Contractmanager

Voor de Gemeente Tilburg zijn wij op zoek naar een Contractmanager.

Omschrijving opdracht:
Heb jij ervaring met contractmanagement en wil jij samen met jouw collega’s de dienstverlening op het gebied van gastvrijheid naar een volgend niveau brengen? Vind jij duurzaamheid en circulariteit ook belangrijk? Zie jij het als een uitdaging om het beste uit een contract te halen door nieuwe contracten via aanbestedingstrajecten af te sluiten, regie te voeren, relaties te onderhouden met de organisatie en de leveranciers, en werkzaamheden projectmatig uit te voeren? Sta jij stevig in je schoenen en wil je bijdragen aan het bewaken van een goede balans tussen kwaliteit, duurzaamheid en kosten? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?
Je bent contractmanager van facilitaire contracten variërend in complexiteit, aard en omvang. Hierbij moet je denken aan o.a. meubilair, lockers, signing, verhuizingen, beveiliging, repro, energie, wagenpark, wasserij en hersteldiensten, bedrijfskleding, stoffering en zonwering, kantoorartikelen, catering, bloemen en planten, schoonmaak en ICT gerelateerde producten.
Je bent hierbij o.a. verantwoordelijk voor de volgende zaken:
- Je voert samen met een projectgroep (incl. inkoopadviseur) aanbestedingstrajecten uit, zowel enkelvoudig, meervoudig als Europees, waarbij je op zoekt gaat naar het optimale resultaat tussen kosten, duurzaamheid en het leveren van de gewenste dienstverlening en gastvrijheidsniveau.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor de leveranciers en de organisatie op het gebied van de contracten die aan jou zijn toebedeeld.
- Samen met de contractpartners haal je het beste uit de contracten om aan het beoogde dienstverleningsniveau van de gemeente te voldoen. Dit doe je door continu in gesprek te zijn met de leveranciers. Hierbij voer je voortgangsgesprekken (en soms escalatiegesprekken) en stuur je op de KPI’s met als doel het onderhouden van een langdurige relatie met de contractpartners.
- Je implementeert nieuwe contracten in de organisatie. Een onderdeel hiervan is het vertalen van de contracten en het beleid in processen en naar de uitvoering.
- Je bent op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied en op het gebied van duurzaamheid (incl. circulariteit). Je voert daarom regelmatig marktonderzoek uit.
- Je genereert managementrapportage en signaleert trends, zodat je het management van de afdeling hierover gevraagd en ongevraagd kunt adviseren.
- Samen met een aantal collega’s ben je de MVI-ambassadeur (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) van de afdeling. Dit betekent o.a. dat je collega’s helpt bij de wijze waarop ze de uitgangspunten van MVI kunnen vertalen in contracten en processen en draag je bij aan de ontwikkeling van het MVI-beleid van de gemeente.
- Je draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling en inrichting van het contractmanagement binnen de afdeling.
- Zonodig voer je projectmatige werkzaamheden uit op facilitair vakgebied.

Hoe ziet je dag eruit?
In de ochtend start je met een projectgroep overleg (via MS Teams of fysiek) over de aanbestedingsprocedures bedrijfskleding en wasserij & hersteldiensten Jij bent voorzitter van dit overleg en bespreekt het programma van eisen en proces van beoordelen.
Vervolgens voer je telefonisch een voortgangsoverleg met de contractpartner die de zonweringen heeft geleverd en onderhoud.
Daarna heb je een fysieke afspraak in het Stadhuis, samen met de contractpartner van de schoonmaak loop je door het gebouw en kijken jullie naar de doorgevoerde verbeteringen op het gebied van gastvrijheidsbeleving.
Nog net voor je lunch krijg je een vraag van de contractbeheerder over het contract verhuizingen. Je geeft hem de benodigde informatie zodat hij verder kan met de afwikkeling van enkele verhuisbewegingen.
Samen met een paar collega’s lunch je in het Werkcafé. Na de lunchpauze check je je mail en behandel en registreer je de voortgang van meldingen die voor jou binnen zijn gekomen via ons meldingen systeem TOPdesk.
In de middag heb je nog een afspraak met je collega contractmanagers over de verdere doorontwikkeling van MVI in de contracten. Daarna heb je geen afspraken meer en je gebruikt deze tijd om een begin te maken met een adviesvoorstel ten aanzien van de aanbesteding bedrijfskleding of om een opleiding vanuit ons Tilburgs Leerhuis te volgen.

VOG:
Bij gunning dien je een recente VOG aan te leveren.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.