitdaging om het contractmanagement van de organisatie GGD GHOR verder in te richten. In 2022 zijn we hiermee van start gegaan en 2023 is het jaar waarin we bij Informatievoorziening in control willen komen. Dit betekent onder andere dat we grip willen krijgen op de contractdocumenten ter ondersteuning van de bestaande IT-dienstverlening. Ook zijn we de transitie van contracten van LCCB naar GGD GHOR aan het voorbereiden. Kortom, een dynamische omgeving, waarin je snel moet kunnen schakelen en waarbij verwacht wordt dat je met je benodigde kennis en ervaring op het gebied van contractmanagement een bijdrage kunt leveren aan het team. De inzet zal vooral zijn gericht op de transitie van IT-contracten van LCCB naar GGD GHOR. GGD GHOR is daarom op zoek naar een ervaren contractmanager IT. De functie betreft 32-40 uur per week. De startdatum is z.s.m. en de duur is in ieder geval tot 30 juni 2023 met optie tot een verlenging.
Het is belangrijk dat je in staat bent om snel inzicht te krijgen, dat je kunt werken in een dynamische omgeving waar geen duidelijke structuur is. We verwachten dat je snel kunt anticiperen. We vertalen dit naar een zogenaamde hands-on mentaliteit.

Omschrijving werkzaamheden:
Taken Initieel:
- Actief beheer van de contractenportefeuille;
- Actief deelnemen in trajecten die bijdragen aan het in control komen voor wat betreft de geleverde (IT-) dienstverlening.
- Het ondersteunen van de business bij het vinden van de beste oplossing in acute situaties, in afstemming met andere vakgebieden zoals bijvoorbeeld inkoop.
- Het bespreekbaar maken van geconstateerde risico’s.
- Het bespreken van mitigerende maatregelen bij het constateren van risico’s.
- Het uitvoeren van de mitigerende maatregelen in relatie tot contracten.
- Zorg dragen voor het tijdig signaleren van aflopende contracten.
- Het op orde brengen van de contractendatabase door het op overzichtelijke wijze registreren en beheren van alle contract-gerelateerde documenten, overzichten en correspondentie.
Op korte termijn zullen deze taken worden uitgebreid met:
- Het proactief en operationeel managen van alle afspraken, verplichtingen, voorwaarden, aannames, verwachtingen en doelstellingen met betrekking tot een contract, vanaf het moment van ondertekening tot en met het afronden van het contract.
- Zorg dragen dat afspraken ten aanzien van het contract helder zijn en nagekomen worden.
- Het volgens afspraak of op verzoek tijdig verschaffen van zo correct mogelijke informatie met betrekking tot status, voortgang, financiën, risico’s, besluiten, acties en openstaande issues aan de contracteigenaar, andere belanghebbenden en eventueel auditors.
- Zorg dragen voor stakeholdermanagement, zowel intern als extern. Denk hierbij aan het organiseren, voeren en administreren van noodzakelijke overleggen met de contracteigenaren, projectmanagers, etc.

Omschrijving team:
Het team van Inkoop en Contractmanagement bestaat uit twee inkoopadviseurs, twee projectleiders aanbesteding, twee contractmanagers, een contractbeheerder een teamlead en een ondersteuner. Jij zult aan dit team worden toegevoegd.

Omschrijving opdrachtgever:
GGD GHOR Nederland is dé belangenbehartiger voor de publieke gezondheid en veiligheid in Nederland. GGD GHOR Nederland (hierna: Opdrachtgever) is de overkoepelende brancheorganisatie van de 25 Gemeentelijke Gezondheidsdiensten (GGD’en) en Geneeskundige
Hulpverleningsorganisaties in de Regio (GHOR). De belangrijkste taak als landelijke vereniging bestaat uit het collectief behartigen van de belangen van haar leden - de directeuren publieke gezondheid en de regionale GGD'en en GHOR bureaus - richting politiek, (lokale) overheden, samenwerkingspartners, media en publiek.
GGD GHOR Nederland heeft samen met Stichting Landelijke Coördinatie COVID-19 Bestrijding (LCCB) en de aangesloten organisaties een belangrijke rol vervuld bij de bestrijding van COVID-19. Op dit moment wordt in samenwerking met LCCB de transitie van corona-gerelateerde IT-diensten voorbereid van LCCB naar GGD GHOR Nederland. Vanwege de beperkte werkplekcapaciteit werken de afdelingen maximaal één dag per week op kantoor in Utrecht. Voor informatievoorziening (IV) is dit de woensdag.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.