Business Analist Implementatie

Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Business Analist Implementatie.

Omschrijving opdracht:
In maart 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van een nieuw documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) voor de Bestuursstaf. Het nieuwe DMS/RMA dient een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem te zijn dat beter aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen van de Bestuursstaf en gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie.
Parallel aan de realisatie van de nieuwe IT-voorziening wordt binnen het Programma DMS/RMA voor de Bestuursstaf gewerkt aan de voorbereiding op de ingebruikname in de vorm van een implementatie- en verandertraject. Daarbij wil het programmateam zich versterken met een Business Analist die hierin een bijdrage kan leveren, zowel in de analyse en planvorming als uitvoering.

De hooftaken zijn:
- (Mede-)opstellen implementatie- en veranderplannen.
- Ophalen en analyseren van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS/RMA-functionaliteiten.
- Analyse van bestaande parlementaire, bestuurlijke informatiestromen en bedrijfsvoering processen.
- In gezamenlijkheid met vertegenwoordigers van de Bestuursstaf ontwerpen en uitwerken van nieuwe processen (Lean).
- Ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap).
- Ondersteunen van de transformatie, identificeren van verbeterpunten.
- Begeleiden/bewaken van de voortgang van het implementatie- en verandertraject.
- Voorbereiding van ingebruikname bij de directies (afstemmen met lijnverantwoordelijken en werkgroepen).
- Algehele ondersteuning aan het programmamanagement.
De algehele doelstelling van het programma DMS/RMA voor de Bestuursstaf is een verbetering van het informatiebeheer binnen de Bestuursstaf van het Ministerie van Defensie. De introductie van een nieuw systeem is daar ‘slechts’ een onderdeel van: systemen en processen dwingen immers niet direct zelfstandig een verbetering af. Met name de interactie tussen systemen, processen en medewerkers is cruciaal in het verbeteren van de informatiehuishouding. Om die verbetering te realiseren is dan ook een aanpak nodig die breder is dan alleen het introduceren van een nieuw systeem. De opzet van het programma DMS/RMA voorziet in die bredere aanpak.

Het programma is opgebouwd langs drie sporen, die gezamenlijk zullen leiden tot de ontwikkeling en ingebruikname van een nieuw DMS/RMA voor de Bestuursstaf en een verbetering van het informatiebeheer:
1. Realisatie IT-voorziening.
2. Implementatie bij de beheerorganisatie van JIVC/Informatiebeheer.
3. Implementatie binnen de Bestuursstaf.
De gevraagde business analist zal bijdragen aan spoor 3 van het programma, waarin gewerkt wordt aan de implementatie van het nieuwe systeem en de adoptie van een nieuwe werkwijze. Dit vraagt om een verandertraject, waar opleidingen, bewustwording en sterke communicatie een belangrijk onderdeel van zijn waarbij specifieke ondersteuning vanuit het programma benodigd is.

Inzet Periode:
Schatting 576 uur met optie op verlenging, zonder afnameverplichting. Indien het uurtarief dit toelaat, kan het aantal uur meer of minder worden. 576 uur is slechts indicatief.
De maximale duur van de Overeenkomst zal 4 jaar zijn.
Wanneer er sprake is van een project, loopt de Overeenkomst van rechtswege af als de projectactiviteiten voor het desbetreffend project zijn geëindigd.

Screeningsniveau:
Alvorens te kunnen starten met de werkzaamheden dient de kandidaat in het bezit te zijn van een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids Dienst (MIVD) op het niveau B.

Uitgangspunten Wet DBA:
Het betreft in deze aanvraag regulier werk waarvan de uitvoering plaatsvindt onder toezicht en leiding van een medewerker van Defensie (projectleider/behoeftesteller).
De uitvoering gebeurt op basis van inspanningsverplichting en is hoogstwaarschijnlijk langdurig van aard.

Locatie:
Den Haag

- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).