Bestuurssecretaris
Aanvraag ICK17007 Tijdelijke inhuur
Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaris
Omschrijving opdracht:
Voor de ondersteuning van het bestuur van IVOM zijn we op zoek naar een tijdelijke vervanger van onze bestuurssecretaris die vanwege ziekte langdurig afwezig is. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda van het MT, het maken van het verslag, uitwerken van notities, bijwerken van de besluiten en actielijsten en het organiseren van heisessies. De secretaris wordt geacht om van een complex bestuurlijk overleg een begrijpelijk en overzichtelijk verslag te maken. Hierbij is het belangrijk dat de hoofdzaken van de bijzaken worden onderscheiden. Daarnaast ondersteunt de bestuurssecretaris het volledige medezeggenschapsproces. Je plant de vergaderingen in, bereidt deze voor en zorgt voor de verslaglegging. Je bent de schakel tussen de OR en het bestuur en zorgt ervoor dat de samenwerking zo soepel mogelijk verloopt. Je legt de gemaakte afspraken tussen de OR en het bestuur vast, bewaakt de voortgang en attendeert hen daarop. In je functie heb je rechtstreeks contact met alle leden van de OR en met het bestuur. Je bereidt (inhoudelijk) de adviezen en instemmingen voor en zorgt voor de archivering van de besluitvorming. Tenslotte geef je vorm en uitvoering aan de communicatie naar de achterban en andere belanghebbenden.
Omschrijving opdrachtgever:
Je komt te werken bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie. Als OM hebben we behoefte aan een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee, daarom is in 2021 het nieuwe OM‐onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) opgericht. Centraal in de opgave van IVOM staan drie strategische pijlers. We richten ons de komende jaren op het verbeteren van de performance en stabiliteit van de huidige systemen, het professionaliseren van de IV‐organisatie en het vernieuwen van de werkprocessen en het ICT‐landschap. Dit doen we met meer dan 200 professionals, die zorgen dat onze ruim 5.000 OM collega’s probleemloos kunnen werken, elke dag opnieuw. Vanuit de afdeling Bedrijfsvoering worden de organisatie, processen en medewerkers ondersteund bij de realisatie van organisatie‐ en persoonlijke doelstellingen. De afdeling is samengesteld uit de clusters Directie‐ en managementondersteuning, Communicatie, Personeel en Organisatie, Besturing en Controlen Operationele Ondersteuning. Het cluster Operatonele Ondersteuning ondersteunt medewerkers en management bij de uitvoering van administratieve processen.
Interviewcriteria:
1. Kandidaat is in staat om in een complexe omgeving de benodigde informatie boven tafel te krijgen.
2. Kandidaat is in staat om in een sterk dynamische omgeving inzicht en structuur aan te brengen en te behouden.
3. Kandidaat is assertief, neemt initiatief en durft contacten te leggen.
4. Kandidaat getuigt van bestuurlijke- en organisatiesensitiviteit.
5. Kandidaat kan met weerstand omgaan, is geduldig, blijft correct en escaleert tijdig indien nodig.
VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.
Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.
Functie eisen (knock-out criteria)
2. Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als (bestuurs)secretaris.
Functie wensen (gunningscriteria)
2. Je hebt een x-aantal soortgelijke opdrachten uitgevoerd bij (meedere) organisaties, toegepast op bestuur ondersteuning.
3. Je hebt o.b.v. cv aantoonbare affiniteit/werkervaring met ondersteuning bestuur op het gebied van ICT en informatievoorziening.
4. Je hebt o.b.v. cv aantoonbare kennis van, inzicht in en ervaring met het werken in een complex politiek en bestuurlijk krachtenveld en je snapt als geen ander de verschillende belangen en durft hier ook keuzes te maken.
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag
Startdatum: 01-11-2022
Duur: 4 maanden
Optie op verlenging: n.t.b
Inzet: 24-36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 01-10-2022
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: week 40
Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?
- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).
N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.
