Contractmanager

Voor de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een Contractmanager.

Omschrijving opdracht:
Onze vastgoedportefeuille is veelzijdig en de huisvestingsopgave, inclusief de bijbehorende fysieke beveiliging (FB), is groot. Hoe zorgen we voor betere veiligheid, realistische maakbaarheid binnen de budgetten die daarvoor beschikbaar zijn. Het kwartier FB is verantwoordelijk voor het toekomstbehendig borgen van fysieke beveiliging binnen de politie. Hierbij zal worden gewerkt vanuit een genetwerkt team. Dit betekent dat gebruik gemaakt gaat worden van diverse organisatieonderdelen, waarbij het kwartier FB de regie voert op de processen, waaronder contractmanagement. Voor deze opdracht zoeken wij een enthousiaste en gedreven landelijke contractmanager. Als landelijk contractmanager fysieke beveiliging beheer je de contracten vanuit het team beheer van de sector huisvesting met betrekking tot fysieke beveiliging. Denk aan contracten voor toegangscontrole, video surveillance systems, intercom, inbraak e.d. Het jaarlijkse financiële contractvolume van de contracten die jij onder je hoede hebt loopt op tot in de miljoenen.

Doelstelling:
Je voert met ‘jouw’ leveranciers tactisch overleg en maakt met hen afspraken over ontwikkeling en verbetering van de dienstverlening. Voor de leveranciers en de functioneel beheer teams ben jij hun eerste escalatieniveau, in geval van hardnekkige knelpunten of meningsverschillen. In die rol straal jij rust en autoriteit uit. Je lost de knelpunten niet op vóór je collega’s of leveranciers, maar mét hen. Je coacht en begeleidt en je draagt jouw kennis en ervaring aan hen over. Je rapporteert aan één van de coördinatoren van het team beheer en aan de producten- en dienstenmanager van ‘jouw’ contracten. Voor nieuwe aanbestedingen ben jij materiedeskundige en ondersteun je, o.a. bij de beoordeling van de ingediende offertes. Je adviseert over (vroegtijdige) contractbeëindiging en over de verlenging van de duur van bestaande contracten. Ook adviseer je aan de producten en dienstenmanager over de toepassing van bonussen en/of malussen. In jouw functie krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om regie te voeren over je werkzaamheden: jij neemt je eigen beslissingen, je prioriteert o.b.v. urgentie en je hakt knopen door in geval van knelpunten of tegenstrijdige belangen. Jij maakt zelf keuzes over wat er moet gebeuren en wie je moet betrekken om resultaten en doelen te behalen. Uiteraard kun je rekenen op ondersteuning door medewerkers en management.
We verwachten dat je gedurende de opdracht de volgende doelen realiseert:
Gedurende de opdracht breng je de SLA voor onderhoud en beheer in werking.
Je zorgt voor de inrichting van processen rond de samenwerking met de leveranciers en de gebruiker op het gebied van data gestuurd beheren en beveiligen. Deze worden tijdens het verificatiegesprek inhoudelijk besproken.

Omschrijving verantwoordelijkheden:
- Rechtmatigheid;
- Aantoonbaar voldoen aan (wettelijke) onderhoudsverplichtingen;
- Actuele, correcte en volledige administratie van uitgevoerd onderhoud in het FMIS Planon;
- First time right als gevolg van complete en duidelijke inkoopopdrachten; facturatie- en betaaltermijnen;
- Gerealiseerde versus gebudgetteerde bestedingen;
- Gebruikersgemak en -tevredenheid;
- Periodiek analyseer je de prestaties van leveranciers en de totale opdrachtwaarde.

Screening:
Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de kandidaat het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt 6-15 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden. Het screeningsproces kan leiden tot opschuiven van de startdatum van de opdracht. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

1. De kandidaat heeft een erkend, volwaardig en volledig afgeronde diploma op minimaal HBO-niveau.
2. De kandidaat heeft kennis en aantoonbare werkervaring met relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkopen & (Europese) aanbestedingsrichtlijnen.
3. De kandidaat heeft minimaal 5jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van inkoop en contractmanagement.

1. Je hebt aantoonbare werkervaring op het gebied van vastgoedbeheer en onderhoud of facility management.
2. De kandidaat heeft affiniteit met fysieke beveiliging. Je volgt de trends en ontwikkelingen in de markt voor fysieke beveiligingsinstallaties actief en je kent de belangrijkste spelers op die markt.
3. De kandidaat is in het bezit van één of meerdere NEVI-modules.
4. De kandidaat heeft kennis van contractmanagement-methodieken, w.o. de methode CATS CM®.
5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen grote organisaties (2000+ fte).
6. De kandidaat heeft een erkend, volwaardig en volledig afgeronde diploma op minimaal HBO-niveau in een technische of facilitaire richting.

Klantgerichtheid - Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
Maatschappelijke oriëntatie - Is alert op en verdiept zich in de relevante (maatschappelijke, politieke en vakinhoudelijke) ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en benut deze kennis effectief voor de eigen functie of organisatie.
Organisatiesensitiviteit - Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen.
Overtuigingskracht - Toont gedrag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën.
Organisatievermogen - Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.
Netwerkvaardigheid - Ontwikkelt en onderhoudt relaties, allianties en coalities buiten de eigen organisatie en benut deze voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking.
Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk.

Locatie: Rotterdam
Startdatum: 01-09-2023
Duur: 31-08-2024
Optie op verlenging: optioneel
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 08-06-2023
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: zsm na de beoordeling

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.