Contractbeheerder Proquro

Voor Waterschap Hollandse Delta zijn wij op zoek naar een Contractbeheerder Proquro.

Omschrijving opdracht:
Als contractbeheerder bij Waterschap Hollandse Delta ben je verantwoordelijk voor het gestructureerd opslaan en bijhouden van contracten en bijbehorende informatie binnen het Purchase-to-Pay systeem ProQuro. De contractbeheerder speelt een belangrijke rol in de contractimplementatie na de afronding van een aanbesteding. Contractbeheer voorziet de interne organisatie van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractuele afspraken en informatie. De contractbeheerder is verantwoordelijk voor de administratieve vastlegging van de contracten voor de gehele organisatie op een uniforme wijze en zijn daarom centraal georganiseerd binnen de afdeling Bestuur en Juridische zaken. De contractbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van contractinformatie in het systeem. Binnen het waterschap en je afdeling trek je samen op met je collega contractbeheerder en onder begeleiding van inkoop.

Omschrijving taken:
- Het registreren van nieuwe contracten, op orde houden en actualiseren van contracten en bijbehorende documenten in ProQuro.
- Ophalen en controleren van reeds bestaande contract informatie bij de verschillende afdelingen en registreren en actualiseren van de contractadministratie.
- Beschikbaar maken van lopende (raam)overeenkomsten in ProQuro.
- Instellen van meldingen ten behoeven van bewaking en evaluatie van de contracten en contractafspraken.
- Inzicht in aantal en soorten gecontracteerde leveranciers binnen de diverse inkooppakketten en/of afdelingen.
- Signalerende en controleren functie bij afloop contractperiode.
- Draagt zorg voor de administratieve afronding bij einde van het contract.
- Artikelbeheer binnen ProQuro.
- Samen met je collega contractbeheerder ben je het centrale aanspreekpunt als het om contractadministratie gaat
- Additioneel administratieve ondersteunende taken voor het team Inkoop en ContractManagement (ICM).

Verbeteringen aandragen:
- Kan onze contractadministratie efficiënter? Op basis van systeemdata staan we open voor verbeteringen in het contractproces. Dan komt de contractbeheerder proactief met verbetervoorstellen op basis van beschikbare data;
- Als contractbeheerder ben je onderdeel van het inkoop- en contractmanagement traject en je bent een centraal aanspreekpunt. Je draagt verbeteringen vanuit de organisatie aan en bij de verschillende teams op basis van je ervaring en verschillende analyses.

Contacten:
- Intern: Met de medewerkers van WSHD zoals maar niet uitsluitend: contractmanagers, vaktechnische inkopers, inkoopadviseurs, werkvoorbereiders en bestellers om contractinformatie te verzamelen en op uniforme wijze te administreren. Daarbij heb je een aanjaag functie om het systeem ten alle tijden actueel te houden.
- Intern: Organisatie breed met betrekking tot de contractinformatie.

Met de afdeling financiën om de eventuele verbeteracties door te voeren.
- Extern: Met externe leveranciers om de aansluiting van de catalogi af te stemmen.
- Escalatie: de contractbeheerder heeft een interne escalatielijn richting de teamleider
Indien de uitvoering van de contractadministratie en het verkrijgen van de informatie vanuit de afdeling niet verloopt volgens opdracht en aanvullende afspraken.

Gewenst profiel:
- Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau, richting administratief en enige ervaring in het verwerken van contracten. Ervaring met ProQuro is een pre.
- Je bent in staat om zelfstandig te werken.
- Je bent precies, accuraat en gemotiveerd om de organisatie verder te helpen.
- Je zorgt in teamverband dat informatie tijdige verwerkt wordt.
- Je hebt oog voor detail en ziet tegelijkertijd het grotere geheel.
- Je bent klantgericht en weet van aanpakken.

Let op:
Je kan -onder voorwaarde van gebleken geschiktheid en overeen te komen arbeidsvoorwaarden- na 6 maanden kosteloos in dienst bij waterschap Hollandse Delta komen.

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.